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› Pré-enregistrement et code QR
Une visite planifiée n'a pas lieu ? Annulez-la depuis la page de détail. Le visiteur reçoit automatiquement un e-mail d'annulation, son code QR devient invalide et le statut dans votre liste passe à Annulé.
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Annuler une visite et révoquer le code QR est indispensable dès qu'un rendez-vous n'a plus lieu, sinon l'invitation continue simplement de fonctionner. Un visiteur non prévenu se présente alors à la porte, ou pire : l'invitation d'un visiteur qui n'est plus le bienvenu donne toujours accès à l'enregistrement. En annulant, vous réglez les deux problèmes : l'invité sait que la visite n'a pas lieu et son code n'a plus aucune valeur.
Ouvrez le visiteur dans la liste des visiteurs et cliquez sur Annuler la visite. C'est possible pour les visites planifiées et les codes QR longue durée. Le statut devient Annulé, le code d'enregistrement et l'image QR enregistrée sont effacés, et le visiteur reçoit un e-mail d'annulation dans la langue de son invitation, avec la date barrée et le nom de l'hôte. S'il scanne malgré tout, le kiosque indique que le code n'est plus valable. S'il ouvre le lien sur son téléphone, il voit Lien non valide.
Inclus dans chaque formule. Une visite annulée ne peut pas être réactivée : pour une nouvelle date, vous créez un nouveau pré-enregistrement avec un nouveau code QR.
Annulation gérée
Visiteur prévenu immédiatement
L'e-mail d'annulation part automatiquement, avec un message clair, les détails de la visite annulée et la demande de prendre contact pour fixer une nouvelle date. Vous n'avez pas à rédiger d'e-mail vous-même.
Le code ne fonctionne plus nulle part
Après l'annulation, chaque kiosque refuse le code QR et le lien de l'e-mail ne fonctionne plus. Vous révoquez de la même façon le QR longue durée d'un sous-traitant, quelle que soit la date de fin que vous aviez choisie.
Une trace dans le journal d'activité
L'envoi de l'e-mail d'annulation est consigné dans le journal d'activité, avec le visiteur et l'heure. Le visiteur reste dans votre liste avec le statut Annulé, pour que vous sachiez plus tard ce qui s'est passé.
Comment ça marche
1
Ouvrez le visiteur
Allez dans la liste des visiteurs, filtrez sur Planifié ou Longue durée si la liste est longue et ouvrez la page de détail du visiteur qui ne viendra plus.
2
Cliquez sur Annuler la visite
Confirmez l'annulation. Le statut passe à Annulé et le code d'enregistrement est effacé immédiatement, si bien que le code QR ne fonctionne plus nulle part à partir de ce moment.
3
Le visiteur reçoit l'e-mail
L'e-mail d'annulation part dans la langue de l'invitation. Le visiteur souhaite une nouvelle date ? Pré-enregistrez-le simplement à nouveau et il recevra un nouveau code QR.
Questions fréquentes
L'hôte reçoit-il aussi une notification en cas d'annulation ?
Non, l'e-mail d'annulation est envoyé au visiteur. Prévenez vous-même votre collègue si nécessaire. Dans la liste des visiteurs, la visite affiche toutefois immédiatement le statut Annulé, si bien que l'accueil voit d'un coup d'œil que plus personne n'est attendu.
Puis-je annuler une visite si le visiteur a déjà enregistré son arrivée ?
Non, l'annulation est prévue pour les visites qui n'ont pas encore commencé : les visites planifiées et les codes QR longue durée. Si le visiteur est déjà sur place, enregistrez son départ via la page de détail ou le kiosque. Sa visite est alors simplement clôturée.
Que contient l'e-mail d'annulation envoyé au visiteur ?
Un court message indiquant que la visite est annulée, la date et l'heure initiales barrées, le nom de l'hôte et une invitation à prendre contact pour un nouveau rendez-vous. L'e-mail porte votre logo et s'affiche dans la langue de l'invitation initiale.
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Pré-enregistrement avec invitation par code QR
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