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› Notifications et intégrations
Vos hôtes figurent déjà dans Microsoft 365. Grâce à l'intégration, vous récupérez le nom, l'e-mail, le numéro de mobile, la fonction et le service directement depuis votre annuaire, pour que la liste du kiosque soit exacte sans que personne ne doive la ressaisir à la main.
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Un enregistrement des visiteurs connecté à Microsoft 365 résout un problème classique : la liste des hôtes devient obsolète. Les nouveaux collègues manquent, les collaborateurs partis y figurent encore et les numéros de mobile ne sont plus à jour, si bien que les notifications arrivent au mauvais endroit ou pas du tout. En associant les hôtes directement à leur compte Microsoft 365, vous utilisez les données que l'IT tient de toute façon à jour dans votre annuaire, et les messages Teams fonctionnent immédiatement pour ces personnes.
Un administrateur connecte une seule fois l'organisation avec un compte administrateur Microsoft 365. Ensuite, depuis le profil d'un hôte, vous effectuez une recherche par nom ou par e-mail dans votre annuaire et associez le bon utilisateur, ce qui est possible dans chaque formule. Avec Premium, vous synchronisez toute la liste des utilisateurs en un clic : chaque utilisateur disposant d'une adresse e-mail devient un hôte, les numéros de mobile valides sont convertis au format international et vous voyez quand la dernière synchronisation a eu lieu.
L'association des hôtes à un compte Microsoft 365 est possible dans chaque formule, la synchronisation de toute la liste en un clic est disponible avec Premium. Vous lancez vous-même la synchronisation depuis les paramètres.
Intégration Microsoft 365
Une source unique pour les hôtes
Le nom, l'adresse e-mail, le numéro de mobile, la fonction et le service proviennent de Microsoft 365. Les hôtes existants ayant la même adresse e-mail sont mis à jour au lieu d'être dupliqués, si bien que la liste du kiosque correspond à votre effectif.
Prêt pour les messages Teams
Un hôte associé possède un identifiant utilisateur Microsoft dans son profil. C'est précisément ce dont Visit Portal a besoin pour envoyer, à l'arrivée ou au départ d'un visiteur, un message privé dans Teams plutôt qu'un message dans un canal.
Numéros SMS directement utilisables
Dans Microsoft 365, les numéros de mobile sont souvent au format national. Lors de la synchronisation, les numéros valides sont convertis en fonction du pays de votre organisation, pour que les notifications SMS parviennent aux hôtes sans aucune modification.
Comment ça marche
1
Connectez votre organisation
Allez dans Paramètres, Microsoft 365, et cliquez sur Se connecter à Microsoft 365. Vous vous connectez avec un compte administrateur, car l'intégration demande l'accès à la liste des utilisateurs de votre organisation.
2
Associez ou synchronisez les hôtes
Associez les hôtes un par un via la fonction de recherche de leur profil ou, avec Premium, activez la synchronisation des hôtes et cliquez sur Synchroniser maintenant. Le statut et l'heure de la dernière synchronisation s'affichent à côté.
3
Activez Teams si vous le souhaitez
La même connexion active les notifications Teams. Choisissez une équipe et un canal de repli, puis activez Teams par type de visite. Si vous supprimez l'intégration plus tard, vos hôtes sont tout simplement conservés.
Questions fréquentes
Ai-je besoin d'un administrateur Microsoft 365 pour établir la connexion ?
Oui. L'intégration demande l'autorisation de lire la liste des utilisateurs de votre organisation, et seul un administrateur de votre environnement Microsoft 365 peut l'accorder. Ensuite, vous associez simplement les hôtes depuis leur profil. Les hôtes eux-mêmes n'ont rien à faire ni à installer.
Qu'advient-il des utilisateurs sans adresse e-mail ?
La synchronisation les ignore, car l'adresse e-mail est la clé qui permet de reconnaître et de mettre à jour les hôtes existants. Les comptes sans adresse, comme certains comptes de service, s'ajoutent manuellement si vous souhaitez malgré tout les utiliser comme hôtes.
La synchronisation fonctionne-t-elle aussi avec Google Workspace ?
Non, pas pour le moment. La récupération des hôtes ne fonctionne qu'avec Microsoft 365. Si vous utilisez Google Workspace, vous ajoutez les hôtes manuellement dans le tableau de bord. Les notifications par e-mail et par SMS fonctionnent ensuite exactement de la même manière.
À découvrir aussi
Messages dans Microsoft Teams
Si votre équipe travaille dans Microsoft Teams, l'hôte n'a pas besoin de surveiller sa boîte mail. L'arrivée d'un visiteur apparaît sous forme de message de chat dans Teams ou, si ce n'est pas possible, dans un canal de votre choix.
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Connexion avec Microsoft 365
Les administrateurs et le personnel d'accueil se connectent avec le compte professionnel qu'ils utilisent déjà chaque jour. Aucun mot de passe distinct à retenir ou à réinitialiser, et les règles de votre service informatique sur les mots de passe et la vérification en deux étapes s'appliquent toujours.
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Choix de l'hôte sur le kiosque
Sur le kiosque, le visiteur tape quelques lettres du nom, du service ou de l'adresse e-mail de sa personne de contact, puis sélectionne le bon collègue. Celui-ci reçoit immédiatement un message par e-mail, SMS ou Microsoft Teams, sans que l'accueil doive téléphoner.
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