Alle functies
› Meldingen en integraties
Werkt je team in Microsoft Teams, dan hoeft een gastheer zijn mailbox niet in de gaten te houden. De aankomst van een bezoeker verschijnt als chatbericht in Teams, en als dat niet lukt in een kanaal dat jij kiest.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Een bezoekersmelding in Microsoft Teams is voor veel kantoren de snelste weg naar de gastheer: Teams staat de hele dag open, e-mail wordt pas later gelezen en een sms komt op een privétoestel. Toch blijft zo’n melding vaak hangen in een algemeen kanaal waar niemand zich aangesproken voelt. Visit Portal stuurt het bericht daarom eerst als privéchat naar de gastheer zelf, met de bezoekersgegevens erbij.
De koppeling loopt via je Microsoft 365-verbinding in de instellingen. Je kiest een team en een kanaal en zet Teams-meldingen aan. Is de gastheer gekoppeld aan zijn Microsoft 365-account, dan krijgt hij een privébericht met de naam en het bedrijf van de bezoeker, het bezoektype en de inchecktijd. Lukt dat niet, dan plaatst het systeem hetzelfde bericht met zijn naam in het gekozen kanaal. Bij vertrek volgt een bericht met de uitchecktijd en de duur van het bezoek.
Inbegrepen in elk pakket. Je hebt een Microsoft 365-beheerdersaccount nodig om de koppeling te leggen, en de berichten vertrekken uit naam van het account dat de koppeling maakte.
Berichten in Microsoft Teams
Privébericht, kanaal als terugval
Het systeem probeert eerst een chat met de gastheer. Pas als dat mislukt, bijvoorbeeld omdat de gastheer nog niet aan een Microsoft-account gekoppeld is, gaat het bericht naar het kanaal. Zo blijft niets onopgemerkt.
Alle gegevens in het bericht
De gastheer ziet in Teams meteen wie er is aangekomen, van welk bedrijf, voor welk bezoektype en hoe laat. Bij vertrek staan de uitchecktijd en de bezoekduur erbij, in de taal van de registratie.
Testen voor je live gaat
In de instellingen controleer je de toegekende machtigingen, stuur je een testbericht naar het kanaal en een testbericht naar een gekoppelde gastheer. De verbinding vernieuwt zichzelf, verloopt ze toch, dan zie je dat op dezelfde pagina.
Zo werkt het
1
Verbind Microsoft 365
Verbind in de instellingen je organisatie met een Microsoft 365-beheerdersaccount. Diezelfde verbinding gebruik je ook om gastheren aan hun Microsoft-account te koppelen.
2
Kies team en kanaal
Schakel Teams-meldingen in, kies het team en het kanaal dat als terugval dient en sla op. Wie de koppeling instelt, moet zelf lid zijn van dat team en kanaal.
3
Zet Teams aan per bezoektype
Open het bezoektype en zet Microsoft Teams aan als kanaal onder Meldingen. Koppel daarna elke gastheer aan zijn Microsoft-gebruiker, zodat het privébericht bij de juiste persoon aankomt.
Veelgestelde vragen
Moet elke gastheer een Microsoft 365-account hebben?
Nee. Zonder gekoppeld account krijgt de gastheer het bericht in het gekozen Teams-kanaal, met zijn naam erbij. Wil je privéberichten, koppel dan de gastheer aan zijn Microsoft-gebruiker via de zoekfunctie in zijn profiel, of synchroniseer in Premium de hele lijst in één keer.
Werkt Teams naast e-mail en sms?
Ja. Teams is een derde kanaal naast e-mail en sms, en je zet elk kanaal per bezoektype apart aan. Een gangbare opstelling is Teams voor de gastheer en een e-mailbevestiging voor de bezoeker, zodat beide partijen weten waar ze aan toe zijn.
Wat als het Teams-kanaal gearchiveerd is?
Dan weigert Microsoft nieuwe berichten en zie je in de instellingen de melding dat het kanaal gearchiveerd is. Kies een actief kanaal of haal het kanaal in Teams uit het archief. Privéberichten naar gekoppelde gastheren blijven intussen gewoon werken.
Ook interessant
Microsoft 365-koppeling
Je gastheren staan al in Microsoft 365. Met de koppeling haal je naam, e-mail, mobiel nummer, functie en afdeling rechtstreeks uit je directory, zodat de lijst op de kiosk klopt zonder dat iemand ze handmatig overtypt.
Meer lezen →
Meldingen per kanaal en gebeurtenis
Zodra een bezoeker zich aanmeldt aan de kiosk, krijgt de gastheer een bericht via e-mail, sms of Microsoft Teams. Je bepaalt per bezoektype welke gebeurtenissen een melding sturen en naar wie, zodat niemand aan de receptie hoeft te wachten.
Meer lezen →
Gastheer kiezen op de kiosk
De bezoeker typt op de kiosk een paar letters van de naam, afdeling of e-mail van zijn contactpersoon en tikt de juiste collega aan. Die krijgt direct een bericht via e-mail, sms of Microsoft Teams, zonder dat de receptie moet bellen.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Start vandaag je gratis proefperiode. Je eerste bezoeker kan zich binnen vijf minuten aanmelden.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar