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› Kiosque et enregistrement
Un visiteur qui s'en va appuie sur Départ, tape quelques lettres de son nom et confirme. Sa visite est clôturée à l'heure exacte, l'hôte est prévenu si vous le souhaitez et votre liste des présences est à nouveau exacte.
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Le départ des visiteurs au kiosque résout un problème que toutes les réceptions connaissent : le registre des visiteurs est rempli de personnes parties depuis longtemps. Lors d'une évacuation, vous comptez alors des fantômes, et vos chiffres sur la durée des visites ne veulent rien dire. Grâce au bouton de départ sur le kiosque, le visiteur clôture lui-même sa visite, même quand le personnel d'accueil est déjà parti.
Une fois l'option activée, un bouton Départ apparaît sur l'écran d'accueil. Le visiteur saisit au moins trois caractères de son nom, de son adresse e-mail ou de son entreprise et ne voit que les visiteurs enregistrés qui correspondent, avec leur nom, leur entreprise et l'hôte visité. Un appui, une confirmation, et la visite passe au statut Parti avec l'heure exacte. Vous pouvez ensuite afficher une courte question de satisfaction sur le kiosque ou envoyer une demande d'évaluation par e-mail ou par SMS.
Inclus dans chaque formule, désactivé par défaut. Les visiteurs qui oublient d'enregistrer leur départ sont automatiquement indiqués comme partis à l'heure de fin de journée que vous avez définie.
Départ en autonomie
Un registre fiable
Le visiteur qui enregistre son départ disparaît de la liste des présences. Votre liste d'évacuation et vos chiffres sur la durée des visites sont donc fiables, sans que l'accueil doive faire le tri à la main chaque soir.
Aucun nom d'autres visiteurs
Le kiosque n'affiche jamais de liste complète. Ce n'est qu'après la saisie de trois caractères qu'apparaissent les seuls visiteurs correspondants, si bien que personne ne peut parcourir la liste des visiteurs du jour.
L'hôte sait que la visite est terminée
Configurez par type de visite l'envoi d'un message à l'hôte au départ du visiteur. Pratique pour libérer une salle de réunion ou savoir si un sous-traitant a quitté le bâtiment.
Comment ça marche
1
Activez le départ au kiosque
Allez dans Paramètres, Paramètres du kiosque et activez Départ via kiosque. Le bouton apparaît sur l'écran d'accueil de chaque tablette associée.
2
Le visiteur retrouve son nom
Le visiteur appuie sur Départ et saisit une partie de son nom, de son e-mail ou de son entreprise. Il se sélectionne dans la courte liste et confirme à l'écran suivant.
3
La visite est clôturée
Le statut passe à Parti avec l'heure, l'hôte reçoit un message si vous l'avez configuré et le kiosque revient à l'écran d'accueil après quelques secondes.
Vie privée et RGPD
Le RGPD impose de ne pas afficher plus que nécessaire et de ne rien conserver plus longtemps que nécessaire. Le départ au kiosque est conçu sur ce principe.
Aucune liste de visiteurs à l'écran
Le kiosque n'affiche jamais la liste complète des personnes présentes. Ce n'est qu'après la saisie de trois caractères qu'apparaissent les visiteurs enregistrés correspondants, dix au maximum, avec leur nom, leur entreprise et leur hôte. Sans connaître le nom, on ne voit rien.
Un registre fiable, même lors d'une évacuation
Chaque départ est enregistré avec l'heure exacte. Les visiteurs qui oublient d'enregistrer leur départ sont automatiquement indiqués comme partis en fin de journée de travail, si bien que votre liste des présences ne contient pas de personnes parties depuis longtemps.
Hébergé dans l'UE, avec accord de traitement des données
Les données des visiteurs sont stockées dans un datacenter situé à Paris. Visit Portal agit comme sous-traitant au sens du RGPD ; l'accord de traitement des données (DPA) figure au bas de chaque page du site.
Vous définissez vous-même la durée de conservation : les visites plus anciennes sont automatiquement anonymisées chaque nuit. Vous pouvez toujours supprimer un visiteur plus tôt dans le tableau de bord.
Questions fréquentes
Un visiteur peut-il enregistrer par erreur le départ de quelqu'un d'autre ?
Le risque est faible : il doit saisir au moins trois caractères et ne voit alors que les visiteurs dont le nom, l'e-mail ou l'entreprise contient ces lettres, puis un écran de confirmation affiche le nom, l'entreprise et l'hôte. Si cela arrive malgré tout, le départ figure avec son heure dans le journal d'activité.
Que se passe-t-il si un visiteur oublie d'enregistrer son départ ?
Il reste alors indiqué comme présent jusqu'à la fin de la journée. À l'heure que vous avez définie comme fin de journée de travail, le système enregistre automatiquement le départ de tous les visiteurs encore présents. Un collègue peut aussi le faire manuellement plus tôt dans le tableau de bord.
Puis-je demander un avis au moment du départ ?
Oui. Sous Évaluation, vous choisissez si le kiosque demande une note de une à cinq étoiles juste après le départ, ou si le visiteur reçoit ensuite une demande par e-mail ou par SMS. Vous pouvez aussi combiner les deux.
À découvrir aussi
Départ automatique
Tous les visiteurs n'enregistrent pas leur départ au kiosque. Avec le départ automatique, le système clôture chaque soir, à l'heure que vous choisissez, les visites encore ouvertes, pour que la liste des présences soit à nouveau vide et fiable le lendemain matin.
En savoir plus →
Qui est présent ?
Chaque enregistrement au kiosque ou par QR devient immédiatement une ligne de votre liste des présences numérique. Sur le tableau de bord et sur votre téléphone, vous voyez qui est présent sur le site en ce moment, chez qui et depuis quand.
En savoir plus →
Évaluation des visiteurs
Demandez aux visiteurs une note de 1 à 5 étoiles lorsqu'ils enregistrent leur départ au kiosque, ou envoyez la demande après coup par SMS ou par e-mail. Les notes et commentaires apparaissent sur la fiche du visiteur et dans vos statistiques, pour que vous voyiez comment l'accueil est perçu.
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