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Chaque e-mail envoyé par l'enregistrement des visiteurs porte votre logo et votre couleur d'accent : l'invitation avec code QR, la confirmation pour le visiteur et la notification pour l'hôte. Les visiteurs reconnaissent votre entreprise tout de suite, avant même de franchir la porte.
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Des e-mails aux visiteurs selon votre charte graphique font la différence entre un e-mail système anonyme et un message qui vient clairement de votre entreprise. Une invitation sans logo inspire moins confiance, et un hôte ne voit pas d'un coup d'œil de quelle visite il s'agit. C'est pourquoi chaque e-mail de Visit Portal reprend automatiquement le logo et la couleur d'accent que vous avez déjà définis pour le kiosque, sans travail supplémentaire.
Vous téléversez votre logo et choisissez une couleur d'accent dans les paramètres du kiosque. Ce même choix détermine l'écran d'accueil sur la tablette et l'en-tête de vos e-mails. Sans logo, le nom de votre entreprise figure dans l'en-tête. Vous adaptez en outre l'e-mail d'invitation des visiteurs pré-enregistrés par langue : objet, salutation, instructions pratiques, itinéraire avec lien vers la carte et même les identifiants wifi. Vous rédigez les notifications aux hôtes et aux visiteurs par type de visite, avec en dessous un bloc fixe reprenant les données du visiteur.
Inclus dans chaque formule. Les e-mails sont envoyés depuis l'adresse d'expéditeur de Visit Portal. Configurer votre propre domaine d'expéditeur n'est pas possible.
E-mails à votre charte graphique
Le même logo et la même couleur partout
Un seul logo et une seule couleur d'accent déterminent l'écran d'accueil du kiosque, l'e-mail d'invitation, la confirmation au visiteur et la notification à l'hôte. Si vous changez la couleur, tous les e-mails suivent automatiquement.
Une invitation entièrement personnalisée
Pour les visiteurs pré-enregistrés, vous adaptez l'objet, la salutation, les instructions et la conclusion par langue. Ajoutez un itinéraire avec lien vers la carte et les identifiants wifi, pour que le visiteur ait tout dans un seul e-mail.
Dans la langue du destinataire
Chaque e-mail part dans la langue de l'enregistrement ou de l'invitation : néerlandais, français, allemand, anglais ou espagnol. Pour l'invitation, vous gérez vos propres textes par langue. Un champ vide reprend le texte intégré dans cette langue.
Comment ça marche
1
Importez votre logo
Allez dans les paramètres du kiosque, ouvrez Écran d'accueil et téléversez votre logo au format PNG, JPG ou WebP. Un format compact fonctionne le mieux, car l'en-tête des e-mails affiche le logo sur 60 pixels de haut au maximum.
2
Choisissez votre couleur d'accent
Choisissez une couleur de base au format hexadécimal. Cette couleur remplit l'en-tête de chaque e-mail, la bordure du bloc de données du visiteur et les boutons des invitations, et donne au kiosque un dégradé assorti.
3
Adaptez les textes
Rédigez par type de visite les notifications pour l'hôte et le visiteur, et finalisez l'e-mail d'invitation par langue avec les instructions, l'itinéraire et le wifi. Invitez-vous une fois vous-même pour voir le résultat dans votre propre boîte de réception.
Questions fréquentes
Puis-je envoyer les e-mails aux visiteurs depuis mon propre domaine ?
Non. Tous les e-mails sont envoyés depuis l'adresse Visit Portal, avec le nom, le logo et la couleur de votre entreprise dans le message lui-même et, tout en bas, une courte mention visitportal.io. Associer votre propre domaine d'expéditeur ou votre propre serveur mail n'est pas possible pour le moment.
Quels e-mails portent mon logo et ma couleur ?
L'invitation avec code QR pour les visiteurs pré-enregistrés, la confirmation et l'e-mail d'approbation ou de refus au visiteur, les notifications à l'hôte à l'arrivée, au départ et pour l'approbation, ainsi que l'invitation des nouveaux utilisateurs de votre tableau de bord. Ils partagent la même mise en page et le même en-tête.
Puis-je modifier le texte de l'e-mail d'invitation ?
Oui, par langue. Vous modifiez l'objet, la salutation, le texte de confirmation, les instructions, le libellé du code QR et la conclusion, et vous ajoutez un itinéraire avec lien vers la carte et les identifiants wifi. Les champs laissés vides utilisent le texte intégré dans la langue du visiteur.
À découvrir aussi
E-mail d'invitation sur mesure
Chaque visiteur pré-enregistré reçoit un e-mail d'invitation avec son code QR. Vous définissez vous-même l'objet, la formule d'appel et les instructions pour chaque langue, et vous ajoutez un itinéraire, un lien vers la carte et les identifiants Wi-Fi.
En savoir plus →
Écran d'accueil à votre charte graphique
L'écran d'accueil du kiosque affiche votre logo, votre message de bienvenue et vos couleurs, ou une photo ou une vidéo en arrière-plan. Les visiteurs voient tout de suite qu'ils sont chez vous, et non chez un éditeur de logiciel d'enregistrement.
En savoir plus →
Cinq langues
Sur le kiosque, le visiteur choisit lui-même le néerlandais, le français, l'allemand, l'anglais ou l'espagnol. Les boutons, les types de visite, les champs du formulaire, l'accord et la confirmation qu'il reçoit suivent dans cette langue, sans que l'accueil ait quoi que ce soit à traduire.
En savoir plus →
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