Home
› Bezoekersregistratie in Oost-Vlaanderen
Van de havenbedrijven in Gent tot de technologiebedrijven rond de universiteit en de KMO’s in het Waasland en de Denderstreek: Oost-Vlaamse bedrijven ontvangen dagelijks chauffeurs, aannemers en klanten. Deze pagina toont hoe je die stroom digitaal registreert, zonder papieren logboek en zonder installatie ter plaatse.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Oost-Vlaanderen combineert een zware industriële kern met een sterke kenniseconomie. Rond de haven van Gent vind je staal, chemie, automotive en agro-industrie op grote terreinen met een strikt toegangsbeleid. In en rond Gent zelf groeit een cluster van technologie-, biotech- en softwarebedrijven die veel externe partners, onderzoekers en sollicitanten ontvangen. Verder in de provincie, van Aalst en Dendermonde tot Sint-Niklaas en het Waasland, draaien familiale KMO’s in bouw, logistiek en voeding.
Wat die bedrijven gemeen hebben, is dat de receptie zelden een voltijdse functie is. Vaak neemt een office manager of iemand van HR het onthaal erbij, en op een productiesite is de portier tegelijk verantwoordelijk voor de weegbrug of de magazijnpoort. Een papieren bezoekersboek werkt dan alleen als iedereen het consequent invult, en dat gebeurt zelden. Bij een controle, een audit of een echte evacuatie merk je pas hoe onvolledig zo’n lijst is.
Op een terrein in de Gentse kanaalzone komen elke dag vrachtwagenchauffeurs binnen die zich moeten aanmelden, veiligheidsinstructies moeten bevestigen en vaak de weg naar de juiste laadkade zoeken. Daarnaast heb je aannemers en onderhoudstechnici die dagen of weken op de site werken en telkens opnieuw dezelfde formulieren invullen. Bij technologie- en onderzoeksbedrijven ligt de nadruk eerder op vertrouwelijkheid: bezoekers ondertekenen een geheimhoudingsverklaring voor ze een lab of ontwikkelafdeling betreden.
De regels die daarbij spelen, zijn in de hele provincie gelijkaardig. De preventieadviseur wil weten wie zich op het terrein bevindt, zodat bij een evacuatie een correcte lijst voorhanden is. De welzijnswetgeving verwacht dat externe werknemers en aannemers geïnformeerd zijn over de risico’s van de site. En sinds de GDPR mag een bezoekerslijst niet meer open op de balie liggen waar elke volgende bezoeker de vorige namen leest. Die drie eisen zijn met een papieren logboek moeilijk te combineren.
Visit Portal draait als webkiosk op een iPad of Android-tablet aan het onthaal. Een bezoeker kiest het bezoektype, vult zijn gegevens in, bekijkt de veiligheidsinstructies en tekent indien nodig de bezoekersovereenkomst op het scherm. De gastheer krijgt meteen een melding via Microsoft Teams, sms of e-mail. Chauffeurs en aannemers die regelmatig terugkomen, krijgen een langetermijn-QR waarmee ze elke dag in enkele seconden inchecken, zonder telkens hun gegevens opnieuw te typen. Die functie zit in de Plus- en Premium-abonnementen.
Voor de preventieadviseur is de aanwezigheidslijst altijd actueel, per locatie, en vanaf elk toestel raadpleegbaar. In een noodsituatie stuur je vanuit het dashboard één sms naar alle aanwezige bezoekers (Plus en Premium). Wie vergeet uit te checken, wordt automatisch uitgecheckt, zodat je lijst niet volloopt met spookbezoekers. Elke handeling komt in de activiteitenlog terecht. De gegevens staan in een EU-datacenter in Parijs en je sluit een verwerkersovereenkomst af, wat de vragen van je DPO of externe auditor meteen beantwoordt.
Je hebt geen technieker ter plaatse nodig. Je maakt een account aan, richt je locatie in en opent de kioskpagina op een tablet die je al hebt of bij een gewone winkel koopt. In een videocall van een halfuur lopen we samen door de instellingen: bezoektypes, meldingen, veiligheidsinstructies en de vertaling van je eigen teksten. Veel bedrijven zijn diezelfde dag nog live.
De ondersteuning gebeurt in het Nederlands, door het team dat het product in Hasselt bouwt. Vragen over een specifieke workflow of over de koppeling met Microsoft 365 beantwoorden we dus zonder tussenlaag. Je probeert alles eerst 14 dagen gratis, zonder bankkaart, met onbeperkt gebruikers en locaties. Heb je meerdere vestigingen in de provincie of daarbuiten, dan beheer je die vanuit één omgeving.
