Enregistrement des visiteurs dans la logistique : check-in numérique des chauffeurs et des visiteurs

Dans un entrepôt ou un centre de distribution, l'activité ne s'arrête jamais. Des chauffeurs de camion viennent charger et décharger, des intérimaires commencent leur premier jour, des techniciens entretiennent les chariots élévateurs et les installations de tri, et des clients viennent réaliser un audit. Beaucoup de ces personnes ne parlent pas votre langue et ne viennent qu'une seule fois. Pourtant, elles doivent toutes savoir où elles peuvent rouler, marcher et attendre. Dans cet article, découvrez comment fonctionne l'enregistrement numérique des visiteurs et des chauffeurs dans la logistique.

Pourquoi l'enregistrement des visiteurs est différent dans la logistique

Un entrepôt est un environnement avec des chariots élévateurs, des chariots rétractables, des portes de quai et des camions en manœuvre. Un chauffeur qui descend de sa cabine et prend la mauvaise porte court un risque réel. À cela s'ajoute la barrière de la langue : vos chauffeurs viennent de toute l'Europe.

Un bon système d'enregistrement pour la logistique est donc rapide, multilingue et clair. Il n'enregistre pas seulement qui entre, il veille aussi à ce que chacun connaisse les règles de sécurité avant d'accéder au site.

Les limites d'une liste papier à la réception ou au poste de garde

• Des noms et des plaques d'immatriculation illisibles, surtout dans d'autres alphabets.

• Aucune preuve qu'un chauffeur connaît les règles de sécurité.

• Le service expédition ne sait pas qu'un chauffeur attend déjà.

• Lors d'une évacuation, personne ne sait combien d'intervenants externes se trouvent sur le site.

• Les données personnelles sont visibles par tous sur le comptoir.

Comment fonctionne l'enregistrement numérique des chauffeurs ?

Une tablette est installée à l'entrée, dans le local chauffeurs ou au poste de garde. Le chauffeur choisit sa langue, saisit son nom, sa société de transport et sa plaque d'immatriculation, et indique sa référence ou son numéro de chargement. Il consulte les consignes de sécurité et confirme les avoir comprises. Le service expédition reçoit une notification et sait que le chauffeur est prêt. Au départ, le chauffeur enregistre sa sortie.

Types de visite pour un entrepôt ou un centre de distribution

• Chauffeurs en chargement et déchargement : plaque d'immatriculation, société de transport, référence de chargement et courte vidéo de sécurité dans leur langue.

• Coursiers et services de livraison de colis : enregistrement ultrarapide sans vidéo.

• Intérimaires et nouveaux collaborateurs : brochure d'accueil, règles de sécurité et notification au chef d'équipe.

• Techniciens : maintenance des chariots élévateurs, des portes de quai ou des systèmes de tri, avec instructions obligatoires et notification au service technique.

• Clients et auditeurs : accueil dans la salle de réunion, accompagnement obligatoire dans les zones de travail.

Quels champs demander aux chauffeurs ?

• Nom et société de transport

• Plaque d'immatriculation du tracteur et de la semi-remorque

• Référence de chargement ou de déchargement

• Numéro de mobile, pour que le service expédition puisse appeler le chauffeur

• Langue

Vous déterminez vous-même quels champs sont obligatoires. Un coursier qui passe trois fois par jour ne doit pas répondre aux mêmes questions qu'un chauffeur qui vient pour la première fois.

Des consignes de sécurité dans la langue du chauffeur

C'est là que le gain est le plus important. Avant d'entrer sur le site ou de pénétrer dans l'entrepôt, un chauffeur doit savoir :

• Où il peut attendre et où c'est interdit

• Que le gilet fluo et les chaussures de sécurité sont obligatoires

• Quelles zones sont interdites aux piétons

• S'il doit rester dans sa cabine à la porte de quai, ou justement en sortir

• Ce qu'il doit faire en cas d'alarme

Avec Visit Portal, vous diffusez une vidéo de sécurité pendant l'enregistrement. Vous pouvez exiger que la vidéo soit regardée en entier avant que l'enregistrement soit finalisé. Vous pouvez ainsi prouver après coup que le chauffeur a été informé. L'enregistrement lui-même est disponible en plusieurs langues : un chauffeur polonais, roumain ou espagnol sait donc immédiatement ce que l'on attend de lui.

Liste d'évacuation pour l'ensemble de votre site

Lors d'une alarme incendie dans un centre de distribution, vos propres collaborateurs rejoignent rapidement le point de rassemblement. Mais combien de chauffeurs se trouvaient dans le local chauffeurs ? Avec la liste d'évacuation sur votre smartphone, vous voyez en temps réel qui est enregistré et n'est pas encore parti.

Gérer plusieurs entrées et sites de manière centralisée

Vous avez une entrée distincte pour les chauffeurs, une pour les visiteurs et une pour le personnel ? Ou plusieurs centres de distribution ? Placez un kiosque à chaque entrée et suivez tout depuis un seul tableau de bord. Pour chaque site, vous définissez vos propres types de visite, vidéos et personnes de contact.

Inviter à l'avance les fournisseurs et techniciens réguliers

Une société de maintenance qui vient transformer votre installation de tri pendant une semaine reçoit à l'avance un code QR longue durée. Les techniciens scannent chaque jour le même code et entrent en quelques secondes. Découvrez comment cela fonctionne dans Pré-enregistrer des visiteurs depuis Outlook.

Le RGPD et les données des chauffeurs

• Les chauffeurs ne voient pas les données des autres.

• Les données sont supprimées automatiquement après la durée de conservation que vous choisissez.

• Pour chaque type de visite, vous ne demandez que le nécessaire.

• Toutes les données sont stockées sous forme chiffrée.

Questions fréquentes sur l'enregistrement des chauffeurs

Un chauffeur peut-il s'enregistrer sans descendre de son camion ?

Cela dépend de l'endroit où vous placez le kiosque. De nombreuses entreprises installent la tablette dans le local chauffeurs ou au guichet du poste de garde. L'essentiel est que le chauffeur s'enregistre avant d'entrer dans l'entrepôt.

Dans quelles langues l'enregistrement est-il disponible ?

L'enregistrement est multilingue. Le chauffeur choisit sa langue sur le premier écran, et vous pouvez prévoir votre vidéo de sécurité dans les langues les plus parlées par vos chauffeurs.

Cela remplace-t-il un système de gestion de cour (yard management) ?

Non. Visit Portal gère qui entre, si cette personne connaît les règles de sécurité et qui est prévenu. La planification des quais et la réservation de créneaux restent dans vos propres systèmes.

Pour commencer

1. Créez un compte gratuit sur visitportal.io.

2. Configurez vos types de visite pour les chauffeurs, les coursiers, les techniciens et les visiteurs.

3. Importez votre vidéo de sécurité et rendez-la obligatoire.

4. Placez une tablette à l'entrée des chauffeurs.

5. Enregistrez votre premier chauffeur.

Envie de découvrir comment cela fonctionne dans votre entrepôt ou centre de distribution ? Démarrez votre essai gratuit de 14 jours. Vous êtes aussi actif dans la production ? Lisez alors notre article sur l'enregistrement des visiteurs dans l'industrie.