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› Notifications et intégrations
Si votre équipe travaille dans Microsoft Teams, l'hôte n'a pas besoin de surveiller sa boîte mail. L'arrivée d'un visiteur apparaît sous forme de message de chat dans Teams ou, si ce n'est pas possible, dans un canal de votre choix.
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Pour de nombreux bureaux, une notification de visite dans Microsoft Teams est le moyen le plus rapide de joindre l'hôte : Teams reste ouvert toute la journée, l'e-mail n'est lu que plus tard et un SMS arrive sur un appareil personnel. Pourtant, ce type de notification reste souvent bloqué dans un canal général où personne ne se sent concerné. Visit Portal envoie donc d'abord le message en chat privé à l'hôte lui-même, avec les données du visiteur.
L'intégration passe par votre connexion Microsoft 365 dans les paramètres. Vous choisissez une équipe et un canal, puis activez les notifications Teams. Si l'hôte est associé à son compte Microsoft 365, il reçoit un message privé avec le nom et l'entreprise du visiteur, le type de visite et l'heure d'arrivée. Sinon, le système publie le même message avec son nom dans le canal choisi. Au départ, un message suit avec l'heure de départ et la durée de la visite.
Inclus dans chaque formule. Il vous faut un compte administrateur Microsoft 365 pour établir la connexion, et les messages sont envoyés au nom du compte qui l'a établie.
Messages dans Microsoft Teams
Message privé, canal en repli
Le système tente d'abord un chat avec l'hôte. Ce n'est qu'en cas d'échec, par exemple parce que l'hôte n'est pas encore associé à un compte Microsoft, que le message part dans le canal. Ainsi, rien ne passe inaperçu.
Toutes les informations dans le message
Dans Teams, l'hôte voit immédiatement qui est arrivé, son entreprise, le type de visite et l'heure d'arrivée. Au départ s'ajoutent l'heure de sortie et la durée totale, dans la langue choisie à l'enregistrement.
Tester avant la mise en service
Dans les paramètres, vous vérifiez les autorisations accordées, puis vous envoyez un message de test au canal et un autre à un hôte associé. La connexion se renouvelle d'elle-même. Si elle expire malgré tout, vous le voyez sur la même page.
Comment ça marche
1
Connectez Microsoft 365
Dans les paramètres, connectez votre organisation avec un compte administrateur Microsoft 365. Cette même connexion vous sert aussi à associer les hôtes à leur compte Microsoft.
2
Choisissez l'équipe et le canal
Activez les notifications Teams, choisissez l'équipe et le canal de repli, puis enregistrez. La personne qui configure l'intégration doit elle-même être membre de cette équipe et de ce canal.
3
Activez Teams par type de visite
Ouvrez le type de visite et activez Microsoft Teams comme canal sous Notifications. Associez ensuite chaque hôte à son utilisateur Microsoft, pour que le message privé parvienne à la bonne personne.
Questions fréquentes
Chaque hôte doit-il avoir un compte Microsoft 365 ?
Non. Sans compte associé, l'hôte reçoit le message dans le canal Teams choisi, avec son nom. Pour des messages privés, associez l'hôte à son utilisateur Microsoft via la fonction de recherche de son profil ou, avec Premium, synchronisez toute la liste en une seule fois.
Teams fonctionne-t-il avec l'e-mail et le SMS ?
Oui. Teams est un troisième canal à côté de l'e-mail et du SMS, et vous activez chaque canal séparément par type de visite. Une configuration courante : Teams pour l'hôte et une confirmation par e-mail pour le visiteur, pour que chacun sache à quoi s'en tenir.
Que se passe-t-il si le canal Teams est archivé ?
Microsoft refuse alors les nouveaux messages et un avertissement dans les paramètres vous signale que le canal est archivé. Choisissez un canal actif ou désarchivez le canal dans Teams. Entre-temps, les messages privés aux hôtes associés continuent de fonctionner normalement.
À découvrir aussi
Intégration Microsoft 365
Vos hôtes figurent déjà dans Microsoft 365. Grâce à l'intégration, vous récupérez le nom, l'e-mail, le numéro de mobile, la fonction et le service directement depuis votre annuaire, pour que la liste du kiosque soit exacte sans que personne ne doive la ressaisir à la main.
En savoir plus →
Notifications par canal et par événement
Dès qu'un visiteur s'enregistre au kiosque, l'hôte reçoit un message par e-mail, SMS ou Microsoft Teams. Vous définissez pour chaque type de visite quels événements déclenchent une notification et qui la reçoit, pour que personne n'ait à attendre à l'accueil.
En savoir plus →
Choix de l'hôte sur le kiosque
Sur le kiosque, le visiteur tape quelques lettres du nom, du service ou de l'adresse e-mail de sa personne de contact, puis sélectionne le bon collègue. Celui-ci reçoit immédiatement un message par e-mail, SMS ou Microsoft Teams, sans que l'accueil doive téléphoner.
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