Alle functies
› Kiosk en registratie
Schakel goedkeuring in en elke nieuwe registratie krijgt de status Wachtend. De gastheer ontvangt een verzoek, keurt de bezoeker goed of af in het dashboard, en de bezoeker krijgt automatisch een bericht met de uitkomst.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Bezoekers goedkeuren voor ze toegang krijgen is nodig waar niet iedereen zomaar binnen mag: een datacenter, een labo, een productiehal of gewoon een kantoor waar vertegenwoordigers onaangekondigd langskomen. Zonder receptie beslist anders niemand wie er verder mag. Met goedkeuring in Visit Portal blijft een bezoeker wachtend tot een collega expliciet ja zegt.
Zet in de instellingen Bezoekers moeten goedgekeurd worden aan. Elke registratie op de kiosk krijgt dan de status Wachtend in plaats van Ingecheckt en de gekozen gastheer ontvangt per e-mail of sms een verzoek met een link naar de bezoeker. In het dashboard kiest hij Goedkeuren of Afwijzen. Bij goedkeuring wordt de bezoeker ingecheckt en krijgt hij per e-mail of sms bericht dat hij welkom is, bij afwijzing ontvangt hij een afwijzingsbericht. Wie goedkeurde en wanneer, staat in het activiteitenlog.
Inbegrepen in elk pakket. De instelling geldt voor de hele organisatie, niet per bezoektype, en goedkeuren gebeurt in het dashboard via de link in het verzoek.
Goedkeuring door de gastheer
Niemand binnen zonder ja
Een wachtende bezoeker telt niet als ingecheckt. Pas na goedkeuring door een collega verandert de status en vertrekt de welkomstmelding, zodat je altijd weet wie er bewust is toegelaten.
Bezoeker blijft niet in het ongewisse
Zodra een collega beslist, krijgt de bezoeker automatisch bericht in de taal waarin hij registreerde: welkom, of helaas niet. De receptie hoeft niets uit te leggen en de bezoeker hoeft niet te gissen.
Spoorbaar achteraf
Het dashboard toont het aantal wachtende goedkeuringen, en het activiteitenlog bewaart wie een bezoeker toeliet en wanneer. In de analyses, beschikbaar vanaf Plus, zie je bovendien het goedkeuringspercentage en de gemiddelde goedkeuringstijd.
Zo werkt het
1
Zet goedkeuring aan
Ga naar Instellingen, Kiosk instellingen en vink Bezoekers moeten goedgekeurd worden aan. De instelling geldt meteen voor alle bezoektypes van je organisatie.
2
Gastheer krijgt een verzoek
Na de registratie ontvangt de gastheer een e-mail of sms met de gegevens van de bezoeker en een link naar zijn detailpagina in het dashboard.
3
Beslissen met één klik
De gastheer kiest Goedkeuren of Afwijzen. De bezoeker krijgt meteen bericht en verschijnt bij goedkeuring als ingecheckt in het bezoekersregister.
Veelgestelde vragen
Hoe keur ik een wachtende bezoeker goed?
Open de bezoeker in het dashboard, via de link in het verzoek of via de lijst met wachtende bezoekers, en klik op Goedkeuren. De status wordt Ingecheckt, de bezoeker krijgt bericht en je naam en het tijdstip komen in het activiteitenlog. Afwijzen werkt op dezelfde manier.
Krijgt de bezoeker bericht als hij is goedgekeurd?
Ja, per e-mail of sms, afhankelijk van wat hij bij de registratie opgaf, en in de taal waarin hij registreerde. De tekst van dat bericht stel je zelf in bij de meldingssjablonen, net als het bericht bij een afwijzing.
Kan ik goedkeuring alleen voor aannemers vragen?
Nee, de instelling geldt voor alle bezoektypes tegelijk. Wil je klanten sneller binnenlaten, laat hun gastheer dan meteen na het verzoek goedkeuren, dat is één klik in het dashboard. Een aparte instelling per bezoektype is er momenteel niet.
Ook interessant
Dashboard
Het dashboard toont in één scherm hoeveel bezoekers vandaag, deze maand en dit jaar geregistreerd zijn, wie nu binnen is en welke aanmeldingen nog op goedkeuring wachten. Zo weet je bij het openen van je laptop meteen wat er speelt.
Meer lezen →
Gastheer kiezen op de kiosk
De bezoeker typt op de kiosk een paar letters van de naam, afdeling of e-mail van zijn contactpersoon en tikt de juiste collega aan. Die krijgt direct een bericht via e-mail, sms of Microsoft Teams, zonder dat de receptie moet bellen.
Meer lezen →
Activiteitenlog
Elke registratie, incheck, uitcheck, goedkeuring en wijziging aan je instellingen komt in één doorzoekbaar log terecht. Zo kun je bij een vraag van de directie, een audit of een incident precies reconstrueren wat er wanneer gebeurde.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Start vandaag je gratis proefperiode. Je eerste bezoeker kan zich binnen vijf minuten aanmelden.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar