Alle functies
› Veiligheid en compliance
Bepaal wie instellingen mag wijzigen en wie enkel bezoekers registreert. Je nodigt collega’s uit per e-mail, ziet welke uitnodigingen nog openstaan en kunt toegang beperken tot e-mailadressen van je eigen domein.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Rollen en toegangsbeheer voor bezoekersregistratie voorkomen dat een gedeeld wachtwoord aan de balie de facto de beveiliging bepaalt. Wanneer iedereen onder hetzelfde account werkt, weet je niet wie een bezoeker goedkeurde of wie de kiosk herconfigureerde, en vertrekt een ex-collega met werkende toegang. Persoonlijke accounts met een duidelijke rol lossen dat op, op voorwaarde dat het toevoegen en verwijderen van mensen eenvoudig genoeg is om het echt te doen.
Visit Portal kent twee rollen. Een beheerder heeft volledige toegang, inclusief instellingen, kiosktoestellen en gebruikersbeheer, een gebruiker registreert bezoekers en werkt met de bezoekerslijst, maar ziet het instellingenmenu niet. Beheerders nodigen collega’s uit met e-mailadres, naam en rol, de uitnodiging is zeven dagen geldig en is opnieuw te versturen of in te trekken. Met de optie Alleen eigen domein uitnodigen weigert het systeem elk adres buiten je bedrijfsdomein.
Inbegrepen in elk pakket, zonder limiet op het aantal gebruikers. Aanmelden kan met een wachtwoord of via je Microsoft 365-account.
Rollen en toegangsbeheer
Twee rollen, geen verwarring
Beheerder of gebruiker: meer keuzes zijn er niet, en dat is bewust. Je hoeft geen rechtenmatrix te onderhouden en elke collega weet meteen wat hij wel en niet kan aanpassen.
Uitnodigingen met vervaldatum
Een link die eeuwig geldig blijft, is een risico. Elke uitnodiging vervalt na zeven dagen, in het overzicht zie je wie nog niet reageerde, verstuur je opnieuw of annuleer je met één klik.
Alleen collega’s van je domein
Zet de domeinbeperking aan en een tikfout in een e-mailadres of een uitnodiging aan een externe partij wordt geweigerd. Collega’s die zelf registreren met je bedrijfsdomein, verschijnen als toegangsaanvraag die jij goedkeurt.
Zo werkt het
1
Nodig een collega uit
Ga naar Instellingen, Gebruikers & Rollen, en klik op Gebruiker uitnodigen. Vul e-mailadres, naam en rol in, de collega krijgt een e-mail met een link om zich aan te melden.
2
Volg de status op
Onder Uitstaande uitnodigingen zie je de vervaldatum en wie de uitnodiging verstuurde. Verstuur opnieuw als de e-mail zoek raakte, of annuleer als de collega toch niet start.
3
Pas rollen aan of verwijder
Wijzig de rol van een collega in de gebruikerslijst of verwijder iemand die het bedrijf verlaat. Je eigen rol en die van de oorspronkelijke beheerder zijn beschermd tegen vergissingen.
Veelgestelde vragen
Wat mag een gewone gebruiker in de bezoekersregistratie?
Een gebruiker ziet het dashboard, de bezoekerslijst, de gastpersonen en de noodmeldingen, en kan bezoekers registreren en opvolgen. Instellingen, kiosktoestellen en gebruikersbeheer zijn voorbehouden aan beheerders. Zo kan de receptie werken zonder per ongeluk iets in de configuratie te veranderen.
Kan een ex-collega nog inloggen na vertrek?
Niet als je die persoon uit de organisatie verwijdert, dat doe je in de gebruikerslijst met een bevestiging. Openstaande uitnodigingen annuleer je op dezelfde plek, zodat er geen werkende link meer rondslingert.
Kan ik externe partners of een receptiefirma toegang geven?
Ja, zolang de domeinbeperking uitstaat kun je elk zakelijk e-mailadres uitnodigen, bijvoorbeeld van een externe receptiedienst. Privé-adressen van gratis e-maildiensten worden bij registratie geweigerd. Geef zulke accounts de rol gebruiker, zodat ze niets aan de instellingen kunnen wijzigen.
Ook interessant
Aanmelden met Microsoft 365
Beheerders en receptiemedewerkers melden zich aan met het zakelijke account dat ze al elke dag gebruiken. Geen apart wachtwoord om te onthouden of te herstellen, en het beleid van je IT-afdeling voor wachtwoorden en tweestapsverificatie blijft gewoon gelden.
Meer lezen →
Activiteitenlog
Elke registratie, incheck, uitcheck, goedkeuring en wijziging aan je instellingen komt in één doorzoekbaar log terecht. Zo kun je bij een vraag van de directie, een audit of een incident precies reconstrueren wat er wanneer gebeurde.
Meer lezen →
Beveiligde kioskkoppeling
Alleen een tablet die een beheerder bewust gekoppeld heeft, kan bezoekers registreren. De koppelcode vervalt na vijf minuten, elk toestel hangt aan een locatie en een verloren of vervangen tablet trek je in één klik in.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Start vandaag je gratis proefperiode. Je eerste bezoeker kan zich binnen vijf minuten aanmelden.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar