Alle functies
› Pre-registratie en QR
Plan een bezoek op datum en uur en de bezoeker ontvangt meteen een uitnodiging met een persoonlijke QR-code. Aan de receptie volstaat één scan, de gastheer krijgt automatisch een melding zodra zijn bezoeker er is.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Bezoekers vooraf aanmelden bespaart je receptie de drukte van het moment zelf. Zonder voorbereiding moet elke gast bij aankomst zijn naam, bedrijf en contactpersoon intikken, terwijl de baliemedewerker de gastheer opzoekt en opbelt. Met een vooraanmelding staat alles al klaar voor de bezoeker toekomt: de gegevens zijn ingevuld, het bezoektype is gekozen en de gastheer is gekoppeld. De bezoeker hoeft enkel zijn QR-code te tonen.
In Visit Portal open je onder Bezoekers het formulier Nieuwe bezoeker registreren. Je kiest een bezoektype, vult de velden van dat type in, zoekt de gastheer op en kiest een geplande datum en tijd. Bij het opslaan krijgt het bezoek de status Gepland, maakt het systeem een unieke incheckcode aan en vertrekt de uitnodigingsmail met de QR-code. Op de detailpagina zie je wanneer de uitnodiging verstuurd is en kun je ze opnieuw verzenden of het bezoek annuleren.
Inbegrepen in elk pakket, je beheerder zet Pre-registratie van bezoekers aan onder Instellingen, Algemeen. De langetermijn-QR is beschikbaar in Plus en Premium.
Vooraf aanmelden met QR-uitnodiging
Snellere ontvangst aan de balie
De gegevens van de bezoeker staan al in het systeem. Bij aankomst scant hij zijn code aan de kiosk of checkt hij in op zijn telefoon, zonder een formulier in te vullen.
Gastheer weet wie er komt
Bij het aanmelden koppel je een collega als gastheer. Zodra de bezoeker incheckt, krijgt die collega een melding via het kanaal dat je hebt ingesteld: e-mail, sms of Microsoft Teams.
Alles blijft aanpasbaar
Is de mail zoek, dan verstuur je de uitnodiging opnieuw vanaf de detailpagina. Gaat het bezoek niet door, dan annuleer je het daar ook en krijgt de bezoeker automatisch een annuleringsmail.
Zo werkt het
1
Kies bezoektype en gastheer
Open Nieuwe bezoeker registreren, kies het bezoektype en vul de velden in die bij dat type horen. Zoek de gastheer op naam in de lijst met collega’s.
2
Leg datum en tijd vast
Kies de geplande datum en het uur. Verwacht je een aannemer die weken blijft, dan schakel je in plaats daarvan de langetermijn-QR in met een geldigheidsperiode.
3
Bewaar en de mail vertrekt
Na het opslaan staat het bezoek als Gepland in je lijst en ontvangt de bezoeker zijn uitnodiging met QR-code, in de taal die je op dat moment in de interface gebruikt.
Veelgestelde vragen
Kan ik bezoekers vooraf aanmelden zonder e-mailadres?
Je kunt een bezoeker zonder e-mailadres registreren, maar dan vertrekt er geen uitnodiging en dus ook geen QR-code. De bezoeker meldt zich dan aan de kiosk en de receptie kan hem vanuit de bezoekerslijst inchecken. Voor een vlotte ontvangst met QR-code heb je het e-mailadres nodig.
Wat ziet de bezoeker in de uitnodiging?
De mail toont de datum, het uur en de naam van de gastheer, gevolgd door de persoonlijke QR-code en korte instructies. Voeg je in de instellingen een routebeschrijving, kaartlink of wifi-gegevens toe, dan staan die er ook in. Je kiest per taal de aanhef en de teksten.
Kan ik een bezoeker ook vooraf aanmelden via Outlook?
Ja. Met de Outlook-invoegtoepassing nodig je de externe deelnemers van een afspraak rechtstreeks uit als bezoeker. De datum en het uur komen uit de afspraak en de pre-registratie loopt automatisch zodra je de afspraak verzendt, met voor elke deelnemer een eigen QR-code.
Ook interessant
Uitnodigingsmail op maat
Elke vooraf aangemelde bezoeker krijgt een uitnodigingsmail met zijn QR-code. Je bepaalt zelf het onderwerp, de aanhef en de instructies per taal, en voegt een routebeschrijving, een kaartlink en de wifi-gegevens toe.
Meer lezen →
Scannen aan de kiosk
Een vooraf aangemelde bezoeker houdt de QR-code uit zijn uitnodiging voor de frontcamera van de tablet. De kiosk herkent de code, checkt hem in en verwittigt de gastheer, zonder dat er iemand iets hoeft in te tikken.
Meer lezen →
Outlook-invoegtoepassing
Met de Outlook-invoegtoepassing nodig je de externe deelnemers van een afspraak uit als bezoeker. De pre-registratie loopt automatisch zodra je de afspraak verzendt, en route en wifi-gegevens gaan mee in de uitnodiging.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Start vandaag je gratis proefperiode. Je eerste bezoeker kan zich binnen vijf minuten aanmelden.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar