Alle functies
› Beheer en rapportage
Het bezoekersoverzicht is je digitaal bezoekersregister: elke registratie, of ze nu aan de kiosk, via een QR-code of vooraf gebeurde, staat in één doorzoekbare lijst. Zoek een naam, filter op status of periode en open het detail van een bezoek.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Een digitaal bezoekersregister vervangt het schrift aan de balie waarin iedereen kan lezen wie er gisteren op bezoek was. Als de brandweer, een auditor of een collega vraagt wie er op een bepaalde dag binnen was, wil je dat niet uit losse blaadjes reconstrueren. In Visit Portal staat elke registratie automatisch in het overzicht, met status, tijdstip van in- en uitchecken, gastpersoon en bedrijf, en alleen zichtbaar voor ingelogde gebruikers van je organisatie.
Het zoekveld kijkt naar voornaam, achternaam, bedrijf, e-mailadres en telefoonnummer. Daarnaast filter je op status (wachtend, goedgekeurd, ingecheckt, uitgecheckt, afgewezen, gepland, geannuleerd of langdurig), op een datumbereik, op de locatie waar de registratie gebeurde en op de vraag of de bezoeker al een evaluatie gaf. De detailpagina toont bovendien de registratiemethode, zoals kiosk, locatie-QR of pre-registratie, het toestel en de locatie met gebouw, verdieping en kamer.
Inbegrepen in elk pakket. Gegevens worden niet automatisch gewist, je verwijdert een bezoeker zelf wanneer je hem niet langer wilt bewaren.
Bezoekersoverzicht
Elke bezoeker in seconden gevonden
Typ een deel van een naam, bedrijf of e-mailadres en de lijst filtert terwijl je typt. Ook oude bezoeken van maanden geleden vind je zonder door pagina’s te bladeren.
Volledige context per bezoek
Naast de ingevulde formuliervelden zie je hoe de bezoeker registreerde, aan welke kiosk en op welke locatie. Als het inchecken op een ander toestel gebeurde dan de registratie, staat dat er apart bij.
Privacy beter dan een papieren lijst
Bezoekers zien elkaars gegevens niet, want er ligt geen open register aan de balie. Alleen ingelogde gebruikers van je organisatie kunnen het overzicht raadplegen, en je bepaalt per gebruiker de rol.
Zo werkt het
1
Open het bezoekersoverzicht
Kies Bezoekers in het menu. Je ziet de recentste registraties eerst, met naam, bedrijf, gastpersoon, in- en uitchecktijd en status. Het aantal rijen per pagina stel je zelf in.
2
Combineer zoeken en filters
Zoek op naam en beperk tegelijk tot één status, één locatie en een datumbereik. De filters werken samen, zodat je bijvoorbeeld alle ingecheckte bezoekers van vestiging Gent van vorige week overhoudt.
3
Open het detail van een bezoek
Klik op een rij voor alle ingevulde velden, de handtekening als die gevraagd werd, de registratiemethode, het toestel en de locatie. Vanaf hier keur je een wachtende aanmelding ook goed of af.
Veelgestelde vragen
Is een digitaal bezoekersregister verplicht in België?
Voor de meeste kantoren bestaat geen algemene registratieplicht, voor werven en sommige sectoren wel, en je brandpreventieplan verwacht dat je weet wie er binnen is. Een digitaal register maakt die aanwezigheidslijst bij een evacuatie meteen beschikbaar op elke telefoon.
Kan ik zien hoe een bezoeker zich heeft aangemeld?
Ja. Op de detailpagina staat de registratiemethode: kiosk, contactloos via QR-code, locatie-QR-sticker, pre-registratie, webportaal of Outlook-uitnodiging. Je ziet ook de naam van het toestel en de locatie, inclusief gebouw, verdieping en kamer als je die bij de locatie invulde.
Hoe ver terug kan ik bezoeken opzoeken?
Zo ver als je gegevens bewaart. Met het datumfilter kies je een begin- en einddatum, dus ook een bezoek van vorig jaar haal je terug. Voor een audit exporteer je de gefilterde lijst als CSV in Plus en Premium.
Ook interessant
Export naar CSV
Met de exportknop in het bezoekersoverzicht download je de gefilterde bezoekerslijst als CSV-bestand. Open het in Excel of een ander rekenblad voor een audit, een aanwezigheidscontrole of je eigen rapportage, zonder overtypen.
Meer lezen →
Activiteitenlog
Elke registratie, incheck, uitcheck, goedkeuring en wijziging aan je instellingen komt in één doorzoekbaar log terecht. Zo kun je bij een vraag van de directie, een audit of een incident precies reconstrueren wat er wanneer gebeurde.
Meer lezen →
Gastheren, locaties en toestellen
Beheer je collega’s, al je locaties en elke kiosk vanuit één omgeving. Elke registratie krijgt automatisch de vestiging en het toestel mee, en per kiosk zie je of hij online is, hoeveel batterij hij nog heeft en wanneer hij voor het laatst actief was.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Start vandaag je gratis proefperiode. Je eerste bezoeker kan zich binnen vijf minuten aanmelden.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar