L'accueil des visiteurs dans un bâtiment partagé

Dans un centre d'affaires ou un immeuble partagé, cinq, dix ou vingt entreprises utilisent la même entrée. Il y a parfois une réceptionniste, souvent pas. Chaque visiteur doit pourtant s'enregistrer quelque part, et la bonne personne doit savoir qu'il est arrivé. Avec un seul kiosque à l'entrée, vous gérez cela pour toutes les entreprises en même temps, sans que le visiteur voie les collaborateurs des voisins.

En bref : dans Visit Portal, créez un type de visite par entreprise et choisissez dans l'onglet Hôtes les collaborateurs de cette entreprise. Sur le kiosque, le visiteur choisit d'abord l'entreprise, puis ne voit que ses hôtes. Si une entreprise a un seul interlocuteur, le kiosque le remplit lui-même.

Pourquoi une entrée partagée est compliquée

Un registre papier sur le comptoir fonctionne mal dans un bâtiment partagé. Tout le monde voit qui rend visite aux voisins, personne ne prévient la bonne personne et, lors d'une évacuation, l'équipe d'intervention ne sait pas qui est à l'intérieur. Pour en savoir plus, lisez registre des visiteurs à l'accueil : papier ou numérique ?.

Un kiosque avec une longue liste de tous les collaborateurs du bâtiment ne règle le problème qu'à moitié. Le visiteur cherche parmi des noms d'entreprises qui ne le concernent pas, choisit parfois le mauvais Jean et voit des noms qui ne le regardent pas. Surtout avec un accueil sans réceptionniste, le kiosque doit faciliter la vie du visiteur.

La mise en place : un type de visite par entreprise

Un type de visite est le choix que le visiteur fait sur l'écran d'accueil du kiosque, comme Visiteur, Livraison ou Sous-traitant. Dans un bâtiment partagé, vous en créez un par entreprise, avec le nom de l'entreprise et sa propre couleur. Depuis octobre 2026, vous choisissez aussi par type de visite les hôtes que le visiteur peut sélectionner.

1. Créez un type de visite par entreprise. Allez dans Paramètres, Types de visite et ajoutez un type au nom de l'entreprise. En dupliquant un type existant, vous reprenez ses champs de formulaire et ses traductions.

2. Choisissez les hôtes. Ouvrez l'onglet Hôtes et choisissez Uniquement les hôtes sélectionnés. Au changement, tous les hôtes actifs sont d'abord cochés. Décochez tout avec la case en haut, puis cochez les collaborateurs de cette entreprise. Vous pouvez rechercher par nom, e-mail, service ou téléphone.

3. Réglez le reste par entreprise. Chaque type de visite a ses propres champs, son propre accord, sa propre vidéo de sécurité et ses propres notifications. Une entreprise fait signer un accord de confidentialité, une autre demande seulement le nom et la société. Les notifications sont désactivées pour un nouveau type de visite : activez-les dans l'onglet Notifications.

4. Testez sur le kiosque. Enregistrez-vous comme visiteur test pour chaque entreprise et vérifiez que les bons noms apparaissent.

Ce que le visiteur voit sur le kiosque

L'écran d'accueil montre les entreprises sous forme de types de visite, chacune avec sa couleur. Le visiteur choisit l'entreprise, remplit le formulaire et cherche la personne qu'il vient voir. Cette liste ne contient que les hôtes de cette entreprise. Le kiosque ne reçoit même pas les noms des autres entreprises, ni les adresses e-mail ou numéros de téléphone des hôtes.

Une entreprise a un seul interlocuteur, comme un office manager ? Sélectionnez uniquement cette personne. Le kiosque remplit lui-même l'hôte et le visiteur n'a rien à chercher. Après l'enregistrement, l'hôte reçoit aussitôt une notification par e-mail, SMS ou Microsoft Teams, selon ce que vous avez réglé pour ce type de visite.

Cela fonctionne sur le kiosque web dans le navigateur, dans l'application Android et quand un visiteur s'enregistre sans contact avec son propre smartphone.

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Qui gère quoi ?

Visit Portal fonctionne avec un compte par organisation. Dans un bâtiment partagé, c'est généralement le gestionnaire du bâtiment, l'accueil commun ou l'entreprise qui gère l'entrée. C'est lui qui configure les types de visite et les hôtes.

Les collaborateurs des entreprises n'ont pas besoin d'un compte pour recevoir une notification. Bon à savoir : toute personne qui se connecte au tableau de bord voit tous les visiteurs du compte, de toutes les entreprises. Il n'existe pas d'espace séparé par entreprise avec uniquement ses propres visiteurs. Si une entreprise veut gérer et exporter elle-même ses visiteurs, elle a intérêt à prendre son propre compte avec son propre kiosque.

Le pré-enregistrement se fait aussi depuis ce compte unique. Là, comme dans Outlook, vous choisissez parmi tous les hôtes. La restriction par type de visite s'applique à ce que le visiteur choisit lui-même sur le kiosque.

En plus : lors d'une évacuation, vous savez qui est à l'intérieur

Comme tous les visiteurs du bâtiment figurent dans un seul compte, l'équipe d'intervention voit en une seule liste qui est encore à l'intérieur, toutes entreprises confondues. Avec le module d'urgence des formules Plus et Premium, vous envoyez un message d'urgence et voyez, lors de l'appel au point de rassemblement, qui est déjà en sécurité. Pour vous exercer, lisez le déroulé d'un exercice d'évacuation avec des visiteurs.

Utile aussi au sein d'une seule entreprise

Les hôtes par type de visite ne servent pas qu'aux bâtiments partagés. Un chauffeur avec une livraison ne doit voir que l'équipe de l'entrepôt, un candidat seulement les RH et un sous-traitant seulement le responsable technique. Avec un seul hôte sélectionné par type de visite, la notification part directement à la bonne personne. En savoir plus sur les types de visite avec leur propre déroulement.

Checklist pour un bâtiment partagé

• Un compte Visit Portal pour le bâtiment, géré par le gestionnaire ou l'accueil

• Un type de visite par entreprise, avec son nom et sa propre couleur

• Par type de visite, les hôtes de cette entreprise, ou un seul interlocuteur

• Par type de visite, les notifications activées : e-mail, SMS ou Teams

• Une tablette comme kiosque à l'entrée commune

• Les nouveaux collaborateurs se cochent dans l'onglet Hôtes : ils ne sont pas ajoutés automatiquement

• Un hôte que vous rendez inactif disparaît automatiquement du kiosque

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