Alle functies
› Kiosk en registratie
Een bezoeker die vertrekt, tikt op Uitchecken, typt een paar letters van zijn naam en bevestigt. Zijn bezoek wordt afgesloten met het juiste tijdstip, de gastheer krijgt desgewenst bericht en je aanwezigheidslijst klopt weer.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Bezoekers uitchecken aan de kiosk lost een probleem op dat elke receptie kent: het bezoekersregister staat vol met mensen die allang weg zijn. Bij een evacuatie tel je dan spoken, en je cijfers over bezoekduur zeggen niets. Met de uitcheckknop op de kiosk sluit de bezoeker zijn bezoek zelf af, ook als de receptie al naar huis is.
Na het inschakelen verschijnt op het startscherm een knop Uitchecken. De bezoeker typt minstens drie tekens van zijn naam, e-mailadres of bedrijf en ziet alleen de ingecheckte bezoekers die daarop passen, met naam, bedrijf en de gastheer die hij bezocht. Eén tik, een bevestiging, en het bezoek krijgt de status Uitgecheckt met het exacte tijdstip. Je kunt daarna een korte tevredenheidsvraag op de kiosk tonen of een evaluatieverzoek per e-mail of sms sturen.
Inbegrepen in elk pakket, standaard uitgeschakeld. Wie vergeet uit te checken, wordt op het ingestelde einde van de werkdag automatisch uitgecheckt.
Zelf uitchecken
Register dat klopt
Wie uitcheckt, verdwijnt uit de lijst van aanwezigen. Je evacuatielijst en je cijfers over bezoekduur zijn daardoor betrouwbaar, zonder dat de receptie elke avond handmatig moet opruimen.
Geen namen van anderen
De kiosk toont nooit een volledige lijst. Pas na drie getypte tekens verschijnen enkel de bezoekers die daarop passen, zodat niemand kan bladeren door wie er vandaag op bezoek was.
Gastheer weet dat bezoek voorbij is
Stel per bezoektype in dat de gastheer een bericht krijgt bij het uitchecken. Handig voor wie een vergaderzaal moet vrijgeven of wil weten of een aannemer het gebouw heeft verlaten.
Zo werkt het
1
Zet uitchecken aan
Ga naar Instellingen, Kiosk instellingen en schakel Uitchecken via kiosk in. De knop verschijnt op het startscherm van elke gekoppelde tablet.
2
Bezoeker zoekt zichzelf
De bezoeker tikt op Uitchecken en typt een deel van zijn naam, e-mail of bedrijf. Hij kiest zichzelf uit de korte lijst en bevestigt op het volgende scherm.
3
Bezoek wordt afgesloten
De status springt naar Uitgecheckt met tijdstip, de gastheer krijgt bericht als je dat instelde en de kiosk keert na enkele seconden terug naar het startscherm.
Privacy en AVG
De AVG vraagt om niet meer te tonen en niet langer te bewaren dan nodig. Het uitchecken aan de kiosk is daarop gebouwd.
Geen bezoekerslijst op het scherm
De kiosk toont nooit de volledige lijst van aanwezigen. Pas na drie getypte tekens verschijnen de ingecheckte bezoekers die daarop passen, hoogstens tien, met naam, bedrijf en gastheer. Wie de naam niet kent, ziet niets.
Het register klopt, ook bij een evacuatie
Elke uitcheck krijgt het exacte tijdstip. Wie vergeet uit te checken, wordt aan het einde van de werkdag automatisch uitgecheckt, zodat je aanwezigheidsoverzicht geen mensen bevat die allang weg zijn.
Gehost in de EU, met verwerkersovereenkomst
Bezoekersgegevens staan in een datacenter in Parijs. Visit Portal treedt op als verwerker; de verwerkersovereenkomst vind je onderaan elke pagina van deze site.
Bezoekersgegevens worden niet automatisch gewist: verwijderen doe je zelf in het dashboard, per bezoeker. Zo bepaal jij de bewaartermijn.
Veelgestelde vragen
Kan een bezoeker per ongeluk iemand anders uitchecken?
De kans is klein: hij moet minstens drie tekens typen en ziet dan alleen bezoekers met dezelfde letters in naam, e-mail of bedrijf, gevolgd door een bevestigingsscherm met naam, bedrijf en gastheer. Gebeurt het toch, dan staat het uitchecken met tijdstip in het activiteitenlog.
Wat als een bezoeker vergeet uit te checken?
Dan blijft hij tot het einde van de dag als aanwezig staan. Op het tijdstip dat je als einde van de werkdag instelde, checkt het systeem alle achterblijvers automatisch uit. Een collega kan het ook eerder handmatig doen in het dashboard.
Kan ik bij het uitchecken om feedback vragen?
Ja. Onder Evaluatie kies je of de kiosk direct na het uitchecken een beoordeling van één tot vijf sterren vraagt, of dat de bezoeker achteraf een verzoek per e-mail of sms ontvangt. Je kunt beide ook combineren.
Ook interessant
Automatisch uitchecken
Niet elke bezoeker meldt zich af aan de kiosk. Met automatisch uitchecken sluit het systeem elke avond op een tijdstip dat jij kiest de openstaande bezoeken af, zodat de aanwezigheidslijst de volgende ochtend weer leeg en betrouwbaar is.
Meer lezen →
Wie is er aanwezig?
Elke registratie aan de kiosk of via QR wordt meteen een regel in je digitale aanwezigheidslijst. Op het dashboard en op je telefoon zie je wie er nu binnen is, bij wie en sinds wanneer.
Meer lezen →
Bezoekersevaluatie
Vraag bezoekers bij het uitchecken aan de kiosk om een score van 1 tot 5 sterren, of stuur het verzoek achteraf per sms of e-mail. De scores en opmerkingen verschijnen bij de bezoeker en in je statistieken, zodat je ziet hoe het onthaal ervaren wordt.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Start vandaag je gratis proefperiode. Je eerste bezoeker kan zich binnen vijf minuten aanmelden.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar