Enregistrement des visiteurs dans la pharma et les laboratoires : accès contrôlé et piste d'audit

Dans la pharma, la biotech et les laboratoires, le contrôle est primordial. Les processus sont validés, les écarts documentés et chaque étape doit être traçable. Pourtant, l'enregistrement des visiteurs se fait encore souvent sur papier à la réception. Lors d'un audit ou d'une inspection, vous voulez pouvoir montrer qui était présent, quand, et si cette personne a reçu les bonnes instructions. Dans cet article, découvrez comment fonctionne l'enregistrement numérique des visiteurs dans la pharma et les laboratoires.

Pourquoi l'enregistrement des visiteurs est différent dans la pharma et les laboratoires

Un visiteur dans un laboratoire ou un environnement de production peut causer plus de dégâts que dans un bureau. Pensez à la contamination d'une salle blanche, à l'exposition à des agents chimiques ou biologiques, ou à la fuite de données de recherche confidentielles. C'est pourquoi chaque intervenant externe doit connaître à l'avance les règles applicables, et vous voulez pouvoir le démontrer.

Les points faibles d'un registre des visiteurs papier

• Un registre papier est difficile à consulter quand un auditeur le demande.

• Vous n'avez aucune preuve qu'un visiteur a reçu les instructions d'habillage (gowning) ou les règles de sécurité.

• Les NDA signés sont rangés dans un classeur à part, sans lien avec la visite.

• Les noms des autres visiteurs, et donc de clients ou de partenaires, sont visibles sur le comptoir.

• Lors d'une évacuation, personne ne sait quels intervenants externes se trouvaient dans quelle zone.

Comment fonctionne l'accueil numérique dans une entreprise pharmaceutique ou un laboratoire ?

Le visiteur s'enregistre sur une tablette à l'entrée, ou scanne le code QR qu'il a reçu à l'avance. Il saisit ses coordonnées, signe l'accord de confidentialité, regarde la vidéo d'instruction obligatoire et confirme les règles. Son hôte reçoit une notification et vient le chercher. Tout est conservé avec la visite : heure d'arrivée et de départ, documents signés et instructions confirmées.

Types de visite dans la pharma et les laboratoires

• Auditeurs et inspecteurs : signature du NDA, accompagnement obligatoire, notification au service qualité.

• Techniciens et partenaires de service : maintenance d'appareils ou du système HVAC, consignes de sécurité obligatoires, notification au service technique.

• Fournisseurs : enregistrement rapide et livraison à la bonne zone de réception.

• Partenaires de recherche et clients : NDA, accueil dans la salle de réunion.

• Candidats et stagiaires : enregistrement de base, pas d'accès aux zones de laboratoire.

Confidentialité : faire signer un NDA électroniquement

En R&D et en production, la propriété intellectuelle vaut de l'or. Avec Visit Portal, vous faites signer aux visiteurs un accord de non-divulgation ou un engagement de confidentialité directement à l'écran. La version signée est automatiquement enregistrée et liée à la visite. Si quelqu'un demande plus tard qui a signé quel NDA, vous le retrouvez en quelques clics.

Visionnage obligatoire des instructions d'habillage et de sécurité

Avant d'entrer dans un laboratoire ou une zone de production, un visiteur doit savoir :

• Quels vêtements de protection sont obligatoires : blouse de laboratoire, charlotte, surchaussures, lunettes de sécurité

• Comment se déroule la procédure d'habillage

• Quelles zones ne sont accessibles qu'avec un accompagnateur

• Qu'il est interdit de manger, de boire et de prendre des photos

• Que faire en cas d'alarme ou d'incident impliquant des substances dangereuses

Diffusez une vidéo d'instruction pendant l'enregistrement et configurez-la pour qu'elle doive être regardée en entier. L'enregistrement ne se poursuit qu'une fois la vidéo terminée. Vous disposez ainsi d'une trace irréfutable que le visiteur a été informé.

Traçabilité pour les audits

Quand un auditeur demande qui se trouvait dans votre bâtiment un jour donné, vous ne voulez pas le faire attendre pendant que vous feuilletez un classeur. Dans le tableau de bord Visit Portal, vous recherchez par date, par visiteur ou par entreprise, et vous voyez immédiatement l'arrivée, le départ, l'hôte et les documents signés.

Liste d'évacuation

En cas d'alarme, vous voyez sur votre smartphone quels visiteurs sont encore enregistrés sur place. Surtout dans des bâtiments avec des zones de laboratoire et des sas, il est crucial de savoir si un intervenant externe se trouve encore à l'intérieur.

Inviter les visiteurs à l'avance

Un audit ou une réunion avec un partenaire de recherche se planifie longtemps à l'avance. Invitez le visiteur depuis Outlook : il reçoit un code QR personnel et peut passer directement à son arrivée. Pour un technicien de maintenance qui vient pendant une semaine, utilisez un code QR longue durée. Découvrez comment cela fonctionne dans Pré-enregistrer des visiteurs depuis Outlook.

RGPD

• Les visiteurs ne voient jamais les données des autres visiteurs.

• Les données sont supprimées automatiquement après la durée de conservation que vous définissez.

• Les données sont stockées sous forme chiffrée.

Questions fréquentes

Pouvons-nous utiliser des NDA différents selon le type de visiteur ?

Oui. Pour chaque type de visite, vous associez la déclaration applicable. Un auditeur ne signe pas le même document qu'un fournisseur.

Pouvons-nous prouver qu'un visiteur a regardé la vidéo d'instruction en entier ?

Oui. Si vous rendez la vidéo obligatoire, le visiteur ne peut terminer son enregistrement qu'une fois la vidéo entièrement lue.

S'agit-il d'un système GMP validé ?

Visit Portal est un système d'enregistrement des visiteurs, pas un système GMP validé. Il vous aide toutefois à enregistrer les visiteurs de manière traçable et à donner des instructions de façon démontrable. C'est votre service assurance qualité qui détermine comment l'intégrer dans votre système qualité.

Pour commencer

1. Créez un compte gratuit sur visitportal.io.

2. Configurez des types de visite pour les auditeurs, les techniciens, les fournisseurs et les partenaires.

3. Importez votre NDA et votre vidéo d'instruction.

4. Placez une tablette à l'entrée.

5. Accueillez votre premier visiteur.

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