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› Pré-enregistrement et code QR
Planifiez une visite à une date et une heure précises, et le visiteur reçoit immédiatement une invitation avec un code QR personnel. À l'accueil, un seul scan suffit, et l'hôte est automatiquement notifié dès que son visiteur est arrivé.
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Pré-enregistrer vos visiteurs épargne à votre accueil la cohue du moment même. Sans préparation, chaque visiteur doit saisir à son arrivée son nom, son entreprise et sa personne de contact, pendant que le personnel d'accueil cherche l'hôte et l'appelle. Avec un pré-enregistrement, tout est prêt avant l'arrivée du visiteur : les données sont remplies, le type de visite est choisi et l'hôte est associé. Le visiteur n'a plus qu'à montrer son code QR.
Dans Visit Portal, ouvrez sous Visiteurs le formulaire Enregistrer un nouveau visiteur. Choisissez un type de visite, remplissez les champs de ce type, recherchez l'hôte et sélectionnez la date et l'heure prévues. Lors de la sauvegarde, la visite reçoit le statut Planifié, le système crée un code d'enregistrement unique et l'e-mail d'invitation avec le code QR est envoyé. Sur la page de détail, vous voyez quand l'invitation a été envoyée et vous pouvez la renvoyer ou annuler la visite.
Inclus dans chaque formule : votre administrateur active Pré-enregistrement des visiteurs sous Paramètres, Général. Le code QR longue durée est disponible dans Plus et Premium.
Pré-enregistrement avec invitation par code QR
Un accueil plus rapide
Les données du visiteur sont déjà dans le système. À son arrivée, il scanne son code au kiosque ou s'enregistre sur son téléphone, sans remplir de formulaire.
L'hôte sait qui arrive
Lors du pré-enregistrement, vous désignez un collègue comme hôte. Dès que le visiteur s'enregistre, ce collègue reçoit une notification via le canal que vous avez configuré : e-mail, SMS ou Microsoft Teams.
Tout reste modifiable
Si l'e-mail s'est égaré, renvoyez l'invitation depuis la page de détail. Si la visite n'a pas lieu, annulez-la au même endroit : le visiteur reçoit automatiquement un e-mail d'annulation.
Comment ça marche
1
Choisissez le type de visite et l'hôte
Ouvrez Enregistrer un nouveau visiteur, choisissez le type de visite et remplissez les champs propres à ce type. Recherchez l'hôte par son nom dans la liste des collègues.
2
Fixez la date et l'heure
Choisissez la date et l'heure prévues. Vous attendez un sous-traitant qui restera plusieurs semaines ? Activez plutôt le code QR longue durée avec une période de validité.
3
Sauvegardez, l'e-mail part
Après la sauvegarde, la visite figure avec le statut Planifié dans votre liste et le visiteur reçoit son invitation avec code QR, dans la langue que vous utilisez à ce moment-là dans l'interface.
Questions fréquentes
Puis-je pré-enregistrer des visiteurs sans adresse e-mail ?
Vous pouvez enregistrer un visiteur sans adresse e-mail, mais aucune invitation n'est alors envoyée, et donc aucun code QR. Le visiteur se présente alors au kiosque et l'accueil peut enregistrer son arrivée depuis la liste des visiteurs. Pour un accueil fluide avec code QR, l'adresse e-mail est nécessaire.
Que voit le visiteur dans l'invitation ?
L'e-mail indique la date, l'heure et le nom de l'hôte, suivis du code QR personnel et de brèves instructions. Si vous ajoutez dans les paramètres un itinéraire, un lien vers la carte ou les identifiants Wi-Fi, ils y figurent également. Vous choisissez la formule d'appel et les textes pour chaque langue.
Puis-je aussi pré-enregistrer un visiteur via Outlook ?
Oui. Avec le complément Outlook, vous invitez directement les participants externes d'un rendez-vous en tant que visiteurs. La date et l'heure proviennent du rendez-vous et le pré-enregistrement se fait automatiquement dès que vous envoyez le rendez-vous, avec un code QR propre à chaque participant.
À découvrir aussi
E-mail d'invitation sur mesure
Chaque visiteur pré-enregistré reçoit un e-mail d'invitation avec son code QR. Vous définissez vous-même l'objet, la formule d'appel et les instructions pour chaque langue, et vous ajoutez un itinéraire, un lien vers la carte et les identifiants Wi-Fi.
En savoir plus →
Scan au kiosque
Un visiteur pré-enregistré présente le code QR de son invitation devant la caméra frontale de la tablette. Le kiosque reconnaît le code, enregistre son arrivée et prévient l'hôte, sans que personne ait à saisir quoi que ce soit.
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Complément Outlook
Avec le complément Outlook, vous invitez les participants externes d'un rendez-vous en tant que visiteurs. Le pré-enregistrement se fait automatiquement dès que vous envoyez le rendez-vous, et l'itinéraire et les identifiants Wi-Fi sont joints à l'invitation.
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