Home
› Bezoekersregistratie in Limburg
Logistieke hubs langs de E313 en E314, maakbedrijven in Genk en Lommel, chemie rond Tessenderlo, fruitbedrijven in Haspengouw en kennisinstellingen in Diepenbeek: Limburg is diverser dan het cliché. Wat die bedrijven delen, is een receptie die elke dag chauffeurs, aannemers en bezoekers moet registreren. Dat kan eenvoudiger.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Limburg heeft zich de voorbije decennia omgevormd tot een logistieke en industriële provincie. Op de bedrijvenzones in Genk, Lommel, Beringen en Tessenderlo staan distributiecentra, maakbedrijven en chemische productie. Langs de E313 en E314 rijden dagelijks vrachtwagens uit Nederland, Duitsland en Oost-Europa naar laadkades in de provincie. In het zuiden, in Haspengouw en rond Sint-Truiden, verwerken en exporteren fruitbedrijven hun oogst. En rond Hasselt en Diepenbeek groeien diensten, zorg en kennisinstellingen.
Het grensverkeer is typisch Limburgs. Nederlandse klanten en Duitse leveranciers zijn hier gewone bezoekers, geen uitzonderingen. Chauffeurs spreken vaak Duits, Pools of Engels en verwachten instructies die ze kunnen volgen. Daarnaast kent de provincie veel familiale KMO’s waar de zaakvoerder of een medewerker van de administratie het onthaal erbij doet, tussen de bestellingen en de facturen door. Een systeem dat extra werk vraagt, wordt daar snel opzijgelegd.
Aan de laadkade van een distributiecentrum melden chauffeurs zich aan, krijgen ze een dok toegewezen en moeten ze de terreinregels kennen: snelheid, wachtzone, veiligheidsschoenen. In een maakbedrijf komen aannemers en onderhoudsfirma’s voor machines en gebouw, soms wekenlang. Fruitbedrijven werken in het seizoen met veel tijdelijke krachten en met keuringen en hygiënecontroles. Kantoren en zorginstellingen ontvangen sollicitanten, leveranciers en familie, en willen vooral een correcte en discrete ontvangst.
De verplichtingen zijn overal dezelfde: weten wie aanwezig is voor een evacuatie, externe werknemers informeren over risico’s, en persoonsgegevens beschermen. In de voedingsverwerking komt daar de traceerbaarheid van hygiëne-instructies bij. Bij chemische bedrijven wegen toegangscontrole en veiligheidsbriefings zwaar. Een papieren logboek aan de balie dekt geen van die eisen echt af, en een Excel-bestand op de pc van de receptie is bij een alarm buiten bereik.
Je zet een iPad of Android-tablet aan het onthaal of aan de poort, in kioskmodus, met de webkiosk van je locatie. Bezoekers registreren zichzelf in Nederlands, Frans, Duits, Engels of Spaans. Per bezoektype bepaal je welke velden, instructies en eventuele overeenkomst getoond worden. De gastheer krijgt meteen een bericht via Microsoft Teams, sms of e-mail, zodat de receptie niet hoeft te bellen. Verwachte bezoekers meld je vooraf aan en die ontvangen een QR-code om direct in te checken.
Aannemers krijgen een langetermijn-QR voor de duur van hun opdracht (Plus en Premium). Bij een incident stuur je een noodmelding per sms naar iedereen die aanwezig is, ook in dezelfde abonnementen. Bezoekers die vergeten uit te checken, worden automatisch uitgecheckt. De activiteitenlog bewaart wie wat wanneer deed, handig voor de preventieadviseur en voor een audit. Onbeperkt gebruikers en locaties horen bij elk abonnement, dus een tweede site in de provincie erbij zetten kost niets extra.
Het product wordt in Hasselt ontwikkeld, en de ondersteuning gebeurt in het Nederlands door de mensen die het bouwen. Je hoeft nochtans niemand langs te laten komen: de opstart gebeurt op afstand, in een videocall van ongeveer een halfuur waarin we je locatie, bezoektypes en meldingen samen instellen. Er is geen installatie ter plaatse, alleen een tablet met een browser.
Je begint met 14 dagen gratis, zonder bankkaart, en beslist daarna welk abonnement past. Bezoekersgegevens worden opgeslagen in een EU-datacenter in Parijs, en je krijgt een verwerkersovereenkomst voor je GDPR-dossier. Werk je met Microsoft 365, dan koppel je je gastheren aan hun account zodat meldingen in Teams aankomen. Vragen na de opstart stel je gewoon per e-mail, en je krijgt antwoord van dezelfde mensen.
