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› Pré-enregistrement et code QR
Avec le complément Outlook, vous invitez les participants externes d'un rendez-vous en tant que visiteurs. Le pré-enregistrement se fait automatiquement dès que vous envoyez le rendez-vous, et l'itinéraire et les identifiants Wi-Fi sont joints à l'invitation.
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Inviter des visiteurs depuis Outlook évite le travail en double. La personne qui planifie une réunion a déjà saisi la date, l'heure et les participants. Retaper ces informations dans un autre système, en pratique, personne ne le fait. C'est pourquoi le pré-enregistrement se fait là où naît le rendez-vous : dans la fenêtre d'Outlook elle-même. Chaque participant externe devient ainsi immédiatement un visiteur pré-enregistré.
Ouvrez le volet de tâches lors d'un nouveau rendez-vous et connectez-vous avec votre compte Visit Portal. Les participants d'un autre domaine sont déjà cochés, et pour chaque invité vous pouvez ajuster le prénom, le nom, le numéro de mobile et l'entreprise. Vous choisissez le type de visite, l'hôte et la langue de l'invitation, et en option un QR longue durée avec une date de fin. Le complément ajoute vos instructions, l'itinéraire et les informations Wi-Fi au texte du rendez-vous. Dès que vous cliquez sur Envoyer, chaque participant coché reçoit son code QR personnel par e-mail.
Inclus dans chaque formule. Votre administrateur installe le complément via le fichier manifeste et active Pré-enregistrement des visiteurs dans Paramètres, Général.
Complément Outlook
Pas de double saisie
La date, l'heure et les participants proviennent du rendez-vous. Si vous modifiez l'horaire ou ajoutez quelqu'un, la fenêtre relit le rendez-vous et vos choix par participant sont conservés.
Toutes les infos dans le rendez-vous
Vos instructions, l'itinéraire avec un lien vers la carte et les informations Wi-Fi figurent dans le texte du rendez-vous lui-même. Chaque participant les retrouve dans son agenda, même s'il n'est pas un visiteur.
Aucun doublon en cas de renvoi
Si vous renvoyez un rendez-vous modifié, les participants déjà pré-enregistrés pour cette date ne sont pas enregistrés une deuxième fois. Seuls les nouveaux participants reçoivent une nouvelle invitation.
Comment ça marche
1
Ouvrez la fenêtre dans Outlook
Créez un rendez-vous, ajoutez les participants et ouvrez le complément Visit Portal. Connectez-vous une seule fois avec votre compte Microsoft ou votre compte e-mail.
2
Choisissez qui devient visiteur
Les participants externes sont cochés, les collègues internes ne le sont pas. Complétez si nécessaire l'entreprise ou le numéro de mobile, puis choisissez le type de visite, l'hôte et la langue de l'invitation.
3
Envoyez le rendez-vous
Cliquez sur Envoyer comme d'habitude. À ce moment, le complément crée les visiteurs et envoie à chacun d'eux un e-mail d'invitation avec un code QR personnel.
Questions fréquentes
Le complément Outlook fonctionne-t-il aussi sans l'intégration Microsoft 365 ?
Oui. Le complément fonctionne avec n'importe quel compte Visit Portal : vous vous connectez avec Microsoft ou avec votre adresse e-mail et votre mot de passe. L'intégration Microsoft 365, qui synchronise votre liste de collègues, est une fonctionnalité distincte de Premium et n'est pas nécessaire ici.
Quel type de visite reçoivent les visiteurs invités via Outlook ?
Par défaut, le type de visite que votre administrateur définit dans Intégrations, au niveau du complément Outlook. Sans choix, c'est le premier type de visite actif. Dans la fenêtre, vous pouvez choisir un autre type pour chaque rendez-vous, afin que les bonnes notifications et étapes suivantes s'appliquent.
Et si j'envoie le rendez-vous sans ouvrir la fenêtre ?
Il ne se passe rien : le pré-enregistrement n'est préparé que si vous activez l'option de pré-enregistrement dans la fenêtre. Les participants reçoivent alors un rendez-vous ordinaire sans code QR. Vous pouvez toujours les pré-enregistrer plus tard via le tableau de bord.
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