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› Kiosque et enregistrement
Présentez aux visiteurs votre règlement intérieur, vos règles de sécurité ou votre accord de confidentialité sur le kiosque et faites-les accepter d'une case à cocher et, si vous le souhaitez, d'une signature au doigt. Ce qu'ils ont signé, quand et sur quel appareil, est conservé avec la fiche du visiteur.
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Faire signer électroniquement le règlement intérieur ou un NDA par les visiteurs remplace le classeur papier à l'accueil, dans lequel plus personne ne retrouve rien. Un conseiller en prévention veut pouvoir démontrer que chaque sous-traitant a pris connaissance des règles de sécurité, et quiconque travaille avec des informations confidentielles veut un accord de confidentialité signé par chaque intervenant externe. Visit Portal intègre cette étape directement dans l'enregistrement.
Pour chaque type de visite, vous activez l'accord et rédigez le texte, dans chaque langue proposée sur le kiosque. Le visiteur lit le texte après avoir saisi ses informations, coche la case pour marquer son accord et, si vous l'avez rendu obligatoire, signe au doigt dans une zone de signature. La signature est conservée sous forme d'image, avec le texte exact que le visiteur a vu, la langue, l'heure, l'adresse IP et l'appareil sur lequel il a signé.
Inclus dans chaque formule. Il s'agit d'une signature électronique simple à l'écran, pas d'une signature qualifiée comme avec une eID.
Accord avec signature
Une preuve solide
Ce n'est pas seulement la signature qui est conservée, mais aussi le texte exact affiché à l'écran à ce moment-là, la langue, l'heure et le kiosque. Si vous modifiez le règlement intérieur plus tard, l'ancienne preuve reste intacte.
Dans la langue du visiteur
Le texte de l'accord existe dans chaque langue. Un sous-traitant francophone lit et signe donc une version française, et c'est précisément cette version qui est conservée avec son enregistrement, pas la version néerlandaise.
Case à cocher ou signature, selon le type de visite
Pour un client, une case cochée pour le règlement intérieur suffit peut-être, alors qu'un sous-traitant doit aussi signer. Vous choisissez pour chaque type de visite si une signature est obligatoire ou si l'acceptation suffit.
Comment ça marche
1
Rédigez l'accord
Ouvrez le type de visite, allez dans l'onglet Accord, activez-le et collez votre texte. Traduisez-le langue par langue ou laissez la traduction IA s'en charger.
2
Choisissez si la signature est obligatoire
Cochez Signature requise si une simple case à cocher ne suffit pas. Le kiosque affiche alors une zone de signature avec un bouton Effacer, et le bouton Confirmer reste désactivé tant que le visiteur n'a pas signé.
3
Le visiteur lit, accepte, signe
Après le formulaire, l'accord s'affiche. Le visiteur coche la case, signe et passe à l'éventuelle vidéo de sécurité ou à l'écran de confirmation.
Questions fréquentes
Une signature sur tablette a-t-elle une valeur juridique ?
Une signature électronique simple peut servir de preuve, surtout combinée au texte conservé, à l'heure, à la langue et à l'appareil. Pour les documents qui exigent une signature qualifiée, elle ne la remplace pas. En cas de doute, demandez conseil à votre conseiller juridique.
Puis-je retrouver la signature plus tard ?
Oui. Sur la page de détail de chaque visiteur dans le tableau de bord, vous voyez si l'accord a été accepté et la signature s'affiche sous forme d'image. Le système conserve en outre le texte, la langue, l'heure, l'adresse IP et l'appareil du kiosque.
Chaque visiteur doit-il signer à nouveau à chaque visite ?
Oui, l'accord est lié à un seul enregistrement. Si le même visiteur revient plus tard, il signe à nouveau, pour que votre preuve corresponde toujours à la bonne visite et à la bonne version du texte. Seule une personne qui ferme le kiosque en cours de route et reprend le même enregistrement n'a pas à signer deux fois.
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