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Le tableau de bord affiche sur un seul écran combien de visiteurs ont été enregistrés aujourd'hui, ce mois-ci et cette année, qui est présent sur le site en ce moment et quels enregistrements attendent encore une approbation. Dès que vous ouvrez votre ordinateur portable, vous savez ainsi ce qui se passe.
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Sans tableau de bord pour votre accueil, l'information est dispersée : un registre papier, une boîte mail remplie d'enregistrements et un collègue qui sait qui est encore sur place. Des questions comme le nombre de visiteurs reçus ce mois-ci ou qui doit encore être approuvé demandent alors des recherches. Le tableau de bord de Visit Portal regroupe ces chiffres sur une seule page, les met à jour automatiquement à chaque enregistrement et compare aujourd'hui à hier et ce mois-ci au mois précédent.
En haut figurent trois cartes avec un petit graphique : les visites d'aujourd'hui par heure, celles de ce mois par jour et celles de cette année par mois. Pour aujourd'hui et ce mois-ci, vous voyez l'écart par rapport à hier et au mois précédent. En dessous suivent le nombre d'approbations en attente, la durée moyenne des visites clôturées au cours de la semaine écoulée et l'heure la plus chargée des trente derniers jours. Une liste des visiteurs actifs avec leur hôte et les dix événements les plus récents complètent la vue d'ensemble.
Inclus dans chaque formule. La durée moyenne de visite est calculée sur les visites clôturées des sept derniers jours, l'heure de pointe sur les arrivées des trente derniers jours.
Tableau de bord
Des chiffres sans chercher
Les compteurs du jour, du mois et de l'année sont mis à jour à chaque enregistrement. Inutile d'ouvrir une liste ou de compter pour donner un chiffre exact à votre direction.
Aucune approbation ne passe entre les mailles du filet
La carte des approbations en attente indique combien d'enregistrements attendent encore une décision. Un visiteur qui vient demain ne reste donc pas oublié dans une boîte mail jusqu'à ce que quelqu'un le remarque.
Adaptez vos effectifs aux heures de pointe
L'heure la plus chargée et la durée moyenne de visite vous indiquent quand l'accueil doit être occupé et combien de temps les visiteurs restent sur place. Pratique pour planifier les pauses, les salles de réunion et le parking.
Comment ça marche
1
Connectez-vous sur votre ordinateur
Une fois connecté, vous trouvez le tableau de bord dans le menu. Il fonctionne dans le navigateur : rien à installer sur le PC de l'accueil ni sur votre propre ordinateur portable.
2
Lisez les cartes en haut de page
Les visites du jour, du mois et de l'année s'affichent au sommet de la page avec leur petit graphique. Plus bas suivent les approbations, la durée de visite et l'heure de pointe, ainsi que la liste des visiteurs actuellement présents.
3
Suivez l'activité récente
Le bloc Activité récente affiche les dix derniers événements : enregistrements, arrivées, départs, approbations et paramètres modifiés. Pour remonter plus loin, ouvrez à partir de là le journal d'activité complet.
Questions fréquentes
Que vois-je sur le tableau de bord d'un logiciel d'enregistrement des visiteurs ?
Le nombre de visites du jour, du mois et de l'année, le nombre d'enregistrements en attente d'approbation, la durée moyenne de visite, l'heure la plus chargée, les visiteurs présents en ce moment avec leur hôte et les dix derniers événements. Le tout sur une seule page, sans rien à configurer.
À quelle vitesse les chiffres du tableau de bord sont-ils mis à jour ?
Les chiffres sont récupérés à l'ouverture de la page et conservés temporairement trente secondes au maximum. Un visiteur qui vient de s'enregistrer au kiosque est donc comptabilisé presque immédiatement lorsque vous actualisez la page.
Toute l'équipe peut-elle consulter le tableau de bord ?
Oui. Chaque formule comprend un nombre illimité d'utilisateurs : vous pouvez donc donner à l'accueil, aux RH et aux services généraux leur propre identifiant. Chaque utilisateur voit les mêmes chiffres de votre organisation, et les rôles déterminent qui peut modifier quoi.
À découvrir aussi
Approbation par l'hôte
Activez l'approbation et chaque nouvel enregistrement reçoit le statut En attente. L'hôte reçoit une demande, approuve ou refuse le visiteur dans le tableau de bord, et le visiteur reçoit automatiquement un message avec la décision.
En savoir plus →
Vue d'ensemble des visiteurs
La vue d'ensemble des visiteurs est votre registre des visiteurs numérique : chaque enregistrement, qu'il ait eu lieu au kiosque, via un code QR ou à l'avance, figure dans une seule liste consultable. Recherchez un nom, filtrez par statut ou par période et ouvrez le détail d'une visite.
En savoir plus →
Journal d'activité
Chaque enregistrement, arrivée, départ, approbation et modification de vos paramètres est consigné dans un seul journal consultable. Face à une question de la direction, un audit ou un incident, vous pouvez ainsi reconstituer précisément ce qui s'est passé et quand.
En savoir plus →
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