Alle functies
› Kiosk en registratie
De bezoeker typt op de kiosk een paar letters van de naam, afdeling of e-mail van zijn contactpersoon en tikt de juiste collega aan. Die krijgt direct een bericht via e-mail, sms of Microsoft Teams, zonder dat de receptie moet bellen.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Een gastheer verwittigen bij aankomst van een bezoeker gebeurt in veel kantoren nog met een telefoontje of een rondje langs de bureaus. Zit de receptie even niet op haar plek, dan wacht de bezoeker. Met Visit Portal kiest de bezoeker zelf zijn gastheer op de kiosk en vertrekt de melding automatisch, ook als er niemand aan de balie zit.
Het gastheerveld zoekt pas na drie getypte tekens en toont enkel de overeenkomende collega’s met hun naam en afdeling, e-mailadressen en telefoonnummers blijven onzichtbaar. Alleen actieve gastheren uit je lijst komen in aanmerking. Na de laatste stap van de registratie, dus na een eventuele overeenkomst of video, ontvangt de gekozen collega een bericht via de kanalen die je per bezoektype instelde, met naam, bedrijf en bezoekdoel van de bezoeker.
Inbegrepen in elk pakket. Sms-berichten verbruiken sms-credits, Teams-meldingen vereisen een Microsoft 365-koppeling.
Gastheer kiezen op de kiosk
Geen telefoon meer aan de balie
De melding vertrekt vanzelf zodra de registratie rond is. De receptie hoeft niemand te bellen en kan zich op andere zaken richten, of er hoeft zelfs niemand aan de balie te zitten.
Privacy van je collega’s
De bezoeker ziet enkel namen en afdelingen van de collega’s die op zijn zoekopdracht passen. E-mailadressen, gsm-nummers en de volledige personeelslijst blijven verborgen voor wie aan de kiosk staat.
Kanaal naar keuze per bezoektype
Kies per bezoektype of de gastheer een e-mail, een sms, een Teams-bericht of een combinatie krijgt. De tekst pas je aan met variabelen zoals de naam en het bedrijf van de bezoeker.
Zo werkt het
1
Vul je gastherenlijst
Voeg je collega’s toe onder Instellingen, Gastpersonen, met e-mail en gsm-nummer. Premium-klanten synchroniseren de lijst met één klik vanuit Microsoft 365.
2
Kies de meldingskanalen
Zet per bezoektype e-mail, sms of Teams aan en pas eventueel de berichttekst aan. Teams vraagt een gekoppelde Microsoft 365-omgeving met ingeschakelde Teams-integratie.
3
Bezoeker kiest, collega hoort het
De bezoeker zoekt zijn gastheer op de kiosk en rondt de registratie af. De melding vertrekt meteen, de kiosk bevestigt dat de gastheer op de hoogte is.
Privacy en AVG
Een melding bevat alleen wat de collega nodig heeft om zijn bezoeker te ontvangen. De rest blijft in het register, dat in de EU wordt gehost.
Bezoeker ziet enkel naam en afdeling
In het gastheerveld verschijnen alleen de collega’s die op de getypte letters passen, met naam en afdeling. E-mailadressen en telefoonnummers van je medewerkers blijven onzichtbaar op de kiosk.
Gastheer krijgt enkel wat nodig is
De melding bevat de naam, het bedrijf en het bezoektype van de bezoeker en het tijdstip van aankomst. Je bepaalt zelf de tekst van elk bericht, per kanaal en per taal.
Gehost in de EU, met verwerkersovereenkomst
Bezoekersgegevens staan in een datacenter in Parijs. Visit Portal treedt op als verwerker; de verwerkersovereenkomst vind je onderaan elke pagina van deze site.
Wil je voor een bepaald bezoektype geen meldingen, bijvoorbeeld voor sollicitanten, dan zet je de kanalen voor dat type gewoon uit.
Veelgestelde vragen
Hoe kiest een bezoeker zijn gastheer op de kiosk?
Hij typt minstens drie letters van de naam, de afdeling of het e-mailadres van zijn contactpersoon. De kiosk toont de passende collega’s met naam en afdeling, en één tik volstaat om te kiezen. Wie zich vergist, wist de keuze en zoekt opnieuw.
Welke melding krijgt de gastheer bij aankomst?
Een e-mail, sms of Teams-bericht met de naam, het bedrijf en het bezoektype van de bezoeker en het tijdstip van aankomst. De tekst stel je per bezoektype zelf in. Is goedkeuring vereist, dan krijgt de gastheer eerst een verzoek om de bezoeker toe te laten.
Wat als de bezoeker zijn gastheer niet vindt?
De kiosk toont dan Geen gastpersoon gevonden. Maak het gastheerveld optioneel als niet elke bezoeker een vaste contactpersoon heeft, of zet de knop Hulp nodig aan zodat de bezoeker met één tik een vaste collega kan verwittigen.
Ook interessant
Meldingen per kanaal en gebeurtenis
Zodra een bezoeker zich aanmeldt aan de kiosk, krijgt de gastheer een bericht via e-mail, sms of Microsoft Teams. Je bepaalt per bezoektype welke gebeurtenissen een melding sturen en naar wie, zodat niemand aan de receptie hoeft te wachten.
Meer lezen →
Berichten in Microsoft Teams
Werkt je team in Microsoft Teams, dan hoeft een gastheer zijn mailbox niet in de gaten te houden. De aankomst van een bezoeker verschijnt als chatbericht in Teams, en als dat niet lukt in een kanaal dat jij kiest.
Meer lezen →
Sms-meldingen
Niet elke gastheer zit achter een scherm en niet elke bezoeker leest zijn mail. Een sms komt binnen op elk toestel, ook in het magazijn of op de werf. Je betaalt met een maandelijks tegoed en koopt bij als dat op is.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Start vandaag je gratis proefperiode. Je eerste bezoeker kan zich binnen vijf minuten aanmelden.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar