Home
› Gids
Een papieren bezoekerslijst aan de balie is snel gevuld, maar zegt weinig over wie er nu binnen is. Bezoekersregistratie software vervangt dat logboek door een webkiosk op een tablet, meldt de gastheer automatisch en houdt het bezoekersregister actueel. Deze gids helpt je kiezen.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Een bezoekersregistratie systeem legt vast wie je gebouw binnenkomt, voor wie de persoon komt en wanneer hij weer vertrekt. Vroeger gebeurde dat met een schrijfmap aan de receptie. Digitale bezoekersregistratie doet hetzelfde op een tablet of via een QR-code op de smartphone van de bezoeker, maar de gegevens komen meteen in een centraal dashboard terecht. Zo weten de receptie, de office manager en bij een evacuatie ook de preventieadviseur op elk moment wie er aanwezig is.
De term bezoekersbeheer software dekt meer dan alleen de registratie van bezoekers in je bedrijf. Het gaat ook om pre-registratie, meldingen aan de gastheer, ondertekende overeenkomsten, veiligheidsinstructies en rapportering. Voor een KMO met één receptie is dat geen luxe: elke stap die je automatiseert, is een stap die de receptie of een collega niet meer manueel hoeft te doen. Het verschil tussen pakketten zit in hoe compleet en hoe eenvoudig de software dat doet.
Een papieren bezoekerslijst aanmaken kost niets, maar levert ook weinig op. Iedereen die daarna aanmeldt, ziet de namen van de vorige bezoekers, wat onder de AVG lastig te verantwoorden is. Handschriften zijn onleesbaar, uitchecken wordt vergeten en bij een brandalarm heeft niemand een betrouwbare aanwezigheidslijst. Bezoekersregistratie voor kantoren, retail en productie kampt met dezelfde gaten, alleen met andere volumes en andere soorten bezoekers.
Bezoekersregistratie software lost dat op door elke registratie afzonderlijk op te slaan, de gastheer meteen te verwittigen en het uitchecken te vereenvoudigen. Een aanmeldsysteem voor bezoekers op een tablet ziet er ook professioneler uit voor klanten, sollicitanten en leveranciers. Voor een KMO telt vooral dat het zonder IT-project werkt: een tablet, een browser en een account volstaan. Er is geen server nodig en niets om lokaal te installeren of te onderhouden.
Begin met de kiosk zelf. Draait die als webapp op een iPad of Android-tablet die je al hebt, of ben je gebonden aan specifieke hardware? Kijk of de tablet echt vergrendeld kan worden zodat bezoekers niet uit de registratie kunnen. Controleer daarna de talen: in België en Nederland wil je minstens Nederlands, Frans en Engels op het scherm. Test tot slot hoe snel een bezoeker zonder hulp geregistreerd is.
Bekijk vervolgens de rest van de keten. Kunnen collega’s bezoekers vooraf aanmelden, liefst rechtstreeks vanuit Outlook? Komen meldingen aan via de kanalen die je team echt gebruikt, zoals Teams, sms en e-mail? Kun je verschillende bezoektypes met eigen formulieren, overeenkomsten en veiligheidsinstructies instellen? En wat zegt de leverancier over gegevenslocatie, een verwerkersovereenkomst en de prijs per gebruiker en per locatie? Onbeperkte gebruikers en locaties voorkomen vervelende verrassingen bij groei.
Visit Portal is een webkiosk: je opent de registratiepagina in de browser van een iPad of Android-tablet en vergrendelt het toestel met Begeleide toegang of Scherm vastzetten. Bezoekers kiezen een bezoektype, vullen het formulier in en ondertekenen indien nodig een overeenkomst of NDA op het scherm. Een veiligheidsvideo kan verplicht zijn voor een bezoektype. Het kioskscherm is beschikbaar in het Nederlands, Frans, Duits, Engels en Spaans.
Zodra iemand incheckt, krijgt de gastheer een melding via Microsoft Teams, sms of e-mail. Collega’s nodigen bezoekers vooraf uit via de Outlook-invoegtoepassing of het dashboard, waarna de bezoeker een QR-code ontvangt om zelf in te checken. Op het einde van de werkdag worden vergeten bezoekers automatisch uitgecheckt. Op Plus of hoger komen daar langetermijn-QR-codes voor aannemers, noodmeldingen per sms, analytics en CSV-export bij. Premium synchroniseert bovendien de gebruikerslijst uit Microsoft 365.
Veel bedrijven zoeken een bezoekersregistratie app in de App Store. Een webkiosk werkt anders: je installeert niets, je opent een link. Dat heeft voordelen voor het beheer. Updates gebeuren centraal, elke tablet met een moderne browser volstaat en je voegt in een paar minuten een tweede locatie toe met dezelfde instellingen. Het nadeel is dat de tablet een werkende internetverbinding nodig heeft, wat voor de meeste recepties geen probleem is.
Voor de bezoeker maakt het weinig uit. Die scant een QR-code met de eigen smartphone of tikt op de tablet aan de balie. Voor jou telt dat het systeem betrouwbaar draait op de toestellen die je al hebt en dat het onthaal ook zonder receptionist blijft werken. Wil je zeker zijn, dan test je het gewoon: 14 dagen gratis, zonder bankkaart, met alle functies van het volledige pakket.
