Alle functies
› Kiosk en registratie
Zonder receptionist registreren bezoekers zichzelf op de kiosk en verwittigen ze hun gastheer. Wacht iemand toch te lang, dan tikt hij op Hulp nodig en krijgt een vaste collega meteen een sms of e-mail met de naam van de bezoeker.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Een onbemande receptie bespaart een voltijdse kracht, maar mag geen bezoekers achterlaten die vertwijfeld naar een lege balie staren. De gastheer zit in vergadering, het bezoek staat gepland op een verkeerde dag, of de leverancier vindt de goede ingang niet. Visit Portal vangt die momenten op met een knop Hulp nodig op de kiosk, naast de zelfregistratie.
In de instellingen schakel je Escalatie via kiosk in en kies je een collega als escalatieontvanger, bijvoorbeeld de office manager. Tikt een bezoeker op Hulp nodig, dan stuurt de kiosk eerst een sms naar het gsm-nummer van die collega en, als er geen nummer is of de sms mislukt, een e-mail. Het bericht bevat de naam en het bedrijf van de bezoeker als hij die al invulde. De kiosk toont wie is verwittigd en dat er iemand onderweg is.
Inbegrepen in elk pakket. Sms-berichten verbruiken sms-credits, zonder gsm-nummer bij de ontvanger gebruikt de kiosk enkel e-mail.
Knop “Hulp nodig?”
Niemand blijft staan wachten
Eén tik volstaat om een vaste collega te verwittigen. De bezoeker ziet meteen wie is gewaarschuwd en hoeft niet zelf op zoek naar een telefoonnummer of een deur om op te kloppen.
Sms eerst, e-mail als reserve
De kiosk probeert eerst een sms, omdat die het snelst gelezen wordt. Heeft de contactpersoon geen gsm-nummer of komt de sms niet aan, dan vertrekt automatisch een e-mail naar dezelfde collega.
Past bij de hele kiosk
Combineer de knop met zelfregistratie, gastheermeldingen en vooraf aanmelden met QR-code. Zo werkt de receptie de hele dag zonder bemanning, terwijl er altijd een mens bereikbaar blijft.
Zo werkt het
1
Kies een escalatieontvanger
Ga naar Instellingen, Kiosk instellingen, zet Escalatie via kiosk aan en kies een collega uit je gastherenlijst. Zorg dat die persoon een gsm-nummer heeft.
2
Knop verschijnt op de kiosk
De knop Hulp nodig staat voortaan op het startscherm van de kiosk en, als je maar één bezoektype hebt, onder het registratieformulier. Op de tablet zelf hoef je niets in te stellen.
3
Bezoeker tikt, collega komt
De bezoeker tikt op de knop en ziet de bevestiging met de naam van de collega. Vraagt hij het nog eens, dan vertrekt gewoon een nieuw bericht.
Veelgestelde vragen
Hoe werkt een onbemande receptie met bezoekersregistratie?
Bezoekers registreren zichzelf op een tablet, kiezen hun gastheer en die krijgt automatisch een melding. Vooraf aangemelde bezoekers checken in met een QR-code. Voor onverwachte situaties is er de knop Hulp nodig, die een vaste collega per sms of e-mail oproept.
Wie ontvangt het bericht als een bezoeker om hulp vraagt?
Eén vaste collega die je in de instellingen kiest uit je gastherenlijst, bijvoorbeeld de office manager of de facility-verantwoordelijke. Het bericht gaat per sms naar zijn gsm-nummer en anders per e-mail. Meerdere ontvangers tegelijk zijn momenteel niet mogelijk.
Kan de knop misbruikt worden door verveelde bezoekers?
Elke tik verstuurt een bericht, dus in theorie wel. In de praktijk is de knop klein, toont de kiosk meteen wie is gewaarschuwd en verschijnt de naam van de bezoeker in het bericht, wat drempel genoeg is. Blijkt het toch een probleem, dan zet je de knop met één schakelaar uit.
Ook interessant
Gastheer kiezen op de kiosk
De bezoeker typt op de kiosk een paar letters van de naam, afdeling of e-mail van zijn contactpersoon en tikt de juiste collega aan. Die krijgt direct een bericht via e-mail, sms of Microsoft Teams, zonder dat de receptie moet bellen.
Meer lezen →
Sms-meldingen
Niet elke gastheer zit achter een scherm en niet elke bezoeker leest zijn mail. Een sms komt binnen op elk toestel, ook in het magazijn of op de werf. Je betaalt met een maandelijks tegoed en koopt bij als dat op is.
Meer lezen →
Vooraf aanmelden met QR-uitnodiging
Plan een bezoek op datum en uur en de bezoeker ontvangt meteen een uitnodiging met een persoonlijke QR-code. Aan de receptie volstaat één scan, de gastheer krijgt automatisch een melding zodra zijn bezoeker er is.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Start vandaag je gratis proefperiode. Je eerste bezoeker kan zich binnen vijf minuten aanmelden.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar