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› Sécurité et conformité
Chaque enregistrement au kiosque ou par QR devient immédiatement une ligne de votre liste des présences numérique. Sur le tableau de bord et sur votre téléphone, vous voyez qui est présent sur le site en ce moment, chez qui et depuis quand.
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Pour un conseiller en prévention, le suivi des présences des visiteurs n'est pas une tâche administrative mais une question de sécurité : lors d'une évacuation, vous devez savoir en quelques secondes qui se trouve dans le bâtiment. Un cahier posé sur le comptoir est illisible, incomplet et se trouve au mauvais endroit au mauvais moment. Un registre numérique qui consigne chaque arrivée et chaque départ vous donne cette liste partout où vous disposez d'un navigateur, y compris au point de rassemblement.
Le tableau de bord de Visit Portal affiche en haut le nombre de visiteurs actifs et, en dessous, la liste avec le nom, l'hôte et l'heure d'arrivée. La page Visiteurs va plus loin : vous filtrez par statut (enregistré, parti, en attente, approuvé, planifié, longue durée), par site où la personne s'est enregistrée et par date, et vous recherchez par nom. Sur un smartphone, le tableau se transforme en fiches, pour que la liste reste lisible même à l'extérieur.
Inclus dans toutes les formules. L'export CSV est disponible à partir de Plus et contient la page de la liste que vous consultez à ce moment-là.
Qui est présent ?
Vue instantanée, même sur votre téléphone
Le tableau de bord et la liste des visiteurs fonctionnent dans tous les navigateurs, sur tous les appareils. Lors d'une évacuation, vous ouvrez la liste sur votre smartphone au point de rassemblement et vérifiez qui est effectivement présent.
Filtrez par statut et par site
Avec plusieurs sites ou entrées, vous voyez pour chaque site qui s'y est enregistré. Combinez ce filtre avec le statut Enregistré et vous obtenez la liste des présences d'un seul bâtiment, sans tri manuel.
Le départ boucle la boucle
Les visiteurs enregistrent leur départ au kiosque, un collègue le fait depuis la liste, ou le système s'en charge en fin de journée. La vue d'ensemble reste ainsi exacte et personne n'apparaît à tort comme présent.
Comment ça marche
1
Le visiteur s'enregistre
Au kiosque, via un code QR ou pré-enregistré par un collègue : chaque enregistrement fait passer le statut à Enregistré et apparaît immédiatement sur le tableau de bord.
2
Ouvrez la vue d'ensemble
Allez sur le tableau de bord pour voir les visiteurs actifs ou sur Visiteurs pour la liste complète. Réglez le filtre de statut sur Enregistré et choisissez éventuellement un site.
3
Enregistrez le départ ou exportez
Clôturez manuellement la visite depuis la page de détail si le visiteur est parti sans enregistrer son départ. À partir de Plus, vous exportez la liste filtrée au format CSV pour un rapport ou un contrôle.
Questions fréquentes
Puis-je imprimer la liste des présences lors d'une évacuation ?
Il n'y a pas de bouton d'impression dédié. La liste est conçue pour être consultée en temps réel sur un téléphone ou une tablette, afin d'être toujours à jour. Si vous souhaitez malgré tout un fichier, exportez la liste filtrée au format CSV à partir de Plus.
La liste des visiteurs présents est-elle vraiment à jour ?
Chaque arrivée et chaque départ est immédiatement enregistré dans la base de données. Dès que vous ouvrez ou actualisez le tableau de bord ou la liste des visiteurs, vous voyez la situation à cet instant, y compris un enregistrement effectué au kiosque il y a une minute.
Un collègue peut-il enregistrer le départ d'un visiteur oublié ?
Oui. Ouvrez le visiteur dans la liste et enregistrez manuellement son départ : cette action est consignée dans le journal d'activité. Les visiteurs encore enregistrés le soir voient leur départ enregistré automatiquement à l'heure de fin de journée définie.
À découvrir aussi
Notification d'urgence à toutes les personnes présentes
En cas d'incendie ou d'évacuation, vous devez savoir rapidement que chaque visiteur reçoit le message. En un seul envoi, vous adressez un SMS à tous les visiteurs enregistrés et vous voyez pour chaque personne si l'envoi a réussi.
En savoir plus →
Tableau de bord
Le tableau de bord affiche sur un seul écran combien de visiteurs ont été enregistrés aujourd'hui, ce mois-ci et cette année, qui est présent sur le site en ce moment et quels enregistrements attendent encore une approbation. Dès que vous ouvrez votre ordinateur portable, vous savez ainsi ce qui se passe.
En savoir plus →
Départ en autonomie
Un visiteur qui s'en va appuie sur Départ, tape quelques lettres de son nom et confirme. Sa visite est clôturée à l'heure exacte, l'hôte est prévenu si vous le souhaitez et votre liste des présences est à nouveau exacte.
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