Weet je op elk moment wie er op je terrein aanwezig is
Bevestigen chauffeurs en aannemers de veiligheidsinstructies voor ze binnenrijden
Ligt je bezoekerslijst afgeschermd, zodat niemand de vorige namen kan lezen
Kan je bij een evacuatie binnen een minuut een correcte lijst tonen
Hoeveel tijd verliest je receptie per week aan formulieren en telefoontjes
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook op een productiesite met een portiersloge?
Ja. De tablet staat dan aan de poort in plaats van aan de balie, en chauffeurs of aannemers registreren zichzelf terwijl de portier zijn werk doet. Voor terugkerende aannemers gebruik je de langetermijn-QR, zodat de wachtrij ’s ochtends kort blijft. Kantoor en site zitten in dezelfde omgeving, met een eigen aanwezigheidslijst per locatie.
Kunnen we de opstart volledig op afstand doen?
Dat is zelfs de standaardwerkwijze. Je maakt zelf een account aan en plant een videocall van een halfuur waarin we je locatie, bezoektypes en meldingen samen instellen. Er wordt niets geïnstalleerd: de kiosk is een webpagina op je eigen iPad of Android-tablet. Nadien bereik je de Nederlandstalige ondersteuning per e-mail voor bijkomende vragen.
Welke talen kan de kiosk aan bezoekers tonen?
De bezoeker kiest zelf uit Nederlands, Frans, Duits, Engels en Spaans. Voor een havenbedrijf in Gent met internationale chauffeurs of een technologiebedrijf met buitenlandse partners betekent dat dat instructies en de bezoekersovereenkomst in een begrijpelijke taal verschijnen. Je eigen teksten vertaal je per taal in het beheerpaneel.
Waar staan de gegevens van onze bezoekers?
In een EU-datacenter in Parijs. Je sluit een verwerkersovereenkomst af die vastlegt wat er met de gegevens gebeurt, en de activiteitenlog toont wie wat wanneer bekeek of wijzigde. Bezoekers zien elkaars gegevens niet, want de kiosk toont na elke registratie opnieuw een leeg scherm. Dat is doorgaans wat een DPO of auditor wil horen.
Functies die hierbij horen
Scannen aan de kiosk
Een vooraf aangemelde bezoeker houdt de QR-code uit zijn uitnodiging voor de frontcamera van de tablet. De kiosk herkent de code, checkt hem in en verwittigt de gastheer, zonder dat er iemand iets hoeft in te tikken.
Meer lezen →
Langetermijn-QR voor aannemers
Een aannemer die weken op je site werkt, meld je één keer aan met een geldigheidsperiode. Hij krijgt één QR-code die elke dag opnieuw werkt aan elke kiosk, tot de einddatum die jij hebt gekozen.
Meer lezen →
Veiligheids- of instructievideo
Laat aannemers, chauffeurs of nieuwe bezoekers een veiligheids- of instructievideo bekijken tijdens het aanmelden. Verplicht je het volledig bekijken, dan blijft de knop Doorgaan uit tot minstens negentig procent van de video is afgespeeld en werkt vooruitspoelen niet.
Meer lezen →
Gastheren, locaties en toestellen
Beheer je collega’s, al je locaties en elke kiosk vanuit één omgeving. Elke registratie krijgt automatisch de vestiging en het toestel mee, en per kiosk zie je of hij online is, hoeveel batterij hij nog heeft en wanneer hij voor het laatst actief was.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Bezoekersregistratie software: digitaal systeem voor je onthaal
Een papieren bezoekerslijst aan de balie is snel gevuld, maar zegt weinig over wie er nu binnen is. Bezoekersregistratie software vervangt dat logboek door een webkiosk op een tablet, meldt de gastheer automatisch en houdt het bezoekersregister actueel. Deze gids helpt je kiezen.
Lees verder →
Proxyclick alternatief: Eptura Visitor en Visit Portal vergeleken
Proxyclick heet sinds 2025 Eptura Visitor en richt zich op grote, internationale organisaties. Zoek je als KMO in België of Nederland een eenvoudiger alternatief met transparante prijzen en Nederlandstalige ondersteuning, dan vind je hier een eerlijke vergelijking met Visit Portal.
Lees verder →
Bezoekersregistratie in West-Vlaanderen voor voeding, textiel en haven
West-Vlaanderen is de provincie van de voedingsindustrie, de textiel- en tapijtbedrijven rond Kortrijk en Waregem en de haven van Zeebrugge. Bedrijven hier krijgen chauffeurs, hygiëne-auditors, Franse klanten en seizoenarbeiders over de vloer. Zo registreer je die bezoekers netjes, zonder papier aan de balie en zonder IT-project.
Lees verder →
Maak een account aan, zet de kiosk op je tablet en registreer je eerste bezoeker vandaag. 14 dagen gratis, zonder bankkaart, met Nederlandstalige hulp wanneer je die nodig hebt.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar