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› Kiosque et enregistrement
Activez l'approbation et chaque nouvel enregistrement reçoit le statut En attente. L'hôte reçoit une demande, approuve ou refuse le visiteur dans le tableau de bord, et le visiteur reçoit automatiquement un message avec la décision.
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Approuver les visiteurs avant de leur donner accès est indispensable là où tout le monde ne peut pas entrer librement : un datacenter, un laboratoire, un hall de production ou simplement un bureau où des représentants passent à l'improviste. Sans réception, personne ne décide sinon qui peut aller plus loin. Avec l'approbation dans Visit Portal, un visiteur reste en attente jusqu'à ce qu'un collègue dise explicitement oui.
Dans les paramètres, activez Les visiteurs doivent être approuvés. Chaque enregistrement sur le kiosque reçoit alors le statut En attente au lieu d'Enregistré, et l'hôte choisi reçoit par e-mail ou par SMS une demande avec un lien vers le visiteur. Dans le tableau de bord, il choisit Approuver ou Rejeter. En cas d'approbation, l'arrivée du visiteur est enregistrée et il reçoit par e-mail ou par SMS un message lui indiquant qu'il est le bienvenu. En cas de refus, il reçoit un message de refus. Qui a approuvé et quand : tout figure dans le journal d'activité.
Inclus dans chaque formule. Le paramètre s'applique à toute l'organisation, pas par type de visite, et l'approbation se fait dans le tableau de bord via le lien contenu dans la demande.
Approbation par l'hôte
Personne n'entre sans un oui
Un visiteur en attente ne compte pas comme enregistré. Ce n'est qu'après l'approbation d'un collègue que le statut change et que le message de bienvenue part, si bien que vous savez toujours qui a été admis en connaissance de cause.
Le visiteur n'est pas laissé dans l'incertitude
Dès qu'un collègue décide, le visiteur reçoit automatiquement un message dans la langue de son enregistrement : bienvenue, ou malheureusement pas. L'accueil n'a rien à expliquer et le visiteur n'a pas à deviner.
Traçable après coup
Le tableau de bord affiche le nombre d'approbations en attente, et le journal d'activité conserve qui a admis un visiteur et quand. Dans les analyses, disponibles à partir de la formule Plus, vous voyez en outre le taux d'approbation et le délai moyen d'approbation.
Comment ça marche
1
Activez l'approbation
Allez dans Paramètres, Paramètres du kiosque et cochez Les visiteurs doivent être approuvés. Le paramètre s'applique immédiatement à tous les types de visite de votre organisation.
2
L'hôte reçoit une demande
Après l'enregistrement, l'hôte reçoit un e-mail ou un SMS avec les données du visiteur et un lien vers sa fiche détaillée dans le tableau de bord.
3
Décider en un clic
L'hôte choisit Approuver ou Rejeter. Le visiteur reçoit immédiatement un message et, en cas d'approbation, apparaît comme enregistré dans le registre des visiteurs.
Questions fréquentes
Comment approuver un visiteur en attente ?
Ouvrez la fiche du visiteur dans le tableau de bord, via le lien contenu dans la demande ou via la liste des visiteurs en attente, et cliquez sur Approuver. Le statut passe à Enregistré, le visiteur reçoit un message, et votre nom ainsi que l'heure sont inscrits dans le journal d'activité. Le refus fonctionne de la même manière.
Le visiteur est-il prévenu lorsqu'il est approuvé ?
Oui, par e-mail ou par SMS selon les coordonnées qu'il a indiquées, et dans la langue choisie lors de son enregistrement. Vous définissez vous-même le texte de ce message dans les modèles de notification, tout comme celui du message envoyé lors d'un refus.
Puis-je exiger l'approbation uniquement pour les sous-traitants ?
Non, le paramètre s'applique à tous les types de visite à la fois. Pour faire entrer vos clients plus vite, demandez à leur hôte d'approuver dès réception de la demande : c'est un clic dans le tableau de bord. Un paramètre distinct par type de visite n'existe pas pour le moment.
À découvrir aussi
Tableau de bord
Le tableau de bord affiche sur un seul écran combien de visiteurs ont été enregistrés aujourd'hui, ce mois-ci et cette année, qui est présent sur le site en ce moment et quels enregistrements attendent encore une approbation. Dès que vous ouvrez votre ordinateur portable, vous savez ainsi ce qui se passe.
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Choix de l'hôte sur le kiosque
Sur le kiosque, le visiteur tape quelques lettres du nom, du service ou de l'adresse e-mail de sa personne de contact, puis sélectionne le bon collègue. Celui-ci reçoit immédiatement un message par e-mail, SMS ou Microsoft Teams, sans que l'accueil doive téléphoner.
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Journal d'activité
Chaque enregistrement, arrivée, départ, approbation et modification de vos paramètres est consigné dans un seul journal consultable. Face à une question de la direction, un audit ou un incident, vous pouvez ainsi reconstituer précisément ce qui s'est passé et quand.
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