Alle functies
› Veiligheid en compliance
Niet elke bezoeker meldt zich af aan de kiosk. Met automatisch uitchecken sluit het systeem elke avond op een tijdstip dat jij kiest de openstaande bezoeken af, zodat de aanwezigheidslijst de volgende ochtend weer leeg en betrouwbaar is.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Bezoekers automatisch uitchecken lost een probleem op dat elke receptie kent: een bezoeker loopt na de vergadering rechtstreeks naar de parking en blijft in het register staan als aanwezig. Na een paar weken bevat je lijst tientallen spookbezoekers, je aanwezigheidsoverzicht bij een ontruiming klopt niet meer en je verblijfsduurstatistieken zijn waardeloos. Handmatig opkuisen kost tijd en wordt vergeten zodra het druk is.
In de organisatie-instellingen van Visit Portal stel je een tijdzone en een eindtijd van de dag in, standaard is dat 18:00. Per bezoektype bepaal je met de optie Automatisch uitschrijven inschakelen of die regel geldt, zodat je een nachtploeg van een aannemer kunt uitsluiten. Na de eindtijd checkt een geplande taak alle nog ingecheckte bezoekers van die types uit, één keer per dag, met als uitcheckmethode automatisch.
Inbegrepen in elk pakket. De taak draait met tussenpozen, dus de uitcheck gebeurt in de uren na de ingestelde eindtijd en niet op de minuut precies.
Automatisch uitchecken
Schone lijst elke ochtend
Je start elke dag met een register dat alleen de mensen toont die er echt zijn. Dat maakt het aanwezigheidsoverzicht bij een ontruiming betrouwbaar en houdt je verblijfsduurcijfers eerlijk.
Per bezoektype in te stellen
Een kandidaat op sollicitatiegesprek is om 18:00 zeker weg, een onderhoudsfirma die de hele nacht werkt niet. Zet de optie per bezoektype aan of uit, zodat de regel bij de praktijk past.
Zichtbaar op het dashboard
Elke automatische uitcheck verschijnt in de recente activiteit op het dashboard als een aparte melding met het aantal gasten, los van handmatige uitchecks. Je ziet dus altijd waarom iemand op uitgecheckt staat.
Zo werkt het
1
Stel de eindtijd in
Ga naar Instellingen en kies bij de organisatievoorkeuren je tijdzone en de eindtijd van de dag. Die tijd geldt voor de hele organisatie.
2
Kies per bezoektype
Open elk bezoektype en zet Automatisch uitschrijven inschakelen aan of uit. Standaard staat de optie aan, zodat nieuwe types meteen meedoen.
3
Laat het systeem werken
Na de eindtijd worden de openstaande bezoeken van die types afgesloten. Op het dashboard verschijnt een melding met het aantal automatisch uitgecheckte gasten.
Veelgestelde vragen
Wanneer worden vergeten bezoekers automatisch uitgecheckt?
Na de eindtijd die je in de organisatie-instellingen kiest, standaard 18:00 in je eigen tijdzone. De taak draait periodiek en handelt per dag één keer alle openstaande bezoeken af, wie na de eindtijd nog incheckt, wordt de volgende avond meegenomen.
Krijgt de bezoeker een bericht bij automatisch uitchecken?
Nee, er gaat geen bericht over de uitcheck zelf. Heb je evaluatieverzoeken ingeschakeld, dan krijgt de bezoeker na de automatische uitcheck wel de gewone vraag om het bezoek te beoordelen, net als na een uitcheck aan de kiosk.
Kan ik bezoekers ook handmatig uitchecken?
Ja, altijd. Een collega checkt een bezoeker uit vanuit de bezoekerslijst, en de bezoeker zelf kan dat aan de kiosk als je uitchecken daar hebt ingeschakeld. Automatisch uitchecken is het vangnet voor wie beide vergeet.
Ook interessant
Zelf uitchecken
Een bezoeker die vertrekt, tikt op Uitchecken, typt een paar letters van zijn naam en bevestigt. Zijn bezoek wordt afgesloten met het juiste tijdstip, de gastheer krijgt desgewenst bericht en je aanwezigheidslijst klopt weer.
Meer lezen →
Wie is er aanwezig?
Elke registratie aan de kiosk of via QR wordt meteen een regel in je digitale aanwezigheidslijst. Op het dashboard en op je telefoon zie je wie er nu binnen is, bij wie en sinds wanneer.
Meer lezen →
Bezoektypes met eigen workflow
Een leverancier hoeft geen NDA te tekenen en een sollicitant geen veiligheidsvideo te bekijken. Met bezoektypes bepaal je per soort bezoek welke velden, overeenkomst, video en meldingen de kiosk toont, zodat elke bezoeker alleen de stappen doorloopt die voor hem relevant zijn.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Start vandaag je gratis proefperiode. Je eerste bezoeker kan zich binnen vijf minuten aanmelden.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar