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› Pré-enregistrement et code QR
Chaque visiteur pré-enregistré reçoit un e-mail d'invitation avec son code QR. Vous définissez vous-même l'objet, la formule d'appel et les instructions pour chaque langue, et vous ajoutez un itinéraire, un lien vers la carte et les identifiants Wi-Fi.
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Un e-mail d'invitation standard semble souvent impersonnel et ne répond pas aux questions que se pose vraiment un visiteur : où me garer, quelle entrée prendre, comment me connecter au Wi-Fi ? Avec un e-mail sur mesure, vous transmettez ces informations à l'avance, dans la langue du visiteur et avec votre propre logo en en-tête. Votre accueil a ainsi moins d'explications à donner et le visiteur arrive bien préparé.
Sous Paramètres, vous trouverez Personnaliser l'e-mail d'invitation. Pour chaque langue (néerlandais, français, allemand, anglais et espagnol), vous renseignez l'objet, la salutation, le texte de confirmation, les instructions, le texte du code QR et la formule de clôture ; les champs vides reprennent le texte standard de cette langue. Des balises comme nom du visiteur, date, heure et hôte rendent le texte personnel. Le bouton Traduction IA convertit votre texte en une seule fois dans les autres langues. L'itinéraire, le lien vers la carte et les identifiants Wi-Fi s'appliquent à toutes les langues.
Inclus dans chaque formule. Le mot de passe Wi-Fi figure en clair dans l'e-mail et dans le code QR : utilisez donc votre réseau invités.
E-mail d'invitation sur mesure
Texte enrichi à votre charte graphique
Les instructions et la formule de clôture se mettent en forme : gras, italique, listes, liens et images. La bannière de l'e-mail affiche votre logo sur la couleur d'arrière-plan de votre kiosque, pour que le visiteur reconnaisse immédiatement votre organisation.
Itinéraire et carte en un clic
Saisissez un itinéraire et collez le lien vers la carte. Le visiteur reçoit alors un bouton Ouvrir dans Maps dans son e-mail et trouve votre entrée sans chercher ni appeler l'accueil.
Connexion Wi-Fi par code QR
Saisissez le nom du réseau, le mot de passe et le type de sécurité. L'e-mail contient alors un second code QR qui permet au visiteur de se connecter avec son téléphone, sans recopier le mot de passe.
Comment ça marche
1
Ouvrez les paramètres de l'e-mail
Allez dans Paramètres et choisissez Personnaliser l'e-mail d'invitation. Vous voyez les sections Général, Itinéraire et Wi-Fi, avec pour chaque champ le texte standard actuel comme point de départ.
2
Rédigez le texte par langue
Renseignez l'objet, la salutation et les instructions pour la langue à modifier. Utilisez les balises pour le nom, la date, l'heure et l'hôte, et laissez Traduction IA remplir les autres langues.
3
Ajoutez l'itinéraire et le Wi-Fi
Collez le lien vers la carte, rédigez un court itinéraire et saisissez les identifiants Wi-Fi. Dès le prochain pré-enregistrement, chaque visiteur reçoit l'e-mail personnalisé dans sa langue.
Questions fréquentes
Dans quelle langue le visiteur reçoit-il l'e-mail d'invitation ?
Dans la langue que vous utilisez au moment du pré-enregistrement, ou dans celle que vous choisissez dans le complément Outlook. Visit Portal prend en charge le néerlandais, le français, l'allemand, l'anglais et l'espagnol. Si vous n'avez pas personnalisé un champ pour cette langue, l'e-mail utilise le texte standard de cette même langue.
Puis-je ajouter des images à l'e-mail d'invitation ?
Oui. Dans l'éditeur de texte, vous insérez des images, par exemple un petit plan du parking ou une photo de l'entrée. Elles sont téléversées dans votre compte et redimensionnées automatiquement, pour rester lisibles sur tous les téléphones sans alourdir l'e-mail.
Les visiteurs invités via Outlook reçoivent-ils les mêmes informations ?
Oui. Le complément ajoute vos instructions, l'itinéraire et les identifiants Wi-Fi au texte du rendez-vous lui-même. Le code QR personnel reste dans l'e-mail d'invitation distinct que chaque visiteur reçoit de Visit Portal, afin qu'il ne parvienne pas à tous les participants.
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