Alle functies
› Meldingen en integraties
Je gastheren staan al in Microsoft 365. Met de koppeling haal je naam, e-mail, mobiel nummer, functie en afdeling rechtstreeks uit je directory, zodat de lijst op de kiosk klopt zonder dat iemand ze handmatig overtypt.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Bezoekersregistratie gekoppeld aan Microsoft 365 lost een klassiek probleem op: de lijst met gastheren veroudert. Nieuwe collega’s ontbreken, vertrokken medewerkers staan er nog op en mobiele nummers kloppen niet meer, waardoor meldingen verkeerd of niet aankomen. Door gastheren rechtstreeks aan hun Microsoft 365-account te koppelen, gebruik je de gegevens die IT toch al bijhoudt in je directory, en werken Teams-berichten meteen voor die personen.
Een beheerder verbindt de organisatie eenmalig met een Microsoft 365-beheerdersaccount. Daarna zoek je in het profiel van een gastheer op naam of e-mail in je directory en koppel je de juiste gebruiker, dat kan in elk pakket. In Premium synchroniseer je de volledige gebruikerslijst met één klik: elke gebruiker met een e-mailadres wordt een gastheer, geldige mobiele nummers worden omgezet naar internationaal formaat en je ziet wanneer de laatste synchronisatie liep.
Gastheren koppelen aan een Microsoft 365-account kan in elk pakket, de volledige lijst met één klik synchroniseren is beschikbaar in Premium. Synchroniseren start je zelf vanuit de instellingen.
Microsoft 365-koppeling
Eén bron voor gastheren
Naam, e-mailadres, mobiel nummer, functie en afdeling komen uit Microsoft 365. Bestaande gastheren met hetzelfde e-mailadres worden bijgewerkt in plaats van gedupliceerd, zodat de lijst op de kiosk overeenkomt met je personeelsbestand.
Klaar voor Teams-berichten
Een gekoppelde gastheer heeft een Microsoft-gebruikers-id in zijn profiel. Precies dat heeft Visit Portal nodig om bij aankomst of vertrek van een bezoeker een privébericht in Teams te sturen in plaats van een kanaalbericht.
Sms-nummers meteen bruikbaar
Mobiele nummers staan in Microsoft 365 vaak in nationaal formaat. Bij de synchronisatie worden geldige nummers omgezet op basis van het land van je organisatie, zodat sms-meldingen naar gastheren zonder aanpassing aankomen.
Zo werkt het
1
Verbind je organisatie
Ga naar Instellingen, Microsoft 365, en klik op Verbind met Microsoft 365. Je logt in met een beheerdersaccount, omdat de koppeling toegang vraagt tot de gebruikerslijst van je organisatie.
2
Koppel of synchroniseer gastheren
Koppel gastheren stuk voor stuk via de zoekfunctie in hun profiel, of zet in Premium gastheersynchronisatie aan en klik op Nu synchroniseren. De status en het tijdstip van de laatste synchronisatie staan ernaast.
3
Zet Teams aan als je wilt
Dezelfde verbinding schakelt Teams-meldingen in. Kies een team en kanaal als terugval en zet Teams per bezoektype aan. Verbreek je de koppeling later, dan blijven je gastheren gewoon bewaard.
Veelgestelde vragen
Heb ik een Microsoft 365-beheerder nodig om te koppelen?
Ja. De koppeling vraagt toestemming om de gebruikerslijst van je organisatie te lezen, en die kan alleen een beheerder van je Microsoft 365-omgeving geven. Daarna koppel je gastheren gewoon vanuit hun profiel, de gastheren zelf hoeven niets te doen of te installeren.
Wat gebeurt er met gebruikers zonder e-mailadres?
Die slaat de synchronisatie over, want het e-mailadres is de sleutel waarmee bestaande gastheren herkend en bijgewerkt worden. Accounts zonder adres, zoals sommige serviceaccounts, voeg je handmatig toe als je ze toch als gastheer wilt gebruiken.
Synchroniseert dit ook met Google Workspace?
Nee, voorlopig niet. Gastheren ophalen werkt alleen met Microsoft 365. Gebruik je Google Workspace, dan voeg je gastheren handmatig toe in het dashboard, meldingen per e-mail en sms werken daarna precies hetzelfde.
Ook interessant
Berichten in Microsoft Teams
Werkt je team in Microsoft Teams, dan hoeft een gastheer zijn mailbox niet in de gaten te houden. De aankomst van een bezoeker verschijnt als chatbericht in Teams, en als dat niet lukt in een kanaal dat jij kiest.
Meer lezen →
Aanmelden met Microsoft 365
Beheerders en receptiemedewerkers melden zich aan met het zakelijke account dat ze al elke dag gebruiken. Geen apart wachtwoord om te onthouden of te herstellen, en het beleid van je IT-afdeling voor wachtwoorden en tweestapsverificatie blijft gewoon gelden.
Meer lezen →
Gastheer kiezen op de kiosk
De bezoeker typt op de kiosk een paar letters van de naam, afdeling of e-mail van zijn contactpersoon en tikt de juiste collega aan. Die krijgt direct een bericht via e-mail, sms of Microsoft Teams, zonder dat de receptie moet bellen.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Start vandaag je gratis proefperiode. Je eerste bezoeker kan zich binnen vijf minuten aanmelden.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar