Alle functies
› Pre-registratie en QR
Gaat een gepland bezoek niet door, dan annuleer je het vanaf de detailpagina. De bezoeker krijgt automatisch een annuleringsmail, zijn QR-code wordt ongeldig en de status in je lijst springt naar Geannuleerd.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Een bezoek annuleren en de QR-code intrekken is nodig zodra een afspraak wegvalt, anders blijft de uitnodiging gewoon werken. Een bezoeker die niet verwittigd is, staat dan aan de deur, of erger: een uitnodiging van een bezoeker die niet meer welkom is, geeft nog altijd toegang tot de incheck. Door te annuleren zet je beide recht: de gast weet dat het niet doorgaat en zijn code is waardeloos geworden.
Open de bezoeker in de bezoekerslijst en klik op Bezoek annuleren, dat kan voor geplande bezoeken en langetermijn-QR-codes. De status wordt Geannuleerd, de incheckcode en de opgeslagen QR-afbeelding worden gewist en de bezoeker ontvangt een annuleringsmail in de taal van zijn uitnodiging, met de doorgestreepte datum en de naam van de gastheer. Scant hij toch, dan meldt de kiosk dat de code niet meer geldig is, opent hij de link op zijn telefoon, dan ziet hij Ongeldige link.
Inbegrepen in elk pakket. Een geannuleerd bezoek reactiveer je niet, voor een nieuwe datum maak je een nieuwe vooraanmelding met een nieuwe QR-code.
Annulering geregeld
Bezoeker meteen verwittigd
De annuleringsmail vertrekt automatisch, met een duidelijke melding, de details van het geannuleerde bezoek en het verzoek om contact op te nemen voor een nieuwe datum. Je hoeft zelf geen mail te schrijven.
Code werkt nergens meer
Na de annulering weigert elke kiosk de QR-code en werkt de link uit de mail niet meer. Ook een langetermijn-QR van een aannemer trek je zo in, ongeacht de einddatum die je had gekozen.
Spoor in het activiteitenlog
Het verzenden van de annuleringsmail wordt vastgelegd in het activiteitenlog, met bezoeker en tijdstip. De bezoeker blijft in je lijst staan met de status Geannuleerd, zodat je later nog weet wat er gebeurd is.
Zo werkt het
1
Open de bezoeker
Ga naar de bezoekerslijst, filter op Gepland of Langetermijn als de lijst lang is en open de detailpagina van de bezoeker die niet meer komt.
2
Klik op Bezoek annuleren
Bevestig de annulering. De status springt naar Geannuleerd en de incheckcode wordt onmiddellijk gewist, zodat de QR-code vanaf dat moment nergens meer werkt.
3
Bezoeker krijgt de mail
De annuleringsmail vertrekt in de taal van de uitnodiging. Wil de bezoeker een nieuwe datum, dan meld je hem gewoon opnieuw vooraf aan en krijgt hij een nieuwe QR-code.
Veelgestelde vragen
Krijgt de gastheer ook een melding bij een annulering?
Nee, de annuleringsmail gaat naar de bezoeker. Verwittig je collega zelf als dat nodig is. In de bezoekerslijst staat het bezoek wel meteen als Geannuleerd, dus de receptie ziet in één oogopslag dat er niemand meer verwacht wordt.
Kan ik een bezoek annuleren dat al ingecheckt is?
Nee, annuleren is bedoeld voor bezoeken die nog niet begonnen zijn: geplande bezoeken en langetermijn-QR-codes. Is de bezoeker al binnen, dan check je hem uit via de detailpagina of de kiosk, zijn bezoek wordt dan gewoon afgesloten.
Wat staat er in de annuleringsmail voor de bezoeker?
Een korte melding dat het bezoek geannuleerd is, de oorspronkelijke datum en tijd doorgestreept, de naam van de gastheer en een uitnodiging om contact op te nemen voor een nieuwe afspraak. De mail draagt je logo en verschijnt in de taal van de oorspronkelijke uitnodiging.
Ook interessant
Vooraf aanmelden met QR-uitnodiging
Plan een bezoek op datum en uur en de bezoeker ontvangt meteen een uitnodiging met een persoonlijke QR-code. Aan de receptie volstaat één scan, de gastheer krijgt automatisch een melding zodra zijn bezoeker er is.
Meer lezen →
Activiteitenlog
Elke registratie, incheck, uitcheck, goedkeuring en wijziging aan je instellingen komt in één doorzoekbaar log terecht. Zo kun je bij een vraag van de directie, een audit of een incident precies reconstrueren wat er wanneer gebeurde.
Meer lezen →
Langetermijn-QR voor aannemers
Een aannemer die weken op je site werkt, meld je één keer aan met een geldigheidsperiode. Hij krijgt één QR-code die elke dag opnieuw werkt aan elke kiosk, tot de einddatum die jij hebt gekozen.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Start vandaag je gratis proefperiode. Je eerste bezoeker kan zich binnen vijf minuten aanmelden.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar