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› Kiosque et enregistrement
Un fournisseur n'a pas à signer de NDA et un candidat n'a pas à regarder de vidéo de sécurité. Avec les types de visite, vous définissez pour chaque sorte de visite les champs, l'accord, la vidéo et les notifications que le kiosque affiche, pour que chaque visiteur ne parcoure que les étapes qui le concernent.
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Les types de visite avec leur propre workflow résolvent un problème classique : un formulaire d'enregistrement unique, à la fois trop long et trop court pour tout le monde. Le sous-traitant doit confirmer les consignes de sécurité, le client veut surtout joindre rapidement son contact et le coursier doit simplement signaler qu'il est arrivé. Dans Visit Portal, vous créez pour chacune de ces situations un type de visite distinct, avec exactement les étapes qui lui correspondent.
Chaque type de visite reçoit un nom, une description et une couleur, qui apparaissent sur l'écran d'accueil du kiosque. Pour chaque type, vous choisissez les champs du formulaire affichés et obligatoires, si un accord avec signature s'y ajoute, si une vidéo de sécurité suit et par quels canaux l'hôte reçoit une notification : e-mail, SMS ou Microsoft Teams, éventuellement avec un texte de message personnalisé. Vous dupliquez un type existant en un clic pour en créer une variante.
Inclus dans chaque formule. Les notifications via Microsoft Teams nécessitent un environnement Microsoft 365 connecté.
Types de visite avec leur propre workflow
Les bonnes étapes pour chaque visiteur
Un sous-traitant passe par l'accord et la vidéo, un client uniquement par le formulaire court. L'enregistrement reste ainsi bref quand c'est possible et complet quand c'est nécessaire, sans kiosque séparé pour chaque public.
Un choix clair sur l'écran d'accueil
Chaque type de visite apparaît sur le kiosque sous forme de carte colorée, avec un nom et une courte description. Si vous n'avez qu'un seul type, le kiosque saute l'écran de choix et ouvre directement le formulaire.
Traduits et dupliqués
Vous traduisez le nom, la description et le texte de l'accord langue par langue, automatiquement par IA si vous le souhaitez. Vous créez rapidement un nouveau type en dupliquant un type existant et en ne modifiant que les différences.
Comment ça marche
1
Créez un type de visite
Allez dans Paramètres, Types de visite et ajoutez un type. Donnez-lui un nom, une description et une couleur, puis activez-le dès que la configuration est prête.
2
Configurez les étapes
Choisissez, onglet par onglet, les champs du formulaire, l'accord avec ou sans signature, la vidéo de sécurité et les canaux de notification adaptés à ce type de visite.
3
Vérifiez sur le kiosque
Ouvrez le kiosque et parcourez vous-même l'enregistrement comme visiteur test. Les modifications des champs et des étapes apparaissent immédiatement, sans devoir redémarrer la tablette.
Questions fréquentes
Quels types de visite trouve-t-on par défaut ?
Au départ, un type général Visiteur est prêt à l'emploi. Vous ajoutez vous-même des types comme Livraison, Sous-traitant ou Entretien d'embauche, chacun avec sa propre couleur et ses propres étapes. Au moins un type de visite doit toujours rester activé, sinon le kiosque n'a rien à afficher.
Chaque type de visite peut-il envoyer des notifications différentes ?
Oui. Pour chaque type de visite, vous activez ou désactivez séparément l'e-mail, le SMS et Microsoft Teams, et vous rédigez votre propre texte de message avec des variables comme le nom, l'entreprise et l'objet de la visite. Le responsable d'entrepôt reçoit ainsi un SMS lors d'une livraison, et le recruteur un message Teams à l'arrivée d'un candidat.
Puis-je désactiver un type de visite pendant un certain temps ?
Oui, chaque type dispose d'un interrupteur. Les types désactivés disparaissent du kiosque, mais vos paramètres sont conservés : vous pouvez donc les réactiver facilement plus tard. Vous ne pouvez pas désactiver le dernier type actif, sinon le kiosque serait vide.
À découvrir aussi
Formulaires d'enregistrement personnalisés
Déterminez vous-même les données qu'un visiteur doit saisir : du nom et de l'entreprise à une liste déroulante ou une case à cocher obligatoire. Vous activez les champs, les rendez obligatoires et les faites glisser dans l'ordre souhaité, par type de visite et en cinq langues.
En savoir plus →
Accord avec signature
Présentez aux visiteurs votre règlement intérieur, vos règles de sécurité ou votre accord de confidentialité sur le kiosque et faites-les accepter d'une case à cocher et, si vous le souhaitez, d'une signature au doigt. Ce qu'ils ont signé, quand et sur quel appareil, est conservé avec la fiche du visiteur.
En savoir plus →
Vidéo de sécurité ou d'instruction
Faites regarder une vidéo de sécurité ou d'instruction aux sous-traitants, chauffeurs ou nouveaux visiteurs pendant leur enregistrement. Si vous rendez le visionnage complet obligatoire, le bouton Continuer reste désactivé tant qu'au moins 90 % de la vidéo n'a pas été lu, et l'avance rapide ne fonctionne pas.
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