Toutes les fonctionnalités
› Gestion et rapports
La vue d'ensemble des visiteurs est votre registre des visiteurs numérique : chaque enregistrement, qu'il ait eu lieu au kiosque, via un code QR ou à l'avance, figure dans une seule liste consultable. Recherchez un nom, filtrez par statut ou par période et ouvrez le détail d'une visite.
✓ 14 jours gratuits
✓ Sans carte bancaire
✓ Utilisateurs et sites illimités
Un registre des visiteurs numérique remplace le cahier posé à l'accueil, dans lequel chacun peut lire qui est venu hier. Quand les pompiers, un auditeur ou un collègue demandent qui était présent un jour donné, vous ne voulez pas le reconstituer à partir de feuilles volantes. Dans Visit Portal, chaque enregistrement figure automatiquement dans la vue d'ensemble, avec le statut, les heures d'arrivée et de départ, l'hôte et l'entreprise, et il n'est visible que pour les utilisateurs connectés de votre organisation.
Le champ de recherche porte sur le prénom, le nom, l'entreprise, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone. Vous filtrez en outre par statut (en attente, approuvé, enregistré, parti, rejeté, planifié, annulé ou longue durée), par plage de dates, par site où l'enregistrement a eu lieu et selon que le visiteur a déjà donné une évaluation ou non. La page de détail affiche en plus la méthode d'enregistrement, comme kiosque, QR de site ou pré-enregistrement, l'appareil et le site avec le bâtiment, l'étage et la salle.
Inclus dans chaque formule. Définissez une durée de conservation et les visites plus anciennes que cette durée sont automatiquement anonymisées chaque nuit. Vous pouvez aussi supprimer vous-même un visiteur lorsque vous ne souhaitez plus conserver ses données.
Vue d'ensemble des visiteurs
Chaque visiteur retrouvé en quelques secondes
Tapez une partie d'un nom, d'une entreprise ou d'une adresse e-mail et la liste se filtre au fil de la saisie. Même les visites d'il y a plusieurs mois se retrouvent sans feuilleter des pages.
Le contexte complet de chaque visite
En plus des champs de formulaire remplis, vous voyez comment le visiteur s'est enregistré, sur quel kiosque et sur quel site. Si l'arrivée a été enregistrée sur un autre appareil que l'enregistrement initial, cela est indiqué séparément.
Plus confidentiel qu'une liste papier
Les visiteurs ne voient pas les données des autres, car aucun registre ne reste ouvert à l'accueil. Seuls les utilisateurs connectés de votre organisation peuvent consulter la vue d'ensemble, et vous définissez le rôle de chaque utilisateur.
Comment ça marche
1
Ouvrez la vue d'ensemble des visiteurs
Choisissez Visiteurs dans le menu. Vous voyez d'abord les enregistrements les plus récents, avec le nom, l'entreprise, l'hôte, les heures d'arrivée et de départ, et le statut. Vous définissez vous-même le nombre de lignes par page.
2
Combinez recherche et filtres
Recherchez par nom et limitez en même temps à un statut, un site et une plage de dates. Les filtres se combinent : vous pouvez par exemple ne garder que les visiteurs enregistrés sur le site de Gand la semaine dernière.
3
Ouvrez le détail d'une visite
Cliquez sur une ligne pour voir tous les champs remplis, la signature si elle a été demandée, la méthode d'enregistrement, l'appareil et le site. Depuis cette page, vous pouvez aussi approuver ou refuser un enregistrement en attente.
Questions fréquentes
Un registre des visiteurs numérique est-il obligatoire en Belgique ?
Pour la plupart des bureaux, il n'existe pas d'obligation générale d'enregistrement, mais c'est le cas pour les chantiers et certains secteurs, et votre plan de prévention incendie suppose que vous sachiez qui est présent sur le site. Un registre numérique rend cette liste des présences immédiatement disponible sur chaque téléphone en cas d'évacuation.
Puis-je voir comment un visiteur s'est enregistré ?
Oui. La page de détail indique la méthode d'enregistrement : kiosque, sans contact via code QR, autocollant QR de site, pré-enregistrement, portail web ou invitation Outlook. Vous voyez aussi le nom de l'appareil et le site, y compris le bâtiment, l'étage et la salle si vous les avez renseignés pour ce site.
Jusqu'où puis-je remonter dans l'historique des visites ?
Aussi loin que vous conservez les données. Avec le filtre de dates, vous choisissez une date de début et une date de fin : vous retrouvez donc aussi une visite de l'année dernière. Pour un audit, exportez la liste filtrée en CSV dans Plus et Premium.
À découvrir aussi
Export CSV
Avec le bouton d'export de la vue d'ensemble des visiteurs, vous téléchargez la liste des visiteurs filtrée sous forme de fichier CSV. Ouvrez-le dans Excel ou un autre tableur pour un audit, un contrôle des présences ou vos propres rapports, sans rien retaper.
En savoir plus →
Journal d'activité
Chaque enregistrement, arrivée, départ, approbation et modification de vos paramètres est consigné dans un seul journal consultable. Face à une question de la direction, un audit ou un incident, vous pouvez ainsi reconstituer précisément ce qui s'est passé et quand.
En savoir plus →
Hôtes, sites et appareils
Gérez vos collègues, tous vos sites et chaque kiosque depuis un seul environnement. Chaque enregistrement reçoit automatiquement le site et l'appareil, et pour chaque kiosque vous voyez s'il est en ligne, son niveau de batterie et quand il a été actif pour la dernière fois.
En savoir plus →
Voir toutes les fonctionnalités →
Démarrez votre essai gratuit dès aujourd'hui. Votre premier visiteur peut s'enregistrer d'ici cinq minutes.
✓ 14 jours gratuits · ✓ Sans carte bancaire · ✓ Résiliable chaque mois