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› Notifications et intégrations
Dès qu'un visiteur s'enregistre au kiosque, l'hôte reçoit un message par e-mail, SMS ou Microsoft Teams. Vous définissez pour chaque type de visite quels événements déclenchent une notification et qui la reçoit, pour que personne n'ait à attendre à l'accueil.
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Sans notifications à l'arrivée des visiteurs, l'accueil court partout pour trouver le bon collègue, ou le visiteur attend que quelqu'un passe par hasard. Cela prend du temps et donne une impression de négligence. Visit Portal envoie automatiquement la notification dès que le visiteur s'enregistre, à l'hôte qu'il a lui-même choisi sur la tablette. Celui-ci sait immédiatement qui l'attend, de quelle entreprise et pour quel type de visite.
Pour chaque type de visite, vous activez ou désactivez séparément l'e-mail, le SMS et Microsoft Teams. Pour l'hôte, il y a trois événements : l'arrivée, le départ et une demande d'approbation si le type de visite exige une approbation. Pour le visiteur, il y a une confirmation après l'enregistrement et un message en cas d'approbation ou de refus. Vous rédigez vous-même chaque message par langue et par canal, avec des variables comme le nom du visiteur, l'entreprise, le type de visite et l'heure d'arrivée.
Inclus dans chaque formule. Les SMS consomment des crédits de votre forfait mensuel et Teams nécessite une connexion Microsoft 365.
Notifications par canal et par événement
Fini les visiteurs qui attendent
La notification part dès que le visiteur termine son enregistrement, avec son nom, son entreprise, le type de visite et l'heure d'arrivée. Si l'attente se prolonge malgré tout, le visiteur prévient une personne de contact désignée via le bouton Besoin d'aide sur le kiosque.
Configurable par type de visite
Un fournisseur n'a pas besoin de déranger l'hôte, un candidat si. C'est pourquoi vous choisissez par type de visite quels canaux sont actifs et quels événements déclenchent un message, indépendamment les uns des autres.
Vos propres textes en cinq langues
Pour chaque message, vous rédigez votre propre objet et votre propre texte en néerlandais, français, allemand, anglais et espagnol, avec des champs dynamiques pour le nom, l'entreprise et l'heure. Le système choisit la langue dans laquelle le visiteur s'est enregistré sur le kiosque.
Comment ça marche
1
Choisissez les canaux par type de visite
Ouvrez Paramètres, Types de visite, puis l'étape Notifications. Activez ou désactivez l'e-mail, le SMS et Teams pour ce type de visite. Pour Teams, il vous faut une connexion Microsoft 365.
2
Rédigez les messages
Adaptez les modèles par défaut ou rédigez votre propre texte pour chaque événement. Utilisez des variables comme visitor_name, host_name et check_in_time, qui sont remplies au moment de l'envoi.
3
Complétez les coordonnées des hôtes
Un hôte reçoit les e-mails à son adresse et les SMS sur son numéro de mobile. S'il manque le numéro de mobile, seul l'e-mail est envoyé. Testez ensuite avec un enregistrement d'essai sur le kiosque.
Questions fréquentes
Comment l'hôte sait-il qu'un visiteur est arrivé ?
Le visiteur choisit son hôte sur la tablette à l'accueil. Dès que l'enregistrement est terminé, Visit Portal envoie un e-mail, un SMS ou un message Teams à cet hôte avec le nom, l'entreprise, le type de visite et l'heure d'arrivée. Vous déterminez par type de visite quels canaux sont actifs.
Le visiteur reçoit-il aussi une confirmation ?
Oui, si vous l'activez pour le type de visite. Après l'enregistrement, le visiteur reçoit une confirmation par e-mail ou par SMS. Si le type de visite exige une approbation, un second message suit dès que quelqu'un approuve ou refuse la visite dans le tableau de bord, éventuellement avec le motif.
Puis-je désactiver les notifications pour certains visiteurs ?
Vous ne désactivez pas les notifications par personne, mais par type de visite et par événement. Créez par exemple un type de visite Livraisons sans notification à l'hôte et un type de visite Réunion avec une notification à l'arrivée et au départ. Chaque interrupteur fonctionne indépendamment des autres.
À découvrir aussi
Choix de l'hôte sur le kiosque
Sur le kiosque, le visiteur tape quelques lettres du nom, du service ou de l'adresse e-mail de sa personne de contact, puis sélectionne le bon collègue. Celui-ci reçoit immédiatement un message par e-mail, SMS ou Microsoft Teams, sans que l'accueil doive téléphoner.
En savoir plus →
Types de visite avec leur propre workflow
Un fournisseur n'a pas à signer de NDA et un candidat n'a pas à regarder de vidéo de sécurité. Avec les types de visite, vous définissez pour chaque sorte de visite les champs, l'accord, la vidéo et les notifications que le kiosque affiche, pour que chaque visiteur ne parcoure que les étapes qui le concernent.
En savoir plus →
Approbation par l'hôte
Activez l'approbation et chaque nouvel enregistrement reçoit le statut En attente. L'hôte reçoit une demande, approuve ou refuse le visiteur dans le tableau de bord, et le visiteur reçoit automatiquement un message avec la décision.
En savoir plus →
Voir toutes les fonctionnalités →
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