Vinden Nederlandse en Duitse bezoekers hun weg zonder hulp aan de balie
Kan de poortwachter een chauffeur registreren zonder de receptie te storen
Heb je bij een evacuatie de aanwezigheidslijst ook buiten het gebouw
Weet de gastheer dat zijn bezoeker er is voor hij naar beneden loopt
Klopt je bezoekerslijst ook nog nadat iedereen naar huis is
Veelgestelde vragen
Is er lokale ondersteuning voor bedrijven in Limburg?
De ondersteuning komt rechtstreeks van het team in Hasselt dat het product bouwt, in het Nederlands. Ze gebeurt op afstand: via videocall bij de opstart en via e-mail daarna. Er komt geen technieker ter plaatse, omdat dat voor een webkiosk op een tablet ook niet nodig is. Vragen over een specifieke workflow beantwoorden we dus zonder tussenpersoon.
Hoe snel kunnen we starten zonder IT-project?
Reken op een videocall van een halfuur. Daarin richten we je locatie, bezoektypes, instructies en meldingen in, terwijl jij op je eigen tablet meekijkt. Je hebt enkel een iPad of Android-tablet met wifi nodig. Veel recepties staan dezelfde dag nog live en verfijnen de teksten in de weken daarna zelf.
Kunnen Duitse en Nederlandse chauffeurs in hun taal inchecken?
Ja. Nederlands en Duits horen bij de vijf talen van de kiosk, samen met Frans, Engels en Spaans. De chauffeur kiest zijn taal op het startscherm en ziet daarna de terreinregels en eventuele overeenkomst in die taal. Voor Limburgse bedrijven met veel grensverkeer scheelt dat dagelijks uitleg aan de balie.
Werkt de kiosk ook aan een onbemande poort?
Dat kan. Vooraf aangemelde bezoekers scannen hun QR-code en zijn ingecheckt, aannemers gebruiken hun langetermijn-QR, en de gastheer krijgt automatisch een melding via Teams, sms of e-mail om zijn bezoeker op te halen. Vergeet iemand uit te checken, dan gebeurt dat automatisch. De tablet moet wel beschut staan en over wifi beschikken.
Functies die hierbij horen
Webkiosk op elke tablet
De kiosk van Visit Portal is een webpagina die je op een iPad of Android-tablet opent en als app op het beginscherm zet. Geen app store, geen updates die je zelf moet installeren: de tablet toont altijd de nieuwste versie.
Meer lezen →
Vergrendelde kioskmodus
In kioskmodus kan een bezoeker de registratie niet verlaten: terugnavigeren, sneltoetsen, rechtsklikken en scrollen buiten het formulier zijn geblokkeerd. Blijft het startscherm een tijdje onaangeroerd, dan verschijnt een rustscherm, klaar voor de volgende bezoeker.
Meer lezen →
Vijf talen
Een bezoeker kiest op de kiosk zelf Nederlands, Frans, Duits, Engels of Spaans. Knoppen, bezoektypes, formuliervelden, overeenkomst en de bevestiging die hij ontvangt, volgen in die taal, zonder dat de receptie iets hoeft te vertalen.
Meer lezen →
Berichten in Microsoft Teams
Werkt je team in Microsoft Teams, dan hoeft een gastheer zijn mailbox niet in de gaten te houden. De aankomst van een bezoeker verschijnt als chatbericht in Teams, en als dat niet lukt in een kanaal dat jij kiest.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Bezoekersregistratie software: digitaal systeem voor je onthaal
Een papieren bezoekerslijst aan de balie is snel gevuld, maar zegt weinig over wie er nu binnen is. Bezoekersregistratie software vervangt dat logboek door een webkiosk op een tablet, meldt de gastheer automatisch en houdt het bezoekersregister actueel. Deze gids helpt je kiezen.
Lees verder →
Proxyclick alternatief: Eptura Visitor en Visit Portal vergeleken
Proxyclick heet sinds 2025 Eptura Visitor en richt zich op grote, internationale organisaties. Zoek je als KMO in België of Nederland een eenvoudiger alternatief met transparante prijzen en Nederlandstalige ondersteuning, dan vind je hier een eerlijke vergelijking met Visit Portal.
Lees verder →
Bezoekersregistratie in Oost-Vlaanderen, van haven tot kantoor
Van de havenbedrijven in Gent tot de technologiebedrijven rond de universiteit en de KMO’s in het Waasland en de Denderstreek: Oost-Vlaamse bedrijven ontvangen dagelijks chauffeurs, aannemers en klanten. Deze pagina toont hoe je die stroom digitaal registreert, zonder papieren logboek en zonder installatie ter plaatse.
Lees verder →
Start je proefperiode van 14 dagen zonder bankkaart en plan een korte videocall met het team in Hasselt. Je receptie werkt morgen digitaal, zonder dat er iemand hoeft langs te komen.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar