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› Sécurité et conformité
Tous les visiteurs n'enregistrent pas leur départ au kiosque. Avec le départ automatique, le système clôture chaque soir, à l'heure que vous choisissez, les visites encore ouvertes, pour que la liste des présences soit à nouveau vide et fiable le lendemain matin.
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Le départ automatique des visiteurs résout un problème que toutes les réceptions connaissent : après la réunion, un visiteur file directement au parking et reste inscrit comme présent dans le registre. Au bout de quelques semaines, votre liste compte des dizaines de visiteurs fantômes, votre liste des présences en cas d'évacuation n'est plus fiable et vos statistiques de durée de visite ne valent plus rien. Le nettoyage manuel prend du temps et passe à la trappe dès qu'il y a du monde.
Dans les paramètres d'organisation de Visit Portal, vous définissez un fuseau horaire et une heure de fin de journée, par défaut 18h00. Pour chaque type de visite, l'option Activer la déconnexion automatique détermine si cette règle s'applique, ce qui vous permet par exemple d'exclure l'équipe de nuit d'un sous-traitant. Après l'heure de fin, une tâche planifiée enregistre le départ de tous les visiteurs concernés encore présents, une fois par jour, avec « automatique » comme mode de départ.
Inclus dans toutes les formules. La tâche s'exécute à intervalles réguliers : le départ est donc enregistré dans les heures qui suivent l'heure de fin définie, et non à la minute près.
Départ automatique
Une liste propre chaque matin
Chaque jour, vous commencez avec un registre qui n'affiche que les personnes réellement présentes. La liste des présences en cas d'évacuation est ainsi fiable et vos chiffres de durée de visite restent honnêtes.
Réglable par type de visite
Un candidat venu pour un entretien d'embauche est certainement parti à 18h00, une entreprise de maintenance qui travaille toute la nuit, non. Activez ou désactivez l'option par type de visite, pour que la règle corresponde à la réalité du terrain.
Visible sur le tableau de bord
Chaque départ automatique apparaît dans l'activité récente du tableau de bord sous forme de notification distincte indiquant le nombre de visiteurs, séparément des départs manuels. Vous voyez donc toujours pourquoi quelqu'un a le statut Parti.
Comment ça marche
1
Définissez l'heure de fin
Allez dans Paramètres et, dans les préférences de l'organisation, choisissez votre fuseau horaire et l'heure de fin de journée. Cette heure s'applique à toute l'organisation.
2
Choisissez par type de visite
Ouvrez chaque type de visite et activez ou désactivez l'option Activer la déconnexion automatique. Par défaut, l'option est activée, pour que les nouveaux types soient pris en compte immédiatement.
3
Laissez le système travailler
Après l'heure de fin, les visites encore ouvertes pour ces types sont clôturées. Le tableau de bord affiche une notification indiquant le nombre de visiteurs dont le départ a été enregistré automatiquement.
Questions fréquentes
Quand le départ des visiteurs oubliés est-il enregistré automatiquement ?
Après l'heure de fin que vous choisissez dans les paramètres de l'organisation, par défaut 18h00 dans votre propre fuseau horaire. La tâche s'exécute périodiquement et traite une fois par jour toutes les visites encore ouvertes. Un visiteur qui s'enregistre après l'heure de fin est pris en compte le soir suivant.
Le visiteur reçoit-il un message lors du départ automatique ?
Non, aucun message n'est envoyé concernant le départ lui-même. Si vous avez activé les demandes d'évaluation, le visiteur reçoit toutefois après le départ automatique la demande habituelle d'évaluer sa visite, comme après un départ enregistré au kiosque.
Puis-je aussi enregistrer manuellement le départ des visiteurs ?
Oui, toujours. Un collègue enregistre le départ d'un visiteur depuis la liste des visiteurs, et le visiteur peut le faire lui-même au kiosque si vous y avez activé l'enregistrement du départ. Le départ automatique est le filet de sécurité pour ceux qui oublient les deux.
À découvrir aussi
Départ en autonomie
Un visiteur qui s'en va appuie sur Départ, tape quelques lettres de son nom et confirme. Sa visite est clôturée à l'heure exacte, l'hôte est prévenu si vous le souhaitez et votre liste des présences est à nouveau exacte.
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Qui est présent ?
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Types de visite avec leur propre workflow
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