Alle functies
› Pre-registratie en QR
Met de Outlook-invoegtoepassing nodig je de externe deelnemers van een afspraak uit als bezoeker. De pre-registratie loopt automatisch zodra je de afspraak verzendt, en route en wifi-gegevens gaan mee in de uitnodiging.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Bezoekers uitnodigen vanuit Outlook voorkomt dubbel werk. Wie een vergadering plant, heeft de datum, het uur en de deelnemers al ingetikt, die informatie opnieuw overtypen in een ander systeem gebeurt in de praktijk niet. Daarom sluit de vooraanmelding aan bij de plek waar de afspraak ontstaat: het venster van Outlook zelf. Zo is elke externe deelnemer ook meteen een aangemelde bezoeker.
Open het taakvenster bij een nieuwe afspraak en meld je aan met je Visit Portal-account. Deelnemers van een ander domein staan al aangevinkt, per genodigde pas je voornaam, achternaam, mobiel nummer en bedrijf aan. Je kiest bezoektype, gastheer en de taal van de uitnodiging, en optioneel een langetermijn-QR met einddatum. De invoegtoepassing voegt je instructies, routebeschrijving en wifi-gegevens toe aan de tekst van de afspraak. Zodra je op Verzenden klikt, krijgt elke aangevinkte deelnemer zijn persoonlijke QR-code per mail.
Inbegrepen in elk pakket. Je beheerder installeert de invoegtoepassing via het manifestbestand en zet Pre-registratie van bezoekers aan onder Instellingen, Algemeen.
Outlook-invoegtoepassing
Geen dubbele invoer
Datum, uur en deelnemers komen uit de afspraak. Verander je het tijdstip of voeg je iemand toe, dan leest het venster de afspraak opnieuw en blijven je keuzes per deelnemer bewaard.
Alle info in de afspraak
Je instructies, de routebeschrijving met kaartlink en de wifi-gegevens staan in de tekst van de afspraak zelf. Elke deelnemer heeft ze in zijn agenda, ook wie geen bezoeker is.
Veilig bij opnieuw verzenden
Verzend je een aangepaste afspraak nog eens, dan worden deelnemers die al aangemeld zijn voor die datum niet dubbel geregistreerd. Enkel nieuwe deelnemers krijgen een nieuwe uitnodiging.
Zo werkt het
1
Open het venster in Outlook
Maak een afspraak, voeg de deelnemers toe en open de Visit Portal-invoegtoepassing. Meld je één keer aan met je Microsoft- of e-mailaccount.
2
Kies wie bezoeker wordt
Externe deelnemers staan aangevinkt, interne collega’s niet. Vul waar nodig bedrijf of mobiel nummer aan, kies bezoektype, gastheer en de taal van de uitnodiging.
3
Verzend de afspraak
Klik op Verzenden zoals altijd. Op dat moment maakt de invoegtoepassing de bezoekers aan en vertrekt naar elk van hen een uitnodigingsmail met persoonlijke QR-code.
Veelgestelde vragen
Werkt de Outlook-invoegtoepassing ook zonder Microsoft 365-koppeling?
Ja. De invoegtoepassing werkt met elke Visit Portal-account, je meldt je aan met Microsoft of met je e-mailadres en wachtwoord. De Microsoft 365-koppeling om je collegalijst te synchroniseren is een aparte functie in Premium en is hiervoor niet nodig.
Welk bezoektype krijgen bezoekers die via Outlook worden uitgenodigd?
Standaard het bezoektype dat je beheerder instelt onder Integraties bij de Outlook-invoegtoepassing, zonder keuze is dat het eerste actieve bezoektype. In het venster kun je per afspraak een ander type kiezen, zodat de juiste meldingen en vervolgstappen gelden.
Wat als ik de afspraak verzend zonder het venster te openen?
Dan gebeurt er niets: de pre-registratie wordt alleen klaargezet wanneer je in het venster de optie voor pre-registratie aanzet. Deelnemers krijgen dan een gewone afspraak zonder QR-code. Je kunt hen later nog altijd via het dashboard vooraf aanmelden.
Ook interessant
Vooraf aanmelden met QR-uitnodiging
Plan een bezoek op datum en uur en de bezoeker ontvangt meteen een uitnodiging met een persoonlijke QR-code. Aan de receptie volstaat één scan, de gastheer krijgt automatisch een melding zodra zijn bezoeker er is.
Meer lezen →
Microsoft 365-koppeling
Koppel gastheren aan hun Microsoft 365-account. In Premium synchroniseer je de hele lijst met één klik.
Meer lezen →
Uitnodigingsmail op maat
Elke vooraf aangemelde bezoeker krijgt een uitnodigingsmail met zijn QR-code. Je bepaalt zelf het onderwerp, de aanhef en de instructies per taal, en voegt een routebeschrijving, een kaartlink en de wifi-gegevens toe.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Start vandaag je gratis proefperiode. Je eerste bezoeker kan zich binnen vijf minuten aanmelden.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar