Enregistrement des visiteurs dans l'industrie alimentaire : règles d'hygiène et sécurité alimentaire

Dans l'industrie alimentaire, l'hygiène n'est pas une option. Un visiteur qui entre dans le hall de production avec une montre, les mains non lavées ou un rhume représente un risque pour la sécurité alimentaire. C'est pourquoi la plupart des entreprises alimentaires ont des règles d'hygiène pour les visiteurs. Mais comment vous assurer que chaque visiteur, technicien et fournisseur les a vraiment lues ? Et comment le prouver lors d'un audit ? Dans cet article, découvrez comment fonctionne l'enregistrement numérique des visiteurs dans l'industrie alimentaire.

Pourquoi l'enregistrement des visiteurs est différent dans l'industrie alimentaire

Les référentiels de sécurité alimentaire comme BRCGS, IFS et FSSC 22000 attendent que les visiteurs et les prestataires externes soient informés des règles d'hygiène de votre entreprise, et que vous puissiez le démontrer. Un auditeur vous demandera comment vous l'organisez. Un formulaire papier à la réception est alors un maillon faible : il est incomplet, difficile à retrouver et n'indique pas si le visiteur a réellement lu les règles.

Les problèmes des déclarations d'hygiène sur papier

• Les formulaires sont signés à la hâte, sans que le texte soit lu.

• Lors d'un audit, vous devez fouiller dans des piles de papier.

• Les formulaires traînent dans le sas d'hygiène ou à la réception, visibles par tous.

• Aucun lien n'existe avec la personne qui a reçu le visiteur ni avec la durée de sa présence.

• En cas de rappel de produits ou d'incident, il est difficile de retrouver qui se trouvait en production.

Comment fonctionne l'accueil numérique dans une entreprise alimentaire ?

Le visiteur s'enregistre sur une tablette à la réception ou à l'entrée du sas d'hygiène. Il saisit ses coordonnées, lit ou regarde les règles d'hygiène et les confirme en signant à l'écran. Son hôte reçoit une notification. Tout est conservé avec la visite et se retrouve en quelques clics pour votre auditeur.

Types de visite dans l'industrie alimentaire

• Visiteurs ayant accès à la production : règles d'hygiène, vidéo d'instruction et déclaration obligatoires.

• Visiteurs sans accès à la production : visite de bureau, enregistrement rapide.

• Techniciens et sociétés de maintenance : règles d'hygiène, plus des consignes sur les outils, le verre et les pièces.

• Auditeurs et clients : déclaration, accompagnement obligatoire, notification au service qualité.

• Chauffeurs et fournisseurs : restent dans la zone de déchargement, enregistrement rapide.

Faire confirmer les règles d'hygiène

Voici des règles d'hygiène typiques pour les visiteurs d'une entreprise alimentaire :

• Retirer bijoux, montres et piercings

• Porter une charlotte, un couvre-barbe, une blouse blanche et des chaussures de sécurité ou des surchaussures

• Se laver et se désinfecter les mains en entrant en production

• Pas de nourriture, de boissons, de chewing-gum ni de verre dans la zone de production

• Pas d'objets détachables comme des stylos à bouton-poussoir ou des trombones

Affichez ces règles à l'écran ou dans une courte vidéo. Configurez la vidéo pour qu'elle doive être regardée en entier avant que le visiteur puisse continuer. Il signe ensuite la déclaration.

Déclaration de santé : demandez une confirmation, pas un diagnostic

De nombreuses entreprises alimentaires demandent aux visiteurs de confirmer qu'ils ne présentent pas de symptômes susceptibles de compromettre la sécurité alimentaire, comme une diarrhée, des vomissements ou des plaies ouvertes. Du point de vue de la confidentialité, il est judicieux de formuler cela sous la forme d'une seule déclaration que le visiteur confirme, plutôt que de demander des données de santé concrètes. Si le visiteur ne peut pas confirmer, il se signale auprès de son hôte. Validez la formulation exacte avec votre DPO.

Prêt pour votre audit

Votre auditeur demande quels visiteurs se trouvaient en production et s'ils ont confirmé les règles d'hygiène ? Filtrez dans le tableau de bord par date ou par type de visite et montrez les déclarations confirmées. Fini les piles de papier.

Liste d'évacuation

En cas d'incendie ou de fuite d'ammoniac, vous voulez savoir qui se trouve dans le bâtiment. Avec la liste d'évacuation en temps réel sur votre smartphone, vous voyez tous les visiteurs qui sont enregistrés et ne sont pas encore partis.

Inviter à l'avance les techniciens réguliers

Une société de maintenance qui vient travailler une semaine pendant l'arrêt de production reçoit à l'avance un code QR longue durée. Les techniciens confirment les règles d'hygiène lors de leur premier enregistrement, puis scannent leur code chaque jour. Découvrez comment cela fonctionne dans Pré-enregistrer des visiteurs depuis Outlook.

RGPD

• Les visiteurs ne voient jamais les données des autres visiteurs.

• Les données sont supprimées automatiquement après la durée de conservation que vous définissez.

• Pour chaque type de visite, vous ne demandez que le nécessaire.

Questions fréquentes

La tablette peut-elle être placée dans le sas d'hygiène ?

Oui, à condition qu'elle soit facile à nettoyer. De nombreuses entreprises utilisent une tablette dans un support verrouillable et lavable. Vous pouvez aussi placer le kiosque à la réception, avant que le visiteur ne se rende au sas.

Les visiteurs peuvent-ils lire les règles d'hygiène dans leur propre langue ?

L'enregistrement est multilingue. Prévoyez vos règles d'hygiène et votre vidéo dans les langues les plus parlées par vos visiteurs.

Les visiteurs doivent-ils confirmer à nouveau les règles à chaque visite ?

C'est vous qui décidez. De nombreuses entreprises font confirmer les règles à chaque visite, car c'est ce qui pèse le plus lors d'un audit.

Pour commencer

1. Créez un compte gratuit sur visitportal.io.

2. Configurez des types de visite avec et sans accès à la production.

3. Ajoutez vos règles d'hygiène et votre déclaration, éventuellement avec une vidéo.

4. Placez une tablette à la réception ou au sas d'hygiène.

5. Accueillez votre premier visiteur.

Vous voulez tester cela avant votre prochain audit ? Démarrez votre essai gratuit de 14 jours. Pour en savoir plus sur la sécurité en environnement de production, lisez Enregistrement des visiteurs dans l'industrie.