Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité s'applique à l'utilisation de Visit Portal, proposé par :

Vanoirbeek Consulting BV
Stekelbesstraat 1, 3511 Hasselt, Belgique
Numéro d'entreprise : BE 0702.958.901
Contact : support@visitportal.io
(le « Fournisseur », « nous »)

Nous traitons les données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la législation belge applicable.

1. Rôles au sens du RGPD

Pour tous les traitements de données personnelles effectués par l'intermédiaire du Service :

• Le Client est le responsable du traitement

• Vanoirbeek Consulting BV est sous-traitant

Nous traitons les données exclusivement sur la base des instructions écrites du Client.

L'accord de traitement des données (DPA) fait partie des présentes conditions.

2. Catégories de données personnelles

En fonction de la configuration effectuée par le Client, les données suivantes peuvent être collectées :

• Nom, prénom

• Adresse e-mail et/ou numéro de téléphone

• Entreprise/organisation

• Personne de contact au sein de l'organisation

• Heures d'arrivée et de départ (check-in et check-out)

• Motif de la visite ou groupe cible

• Le cas échéant : photo, données relatives au véhicule ou au badge, remarques

• Données de journalisation des utilisateurs qui gèrent le Service (authentification)

Le Client choisit les champs qui sont utilisés.

3. Finalités du traitement

Les données personnelles sont traitées, entre autres, aux fins suivantes :

• Enregistrement et suivi des visiteurs

• Sécurité et gestion des accès (savoir qui est présent)

• Procédures d'urgence et gestion des évacuations

• Établissement de rapports à l'intention du Client

• Assistance aux utilisateurs

Nous ne traitons aucune donnée à des fins de marketing, de profilage ou de revente.

4. Durée de conservation

Le Client définit lui-même une durée de conservation dans Visit Portal (Paramètres › Confidentialité). À l'expiration de cette durée, les données personnelles relatives à une visite sont automatiquement anonymisées : le nom, les coordonnées, les réponses aux formulaires, la signature et le texte libre sont supprimés, tandis que la visite elle-même est conservée à des fins statistiques. Le Client peut en outre, à tout moment, supprimer et exporter lui-même les données des visiteurs.

Après leur suppression, les données sont à terme effacées définitivement au moyen des procédures internes de suppression et de sauvegarde.

5. Hébergement et transferts

Le traitement et le stockage ont lieu au sein de l'Union européenne. Pour l'envoi d'e-mails et pour la traduction des textes de configuration, nous faisons appel à deux sous-traitants ultérieurs établis aux États-Unis, sur la base des clauses contractuelles types de l'UE. Nos sous-traitants ultérieurs :

Aucun autre transfert en dehors de l'EEE n'a lieu sans garanties appropriées. La liste complète, avec la finalité propre à chaque sous-traitant ultérieur, figure dans notre accord de traitement des données.

6. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

• Chiffrement des données en transit (TLS) et au repos

• Contrôle d'accès basé sur les rôles (principe du moindre privilège)

• Authentification via Supabase Auth

• Sauvegardes avec durée de rétention et restauration à un instant donné (point-in-time recovery)

• Surveillance des incidents de sécurité

• Mises à jour régulières et gestion des vulnérabilités

En cas de violation de données, le Client en est informé dans les meilleurs délais.

7. Droits des personnes concernées

Les personnes concernées disposent, entre autres, des droits suivants :

• Accès

• Rectification

• Effacement

• Limitation du traitement

• Opposition

• Portabilité

Les demandes sont adressées au responsable du traitement (le Client).
Le Fournisseur apporte son assistance si nécessaire.

8. Cookies

Par défaut, Visit Portal utilise uniquement des cookies techniquement nécessaires ou des technologies similaires.

Aucun cookie de suivi ou de marketing n'est déposé sans consentement.

Si le Client ajoute des outils externes, le Client est responsable du respect de la législation relative aux cookies.

9. Modifications

Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité.
La version la plus récente est toujours disponible sur le site web.

10. Application mobile : autorisations et données de l'appareil

Lorsque l'application mobile de Visit Portal est utilisée (Android / Google Play), seules les autorisations suivantes sont demandées :

L'application ne traite pas :

• Données de localisation

• Contacts

• Données du microphone

• Fichiers personnels / stockage multimédia

• Identifiants publicitaires ou suivi à des fins de marketing

Aucune autorisation sensible n'est utilisée.

11. Analyses et journaux de l'application

L'application peut collecter un minimum de données techniques de journalisation à des fins de :

• détection des erreurs

• sécurité

• performance

Ces données n'identifient pas directement les utilisateurs et ne sont pas combinées avec des profils marketing.

12. Affichage dans l'application

L'application contient à tout moment un lien vers la présente politique de confidentialité, conformément aux exigences de Google Play.

13. Complément Outlook (Microsoft 365)

Les organisations qui utilisent Visit Portal peuvent installer le complément Visit Portal pour Outlook. Celui-ci permet aux collaborateurs d'inviter en tant que visiteurs les participants externes à un rendez-vous de calendrier.

Ce que fait le complément :

• Il lit uniquement le rendez-vous que l'utilisateur est en train de modifier : les participants, l'heure et le texte de ce rendez-vous. Il n'a pas accès à la boîte aux lettres, aux autres rendez-vous ni aux contacts.

• Seuls les participants externes (dont le domaine de messagerie diffère de celui de l'organisateur) que l'utilisateur coche sont transmis à Visit Portal en tant que visiteurs : nom, adresse e-mail, le cas échéant entreprise, date et heure de la visite, hôte et type de visite. Les collègues internes ne sont pas transmis.

• Il insère dans le texte du rendez-vous un bloc d'informations générales de l'organisation (annonce du code QR, itinéraire, Wi-Fi). Le code QR personnel est envoyé directement au visiteur par e-mail.

• La connexion s'effectue avec le compte Visit Portal de l'utilisateur ou avec Microsoft 365. Dans ce cadre, nous demandons uniquement les autorisations de base openid, profile, email et User.Read (nom, adresse e-mail et organisation de l'utilisateur connecté).

Nous traitons les données transmises via le complément en qualité de sous-traitant pour le compte de l'organisation de l'utilisateur, conformément à l'accord de traitement des données et à la durée de conservation définie par cette organisation. Le contenu des rendez-vous n'est pas traité par des services d'IA et n'est pas utilisé à d'autres fins.

14. Contact

Pour toute question relative au traitement des données :

📩 support@visitportal.io
📍 Stekelbesstraat 1, 3511 Hasselt, Belgique

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