L'enregistrement des visiteurs est-il obligatoire aux Pays-Bas ? Ce que disent l'Arbowet et le RGPD

Devez-vous enregistrer vos visiteurs ? Les facility managers, office managers et responsables de la prévention reçoivent régulièrement cette question de leur direction. La réponse courte : aux Pays-Bas, aucune loi ne dit littéralement que vous devez tenir un registre des visiteurs. La réponse longue est plus intéressante, car la loi néerlandaise sur les conditions de travail (Arbowet) et le RGPD rendent en pratique un bon enregistrement presque incontournable.

Ce que dit l'Arbowet

À l'article 3, paragraphe 1, point e, l'Arbeidsomstandighedenwet impose à l'employeur de veiller à ce que « des mesures efficaces soient prises en matière de premiers secours en cas d'accident, de lutte contre l'incendie et d'évacuation des travailleurs et des autres personnes présentes ». Ces autres personnes présentes, ce sont précisément vos visiteurs, vos fournisseurs et vos sous-traitants.

L'article 15 précise cette obligation pour les secours en entreprise. Selon le paragraphe 2, point c, les membres de vos équipes d'intervention internes (BHV) doivent pouvoir assurer « en situation d'urgence, l'alerte et l'évacuation de tous les travailleurs et des autres personnes présents dans l'entreprise ou l'établissement ».

Pour pouvoir évacuer tout le monde, il faut savoir qui est présent. Il n'existe donc pas d'obligation d'enregistrement en tant que telle, mais sans enregistrement, il vous sera difficile de démontrer que vous respectez cette obligation de sécurité. Pour savoir comment procéder en cas d'alarme, lisez BHV et évacuation : savoir qui est présent sur le site.

Pourquoi une liste papier ne suffit pas

Beaucoup d'entreprises ont un classeur ou un cahier à l'accueil. Cela ressemble à un enregistrement, mais lors d'une évacuation, ce système montre souvent ses limites :

• Les visiteurs notent rarement leur heure de départ, si bien que la liste ne montre pas qui est encore présent.

• En cas d'alarme, le classeur reste sur le comptoir, alors que votre équipe BHV se trouve au point de rassemblement.

• Chaque visiteur peut lire les noms, entreprises et numéros de téléphone des visiteurs précédents. C'est en soi un problème au regard du RGPD.

• Les sous-traitants présents pendant des semaines ne s'inscrivent plus après le premier jour.

Pour en savoir plus, lisez enregistrement papier des visiteurs : quelle valeur ajoutée réelle ?

Ce que le RGPD exige de vous

Les données des visiteurs sont des données personnelles. Vous avez donc besoin d'une base légale pour les traiter. Pour l'enregistrement des visiteurs, il s'agit généralement de l'intérêt légitime : vous voulez savoir qui se trouve dans votre bâtiment, pour la sécurité et en cas d'évacuation. Il en découle quelques règles claires :

• Ne demandez que ce dont vous avez besoin. Le nom, l'entreprise et la personne visitée suffisent généralement. Un numéro de mobile est utile pour une alerte d'urgence par SMS.

• Ne conservez pas les données plus longtemps que nécessaire. Le RGPD ne fixe pas de durée précise. Beaucoup d'organisations retiennent quelques semaines. Fixez votre durée de conservation et respectez-la. Pour en savoir plus : RGPD et enregistrement des visiteurs : confidentialité et durée de conservation.

• Protégez les données. Un visiteur ne doit pas pouvoir voir les données des visiteurs précédents.

• Informez vos visiteurs. Indiquez dans votre politique de confidentialité pourquoi vous les enregistrez et combien de temps vous conservez leurs données.

• Formalisez les accords avec votre fournisseur. Si vous utilisez un logiciel, un accord de traitement des données (DPA) est indispensable.

Pour tout savoir sur l'aspect vie privée, lisez notre guide sur l'enregistrement des visiteurs et le RGPD.

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Des secteurs aux règles plus strictes

Dans certains secteurs, les exigences vont au-delà de l'obligation générale de sécurité :

• Les entreprises qui manipulent des substances dangereuses relèvent souvent du décret néerlandais sur les risques d'accidents majeurs (Brzo) et appliquent des procédures strictes pour l'accès au site, comme sur la zone industrielle de Moerdijk.

• Les installations portuaires appliquent le code ISPS, qui impose un contrôle d'accès. En savoir plus sur l'enregistrement des visiteurs dans le port de Rotterdam.

• Les entités essentielles et importantes relèvent depuis le 15 août 2026 de la loi néerlandaise sur la cybersécurité (Cyberbeveiligingswet), qui transpose NIS2 aux Pays-Bas. Celle-ci exige une approche de la sécurité fondée sur les risques, dont la gestion des accès fait partie. Voir aussi NIS2 et sécurité physique.

• Les entreprises alimentaires font souvent confirmer des règles d'hygiène aux visiteurs, car les auditeurs le demandent. Voir l'enregistrement des visiteurs dans l'industrie alimentaire.

Comment l'organiser en pratique

1. Déterminez les données dont vous avez réellement besoin, par type de visite. Avec les types de visite, vous ne demandez pas la même chose à un fournisseur qu'à un candidat.

2. Fixez une durée de conservation et veillez à ce que les données soient ensuite supprimées ou anonymisées.

3. Veillez à ce que les visiteurs enregistrent leur arrivée, mais aussi leur départ, ou à ce que les visites encore ouvertes soient clôturées automatiquement après l'heure de fermeture.

4. Faites confirmer à vos visiteurs et sous-traitants vos consignes de sécurité dès leur arrivée.

5. Donnez à votre coordinateur BHV la liste à jour des personnes présentes, y compris au point de rassemblement.

6. Testez le dispositif lors de votre prochain exercice d'évacuation : la liste correspond-elle aux personnes réellement rassemblées dehors ?

Comment Visit Portal vous aide

Avec Visit Portal, chaque visiteur s'enregistre sur une tablette à l'accueil ou avec un code QR. Vous voyez en direct qui est présent, site par site, et en cas d'alarme, vous envoyez depuis votre téléphone, en une seule action, une alerte d'urgence par SMS à toutes les personnes présentes. Vous définissez vous-même une durée de conservation, après laquelle les données des visiteurs sont automatiquement anonymisées.

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Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. En cas de doute sur votre situation, renseignez-vous auprès de votre service de santé au travail (arbodienst) ou d'un juriste.