Werkt als webkiosk op iPads en Android-tablets die je al in huis hebt
Kioskscherm beschikbaar in het Nederlands, Frans, Duits, Engels en Spaans
Pre-registratie met QR-code, rechtstreeks vanuit Outlook of vanuit het dashboard
Meldingen aan de gastheer via Microsoft Teams, sms en e-mail
Overeenkomst of NDA met handtekening en veiligheidsvideo per bezoektype instelbaar
Onbeperkt gebruikers en locaties, data in een EU-datacenter, verwerkersovereenkomst beschikbaar
Veelgestelde vragen
Wat kost bezoekersregistratie software voor een KMO?
Dat hangt af van het pakket en het aantal bezoeken per maand. Visit Portal werkt met drie pakketten: Basic, Plus en Premium, telkens met onbeperkt gebruikers en locaties. Je start met 14 dagen gratis testen zonder bankkaart en beslist daarna welk pakket past. De actuele tarieven vind je op de prijzenpagina.
Heb ik speciale hardware nodig?
Nee. De kiosk is een webpagina die je opent in de browser van een iPad of Android-tablet. Je vergrendelt het toestel met Begeleide toegang op iPad of Scherm vastzetten op Android, zodat bezoekers de registratie niet kunnen verlaten. Een houder of standaard is handig, maar geen vereiste.
Kunnen bezoekers zich vooraf aanmelden?
Ja. Een collega nodigt de bezoeker uit vanuit het dashboard of rechtstreeks vanuit Outlook. De bezoeker krijgt een uitnodigingsmail met een QR-code en checkt bij aankomst zelf in door te scannen aan de kiosk of via de eigen smartphone. De gastheer wordt op dat moment verwittigd.
Werkt het ook voor meerdere vestigingen?
Ja. Je voegt locaties toe binnen dezelfde organisatie en koppelt aan elke locatie een eigen kiosk. Het aantal locaties en gebruikers is in alle betaalde pakketten onbeperkt. Vanuit één dashboard zie je wie waar aanwezig is en beheer je de instellingen per vestiging.
Is de software geschikt voor retail en productie?
Bezoekersregistratie voor retail, kantoren en productiesites verloopt via hetzelfde principe: een tablet of QR-code aan de ingang, bezoektypes op maat en meldingen naar de juiste collega. Voor productie en werven zijn de verplichte veiligheidsvideo, de ondertekende overeenkomst en de langetermijn-QR voor aannemers het relevantst.
Functies die hierbij horen
Webkiosk op elke tablet
De kiosk van Visit Portal is een webpagina die je op een iPad of Android-tablet opent en als app op het beginscherm zet. Geen app store, geen updates die je zelf moet installeren: de tablet toont altijd de nieuwste versie.
Meer lezen →
Vergrendelde kioskmodus
In kioskmodus kan een bezoeker de registratie niet verlaten: terugnavigeren, sneltoetsen, rechtsklikken en scrollen buiten het formulier zijn geblokkeerd. Blijft het startscherm een tijdje onaangeroerd, dan verschijnt een rustscherm, klaar voor de volgende bezoeker.
Meer lezen →
Vooraf aanmelden met QR-uitnodiging
Plan een bezoek op datum en uur en de bezoeker ontvangt meteen een uitnodiging met een persoonlijke QR-code. Aan de receptie volstaat één scan, de gastheer krijgt automatisch een melding zodra zijn bezoeker er is.
Meer lezen →
Gastheer kiezen op de kiosk
De bezoeker typt op de kiosk een paar letters van de naam, afdeling of e-mail van zijn contactpersoon en tikt de juiste collega aan. Die krijgt direct een bericht via e-mail, sms of Microsoft Teams, zonder dat de receptie moet bellen.
Meer lezen →
Outlook-invoegtoepassing
Met de Outlook-invoegtoepassing nodig je de externe deelnemers van een afspraak uit als bezoeker. De pre-registratie loopt automatisch zodra je de afspraak verzendt, en route en wifi-gegevens gaan mee in de uitnodiging.
Meer lezen →
Gastheren, locaties en toestellen
Beheer je collega’s, al je locaties en elke kiosk vanuit één omgeving. Elke registratie krijgt automatisch de vestiging en het toestel mee, en per kiosk zie je of hij online is, hoeveel batterij hij nog heeft en wanneer hij voor het laatst actief was.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Digitaal onthaal: zo ontvang je bezoekers zonder papieren lijst
Het onthaal van de bezoekers is het eerste contact met je bedrijf. Een digitaal onthaal maakt dat moment vlot: de bezoeker meldt zich aan op een tablet of via QR, de gastheer krijgt meteen een melding en de receptie houdt tijd over voor wat echt aandacht vraagt.
Lees verder →
Proxyclick alternatief: Eptura Visitor en Visit Portal vergeleken
Proxyclick heet sinds 2025 Eptura Visitor en richt zich op grote, internationale organisaties. Zoek je als KMO in België of Nederland een eenvoudiger alternatief met transparante prijzen en Nederlandstalige ondersteuning, dan vind je hier een eerlijke vergelijking met Visit Portal.
Lees verder →
Bezoekersregistratie in Oost-Vlaanderen, van haven tot kantoor
Van de havenbedrijven in Gent tot de technologiebedrijven rond de universiteit en de KMO’s in het Waasland en de Denderstreek: Oost-Vlaamse bedrijven ontvangen dagelijks chauffeurs, aannemers en klanten. Deze pagina toont hoe je die stroom digitaal registreert, zonder papieren logboek en zonder installatie ter plaatse.
Lees verder →
Maak een account aan, open de kiosk op een tablet en registreer je eerste bezoeker vandaag nog. Geen bankkaart nodig, alle functies inbegrepen. Na 14 dagen kies je zelf een pakket.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar