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› Pré-enregistrement et code QR
Le code QR de l'invitation contient un lien court qui ouvre, sur le téléphone du visiteur, une page d'enregistrement personnelle avec un seul bouton. Une pression et l'arrivée du visiteur est enregistrée, tandis que l'hôte reçoit immédiatement une notification.
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L'enregistrement des visiteurs sur leur smartphone est pratique lorsqu'il n'y a momentanément personne à l'accueil, lorsqu'il y a foule au kiosque ou lorsque le visiteur préfère ne rien toucher. Au lieu d'attendre que la tablette se libère, il utilise son propre appareil. L'accueil n'a rien à faire et l'hôte reçoit la même notification que lors d'un scan au kiosque.
Le code QR de l'e-mail encode un lien court contenant un code unique de dix caractères. Lorsque le visiteur ouvre ce lien sur son téléphone, sa page d'enregistrement s'affiche dans la langue de l'invitation, avec son nom, l'organisation et la date de la visite. Le bouton S'enregistrer ne fonctionne que le jour de la visite, dans le fuseau horaire de votre organisation. Si ce jour n'est pas encore arrivé, la page indique à quelle date l'enregistrement sera possible.
Inclus dans chaque formule. L'enregistrement sur téléphone n'est possible que le jour même de la visite.
Enregistrement sur son propre smartphone
Fonctionne sur tous les appareils
La page d'enregistrement est une simple page web : le visiteur n'a donc rien à installer. Elle fonctionne sur iPhone et Android et n'affiche que les données de sa propre visite, rien sur les autres visiteurs.
Sécurisé par un code unique
Chaque lien contient un code aléatoire lié à une seule visite. Après une annulation ou la clôture de la visite, le lien n'est plus valide, et en dehors du jour de la visite, la page refuse l'enregistrement.
La même notification pour l'hôte
Que le visiteur scanne au kiosque ou appuie sur son téléphone, l'hôte reçoit la même notification par e-mail, SMS ou Teams, et l'arrivée apparaît immédiatement dans votre tableau de bord.
Comment ça marche
1
Le visiteur ouvre le lien
Le visiteur ouvre sur son téléphone le lien du code QR, par exemple en scannant le code affiché sur l'écran d'un ordinateur portable ou grâce à la reconnaissance QR de son application appareil photo ou photos.
2
La page affiche la visite
Il voit un message de bienvenue avec son nom, le nom de votre organisation et la date. Si la visite est prévue un autre jour, la page indique quand l'enregistrement sera possible.
3
Une pression sur S'enregistrer
Après la pression, la page confirme que son arrivée est enregistrée et que son hôte a été prévenu. Vous voyez immédiatement le visiteur avec le statut Enregistré dans la liste des visiteurs.
Questions fréquentes
Le visiteur doit-il encore présenter le code QR au kiosque ?
Non. Dès qu'il s'est enregistré sur son téléphone, c'est fait : il n'a plus rien à scanner. La page précise toutefois qu'il peut aussi présenter le code au kiosque, pour ceux qui le préfèrent ou qui n'ont pas d'Internet mobile.
Que se passe-t-il si le visiteur ouvre le lien deux fois ?
La page reconnaît qu'il est déjà enregistré et l'affiche. Si la visite est entre-temps clôturée, il voit que la visite est terminée. Il n'y a donc ni double enregistrement ni double notification pour l'hôte.
Un visiteur peut-il aussi enregistrer son départ de cette façon avec son smartphone ?
Non, le lien sert uniquement à enregistrer l'arrivée. Le départ s'enregistre au kiosque, par l'accueil dans le tableau de bord ou automatiquement à l'heure définie. Le lien reste ainsi simple et personne ne peut enregistrer son départ par erreur.
À découvrir aussi
Scan au kiosque
Un visiteur pré-enregistré présente le code QR de son invitation devant la caméra frontale de la tablette. Le kiosque reconnaît le code, enregistre son arrivée et prévient l'hôte, sans que personne ait à saisir quoi que ce soit.
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Pré-enregistrement avec invitation par code QR
Planifiez une visite à une date et une heure précises, et le visiteur reçoit immédiatement une invitation avec un code QR personnel. À l'accueil, un seul scan suffit, et l'hôte est automatiquement notifié dès que son visiteur est arrivé.
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Départ en autonomie
Un visiteur qui s'en va appuie sur Départ, tape quelques lettres de son nom et confirme. Sa visite est clôturée à l'heure exacte, l'hôte est prévenu si vous le souhaitez et votre liste des présences est à nouveau exacte.
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