Alle functies
› Meldingen en integraties
Zodra een bezoeker zich aanmeldt aan de kiosk, krijgt de gastheer een bericht via e-mail, sms of Microsoft Teams. Je bepaalt per bezoektype welke gebeurtenissen een melding sturen en naar wie, zodat niemand aan de receptie hoeft te wachten.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Zonder meldingen bij aankomst van bezoekers loopt de receptie rond om de juiste collega te vinden, of wacht de bezoeker tot iemand toevallig langskomt. Dat kost tijd en maakt een slordige indruk. Visit Portal stuurt de melding automatisch op het moment dat de bezoeker zich registreert, aan de gastheer die de bezoeker zelf koos op de tablet. Die weet meteen wie er staat, van welk bedrijf en voor welk bezoektype.
Per bezoektype zet je e-mail, sms en Microsoft Teams afzonderlijk aan of uit. Voor de gastheer zijn er drie gebeurtenissen: aankomst, vertrek en een goedkeuringsverzoek als het bezoektype goedkeuring vereist. Voor de bezoeker zijn er een bevestiging na registratie en een bericht bij goedkeuring of weigering. Elk bericht schrijf je zelf per taal en per kanaal, met variabelen zoals de naam van de bezoeker, het bedrijf, het bezoektype en het tijdstip van inchecken.
Inbegrepen in elk pakket. Sms-berichten verbruiken tegoed uit je maandelijkse bundel en Teams vraagt een Microsoft 365-koppeling.
Meldingen per kanaal en gebeurtenis
Geen wachtende bezoekers meer
De melding vertrekt zodra de bezoeker de registratie afrondt, met naam, bedrijf, bezoektype en inchecktijd. Duurt het toch lang, dan verwittigt de bezoeker via de knop Hulp nodig op de kiosk een vaste contactpersoon.
Per bezoektype instelbaar
Een leverancier hoeft de gastheer niet te storen, een sollicitant wel. Daarom kies je per bezoektype welke kanalen actief zijn en welke gebeurtenissen een bericht sturen, onafhankelijk van elkaar.
Eigen tekst in vijf talen
Voor elk bericht schrijf je een eigen onderwerp en tekst in het Nederlands, Frans, Duits, Engels en Spaans, met invulvelden voor naam, bedrijf en tijdstip. Het systeem kiest de taal waarin de bezoeker zich op de kiosk registreerde.
Zo werkt het
1
Kies kanalen per bezoektype
Open Instellingen, Bezoektypes en de stap Meldingen. Zet e-mail, sms en Teams aan of uit voor dit bezoektype. Voor Teams heb je een Microsoft 365-koppeling nodig.
2
Schrijf de berichten
Pas de standaardsjablonen aan of schrijf per gebeurtenis een eigen tekst. Gebruik variabelen zoals visitor_name, host_name en check_in_time, die worden bij verzending ingevuld.
3
Vul gastheergegevens aan
Een gastheer krijgt e-mail op zijn adres en sms op zijn mobiel nummer. Ontbreekt het mobiel nummer, dan gaat alleen de e-mail uit. Test daarna met een proefregistratie op de kiosk.
Veelgestelde vragen
Hoe weet de gastheer dat er een bezoeker is?
De bezoeker kiest de gastheer op de tablet aan de receptie. Zodra de registratie afgerond is, stuurt Visit Portal een e-mail, sms of Teams-bericht naar die gastheer met naam, bedrijf, bezoektype en inchecktijd. Welke kanalen actief zijn, bepaal je per bezoektype.
Krijgt de bezoeker zelf ook een bevestiging?
Ja, als je dat aanzet voor het bezoektype. Na registratie ontvangt de bezoeker een bevestiging per e-mail of sms. Vereist het bezoektype goedkeuring, dan volgt een tweede bericht zodra iemand het bezoek in het dashboard goedkeurt of weigert, eventueel met de reden erbij.
Kan ik meldingen uitzetten voor bepaalde bezoekers?
Je zet meldingen niet per persoon uit, maar per bezoektype en per gebeurtenis. Maak bijvoorbeeld een bezoektype Leveringen zonder gastheermelding en een bezoektype Vergadering met een melding bij aankomst en vertrek. Elke schakelaar werkt los van de andere.
Ook interessant
Gastheer kiezen op de kiosk
De bezoeker typt op de kiosk een paar letters van de naam, afdeling of e-mail van zijn contactpersoon en tikt de juiste collega aan. Die krijgt direct een bericht via e-mail, sms of Microsoft Teams, zonder dat de receptie moet bellen.
Meer lezen →
Bezoektypes met eigen workflow
Een leverancier hoeft geen NDA te tekenen en een sollicitant geen veiligheidsvideo te bekijken. Met bezoektypes bepaal je per soort bezoek welke velden, overeenkomst, video en meldingen de kiosk toont, zodat elke bezoeker alleen de stappen doorloopt die voor hem relevant zijn.
Meer lezen →
Goedkeuring door de gastheer
Schakel goedkeuring in en elke nieuwe registratie krijgt de status Wachtend. De gastheer ontvangt een verzoek, keurt de bezoeker goed of af in het dashboard, en de bezoeker krijgt automatisch een bericht met de uitkomst.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Start vandaag je gratis proefperiode. Je eerste bezoeker kan zich binnen vijf minuten aanmelden.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar