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› Kiosque et enregistrement
Sur le kiosque, le visiteur tape quelques lettres du nom, du service ou de l'adresse e-mail de sa personne de contact, puis sélectionne le bon collègue. Celui-ci reçoit immédiatement un message par e-mail, SMS ou Microsoft Teams, sans que l'accueil doive téléphoner.
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Dans de nombreux bureaux, prévenir l'hôte à l'arrivée d'un visiteur passe encore par un coup de téléphone ou un tour des bureaux. Si la réceptionniste quitte son poste un instant, le visiteur attend. Avec Visit Portal, le visiteur choisit lui-même son hôte sur le kiosque et la notification part automatiquement, même s'il n'y a personne à l'accueil.
Le champ Hôte ne lance la recherche qu'après trois caractères saisis et n'affiche que les collègues correspondants, avec leur nom et leur service. Les adresses e-mail et numéros de téléphone restent invisibles. Seuls les hôtes actifs de votre liste sont proposés. Après la dernière étape de l'enregistrement, donc après un éventuel accord ou une éventuelle vidéo, le collègue choisi reçoit un message via les canaux que vous avez configurés pour ce type de visite, avec le nom, l'entreprise et l'objet de la visite du visiteur.
Inclus dans chaque formule. Les SMS consomment des crédits SMS, et les notifications Teams nécessitent une connexion Microsoft 365.
Choix de l'hôte sur le kiosque
Fini le téléphone à l'accueil
La notification part toute seule dès que l'enregistrement est terminé. La réception n'a personne à appeler et peut se consacrer à autre chose. Il n'est même plus nécessaire d'avoir quelqu'un au comptoir.
La vie privée de vos collègues
Le visiteur ne voit que les noms et services des collègues qui correspondent à sa recherche. Les adresses e-mail, les numéros de mobile et la liste complète du personnel restent cachés à la personne qui se trouve devant le kiosque.
Un canal au choix pour chaque type de visite
Choisissez pour chaque type de visite si l'hôte reçoit un e-mail, un SMS, un message Teams ou une combinaison. Vous personnalisez le texte avec des variables comme le nom et l'entreprise du visiteur.
Comment ça marche
1
Complétez votre liste d'hôtes
Ajoutez vos collègues dans Paramètres, Hôtes, avec leur e-mail et leur numéro de mobile. Les clients Premium synchronisent la liste en un clic depuis Microsoft 365.
2
Choisissez les canaux de notification
Activez l'e-mail, le SMS ou Teams pour chaque type de visite et adaptez le texte du message si besoin. Teams nécessite un environnement Microsoft 365 connecté avec l'intégration Teams activée.
3
Le visiteur choisit, le collègue est prévenu
Le visiteur recherche son hôte sur le kiosque et termine l'enregistrement. La notification part immédiatement et le kiosque confirme que l'hôte est prévenu.
Vie privée et RGPD
Une notification ne contient que ce dont le collègue a besoin pour accueillir son visiteur. Le reste demeure dans le registre, hébergé dans l'UE.
Le visiteur ne voit que le nom et le service
Dans le champ Hôte n'apparaissent que les collègues qui correspondent aux lettres saisies, avec leur nom et leur service. Les adresses e-mail et numéros de téléphone de vos collaborateurs restent invisibles sur le kiosque.
L'hôte ne reçoit que l'essentiel
La notification contient le nom, l'entreprise et le type de visite du visiteur, ainsi que l'heure d'arrivée. Vous définissez vous-même le texte de chaque message, par canal et par langue.
Hébergé dans l'UE, avec accord de traitement des données
Les données des visiteurs sont stockées dans un datacenter situé à Paris. Visit Portal agit comme sous-traitant au sens du RGPD ; l'accord de traitement des données (DPA) figure au bas de chaque page du site.
Vous ne souhaitez aucune notification pour un type de visite précis, par exemple pour les candidats ? Désactivez simplement les canaux associés à ce type.
Questions fréquentes
Comment un visiteur choisit-il son hôte sur le kiosque ?
Il saisit au moins trois lettres du nom, du service ou de l'adresse e-mail de son contact. Le kiosque affiche les collègues correspondants avec leur nom et leur service, et une seule touche suffit pour choisir. En cas d'erreur, le visiteur efface son choix et relance la recherche.
Quelle notification l'hôte reçoit-il à l'arrivée ?
Un e-mail, un SMS ou un message Teams avec le nom, l'entreprise et le type de visite du visiteur, ainsi que l'heure d'arrivée. Vous configurez vous-même le texte pour chaque type de visite. Si une approbation est requise, l'hôte reçoit d'abord une demande pour autoriser l'accès du visiteur.
Et si le visiteur ne trouve pas son hôte ?
Le kiosque affiche alors Aucun hôte trouvé. Rendez le champ Hôte facultatif si tous les visiteurs n'ont pas de contact attitré, ou activez le bouton Besoin d'aide pour que le visiteur puisse prévenir un collègue désigné d'une seule touche.
À découvrir aussi
Notifications par canal et par événement
Dès qu'un visiteur s'enregistre au kiosque, l'hôte reçoit un message par e-mail, SMS ou Microsoft Teams. Vous définissez pour chaque type de visite quels événements déclenchent une notification et qui la reçoit, pour que personne n'ait à attendre à l'accueil.
En savoir plus →
Messages dans Microsoft Teams
Si votre équipe travaille dans Microsoft Teams, l'hôte n'a pas besoin de surveiller sa boîte mail. L'arrivée d'un visiteur apparaît sous forme de message de chat dans Teams ou, si ce n'est pas possible, dans un canal de votre choix.
En savoir plus →
Notifications SMS
Tous les hôtes ne sont pas derrière un écran et tous les visiteurs ne lisent pas leurs e-mails. Un SMS arrive sur n'importe quel téléphone, même dans l'entrepôt ou sur le chantier. Vous payez avec des crédits SMS mensuels et en rachetez quand ils sont épuisés.
En savoir plus →
Voir toutes les fonctionnalités →
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