Conditions générales

Les présentes conditions générales s'appliquent à l'utilisation de Visit Portal, proposé par :

Vanoirbeek Consulting BV
Stekelbesstraat 1, 3511 Hasselt, Belgique
Numéro d'entreprise : BE 0702.958.901
E-mail : support@visitportal.io
(le « Fournisseur »)

En créant un compte ou en utilisant le Service, le Client accepte les présentes conditions.

1. Définitions

• Service : Visit Portal, une plateforme logicielle cloud (SaaS) d'enregistrement numérique des visiteurs et de fonctionnalités connexes.

• Client : l'organisation qui souscrit au Service.

• Utilisateurs : les collaborateurs du Client ayant accès à la plateforme.

• Données des visiteurs : les données personnelles saisies au moyen du Service.

• Contrat : la relation contractuelle entre le Fournisseur et le Client.

2. Nature du Service

Visit Portal est fourni « en tant que service » (as-a-service). Le Fournisseur s'efforce d'assurer un fonctionnement sûr et continu, mais ne peut garantir une disponibilité ininterrompue.

Le Service peut être modifié ou étendu. De telles modifications n'ouvrent au Client aucun droit à des dommages et intérêts ni à la résolution du Contrat.

3. Utilisation du Service

Le Client est responsable :

• de l'exactitude et de la licéité des données saisies

• de la gestion des droits et des accès des utilisateurs

• du respect des obligations légales, y compris le RGPD

Tout usage abusif (fraude, atteinte à la sécurité, utilisation illicite) peut entraîner le blocage immédiat de l'accès.

4. Abonnement, frais et résiliation

Les abonnements peuvent être souscrits sur une base mensuelle ou annuelle et sont renouvelés automatiquement via Stripe jusqu'à leur résiliation par le Client au moyen de l'interface de gestion.

La résiliation est possible à tout moment, mais ne prend effet qu'à la fin de la période d'abonnement en cours.

Les montants déjà payés ne sont pas remboursés.

Une période d'essai gratuite de 14 jours peut être proposée. À son terme, l'abonnement devient payant, sauf s'il y est mis fin en temps utile.

5. Support

Le support est assuré dans la mesure du possible (best effort) via :
📩 support@visitportal.io

Des SLA supplémentaires ou des contrats de support peuvent être convenus séparément.

6. Données personnelles et RGPD

Le Client est responsable du traitement.
Le Fournisseur est sous-traitant et traite les données exclusivement selon les instructions du Client.

Le Client détermine :

• quelles données sont collectées

• pendant combien de temps les données sont conservées

La Politique de confidentialité et l'Accord de traitement des données (DPA) font partie intégrante des présentes conditions.

7. Hébergement, stockage et sécurité

Le Service est hébergé et traité au moyen d'infrastructures cloud situées au sein de l'Union européenne :

• Hébergement et diffusion en périphérie (edge) : Vercel (UE, Paris)

• Base de données, stockage et authentification : Supabase (UE, Paris)

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont prises, notamment le chiffrement des données en transit et au repos.

Lorsque le Client relève de NIS2, il lui incombe d'apprécier si le Service satisfait aux exigences sectorielles spécifiques.

8. Propriété intellectuelle

Tous les droits relatifs aux logiciels, au contenu et aux marques du Service appartiennent au Fournisseur.

Le Client reste propriétaire de toutes les données saisies et peut les exporter sur demande.

9. Responsabilité

La responsabilité du Fournisseur est limitée au montant payé par le Client au cours des trois (3) mois précédant le fait dommageable.

Le Fournisseur n'est pas responsable :

• des dommages indirects (p. ex. perte de bénéfices, perte de données)

• des erreurs causées par les utilisateurs, des tiers ou des systèmes externes

10. Suspension et résiliation

Le Fournisseur peut suspendre l'accès en cas :

• de défaut de paiement

• de risques pour la sécurité

• de violation des présentes conditions par le Client

Après la résiliation, le Client peut demander une exportation des données. Les données sont ensuite définitivement supprimées dans un délai raisonnable, conformément au RGPD.

11. Force majeure

Le Fournisseur n'est pas responsable en cas de circonstances indépendantes de sa volonté (« force majeure »).

12. Modification des conditions

Le Fournisseur peut modifier les conditions. En cas de poursuite de l'utilisation, la version modifiée est réputée acceptée.

13. Droit applicable

Seul le droit belge est applicable.
Les litiges sont soumis aux tribunaux du Limbourg, division Hasselt.

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