Alle functies
› Pre-registratie en QR
Elke vooraf aangemelde bezoeker krijgt een uitnodigingsmail met zijn QR-code. Je bepaalt zelf het onderwerp, de aanhef en de instructies per taal, en voegt een routebeschrijving, een kaartlink en de wifi-gegevens toe.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Een standaard uitnodigingsmail voor bezoekers klinkt vaak onpersoonlijk en beantwoordt de vragen niet die een gast echt heeft: waar parkeer ik, welke ingang neem ik, hoe kom ik op het wifi-netwerk? Met een mail op maat geef je die informatie vooraf mee, in de taal van de bezoeker en met je eigen logo bovenaan. Zo hoeft je receptie minder uit te leggen en komt de gast goed voorbereid toe.
Onder Instellingen vind je Uitnodigingsmail personaliseren. Per taal (Nederlands, Frans, Duits, Engels en Spaans) vul je onderwerp, begroeting, bevestigingstekst, instructies, QR-tekst en afsluiting in, lege velden vallen terug op de standaardtekst van die taal. Met tags zoals naam bezoeker, datum, tijd en gastpersoon maak je de tekst persoonlijk. De knop AI vertalen zet je tekst in één keer om naar de andere talen. Routebeschrijving, kaartlink en wifi-gegevens gelden voor alle talen samen.
Inbegrepen in elk pakket. Het wifi-wachtwoord staat leesbaar in de mail en in de QR-code, dus gebruik hiervoor je gastennetwerk.
Uitnodigingsmail op maat
Rijke tekst met je huisstijl
De instructies en de afsluiting bewerk je met opmaak: vet, cursief, lijsten, links en afbeeldingen. De kop van de mail toont je logo in de achtergrondkleur van je kiosk, zodat de gast je organisatie meteen herkent.
Route en kaart in één klik
Vul een routebeschrijving in en plak de kaartlink. De bezoeker krijgt dan een knop Open in Maps in zijn mail en vindt je ingang zonder te zoeken of te bellen naar de receptie.
Wifi verbinden via QR-code
Vul netwerknaam, wachtwoord en beveiligingstype in. De mail bevat dan een tweede QR-code waarmee de bezoeker met zijn telefoon verbinding maakt, zonder het wachtwoord over te typen.
Zo werkt het
1
Open de mailinstellingen
Ga naar Instellingen en kies Uitnodigingsmail personaliseren. Je ziet de secties Algemeen, Routebeschrijving en Wifi, met per veld de huidige standaardtekst als vertrekpunt.
2
Schrijf de tekst per taal
Vul onderwerp, begroeting en instructies in voor de taal die je wilt aanpassen. Gebruik de tags voor naam, datum, tijd en gastpersoon en laat de overige talen invullen met AI vertalen.
3
Voeg route en wifi toe
Plak de kaartlink, schrijf een korte routebeschrijving en vul de wifi-gegevens in. Vanaf de volgende vooraanmelding krijgt elke bezoeker de aangepaste mail in zijn taal.
Veelgestelde vragen
In welke taal krijgt de bezoeker de uitnodigingsmail?
In de taal die je gebruikt op het moment van de vooraanmelding, of de taal die je in de Outlook-invoegtoepassing kiest. Visit Portal ondersteunt Nederlands, Frans, Duits, Engels en Spaans. Heb je een veld voor die taal niet aangepast, dan gebruikt de mail de standaardtekst van diezelfde taal.
Kan ik afbeeldingen toevoegen aan de uitnodigingsmail?
Ja. In de teksteditor voeg je afbeeldingen in, bijvoorbeeld een plannetje van de parking of een foto van de ingang. Ze worden geüpload naar je account en automatisch geschaald, zodat ze op elke telefoon leesbaar blijven zonder de mail te vertragen.
Krijgen bezoekers via Outlook dezelfde informatie?
Ja. De invoegtoepassing voegt je instructies, routebeschrijving en wifi-gegevens toe aan de tekst van de afspraak zelf. De persoonlijke QR-code blijft in de aparte uitnodigingsmail die elke bezoeker van Visit Portal ontvangt, zodat die niet bij alle deelnemers terechtkomt.
Ook interessant
Vooraf aanmelden met QR-uitnodiging
Plan een bezoek op datum en uur en de bezoeker ontvangt meteen een uitnodiging met een persoonlijke QR-code. Aan de receptie volstaat één scan, de gastheer krijgt automatisch een melding zodra zijn bezoeker er is.
Meer lezen →
E-mail in je huisstijl
Elke mail naar bezoekers en collega’s draagt jouw kleur en logo.
Meer lezen →
Outlook-invoegtoepassing
Met de Outlook-invoegtoepassing nodig je de externe deelnemers van een afspraak uit als bezoeker. De pre-registratie loopt automatisch zodra je de afspraak verzendt, en route en wifi-gegevens gaan mee in de uitnodiging.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Start vandaag je gratis proefperiode. Je eerste bezoeker kan zich binnen vijf minuten aanmelden.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar