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› Kiosque et enregistrement
Sans réceptionniste, les visiteurs s'enregistrent eux-mêmes sur le kiosque et préviennent leur hôte. Si quelqu'un attend malgré tout trop longtemps, il appuie sur Besoin d'aide et un collègue désigné reçoit aussitôt un SMS ou un e-mail avec le nom du visiteur.
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Un accueil sans réceptionniste vous fait économiser un poste à temps plein, mais ne doit pas laisser des visiteurs fixer, désemparés, un comptoir vide. L'hôte est en réunion, la visite a été planifiée le mauvais jour ou le fournisseur ne trouve pas la bonne entrée. Visit Portal gère ces moments avec un bouton Besoin d'aide sur le kiosque, à côté de l'auto-enregistrement.
Dans les paramètres, vous activez Escalade du kiosque et choisissez un collègue comme destinataire de l'escalade, par exemple l'office manager. Lorsqu'un visiteur appuie sur Besoin d'aide, le kiosque envoie d'abord un SMS au numéro de mobile de ce collègue et, s'il n'y a pas de numéro ou si le SMS échoue, un e-mail. Le message contient le nom et l'entreprise du visiteur s'il les a déjà saisis. Le kiosque affiche qui a été prévenu et indique que quelqu'un arrive.
Inclus dans chaque formule. Les SMS consomment des crédits SMS. Si le destinataire n'a pas de numéro de mobile, le kiosque utilise uniquement l'e-mail.
Bouton « Besoin d'aide ? »
Personne ne reste à attendre
Un seul appui suffit pour prévenir un collègue désigné. Le visiteur voit immédiatement qui a été averti et n'a pas à chercher lui-même un numéro de téléphone ou une porte où frapper.
SMS d'abord, e-mail en secours
Le kiosque tente d'abord un SMS, car c'est le message lu le plus rapidement. Si la personne de contact n'a pas de numéro de mobile ou si le SMS n'arrive pas, un e-mail part automatiquement vers ce même collègue.
Complète l'ensemble du kiosque
Combinez le bouton avec l'auto-enregistrement, les notifications à l'hôte et le pré-enregistrement avec code QR. L'accueil fonctionne ainsi toute la journée sans personnel, tout en gardant toujours une personne joignable.
Comment ça marche
1
Choisissez un destinataire d'escalade
Allez dans Paramètres, Paramètres du kiosque, activez Escalade du kiosque et choisissez un collègue dans votre liste d'hôtes. Assurez-vous que cette personne a un numéro de mobile.
2
Le bouton apparaît sur le kiosque
Le bouton Besoin d'aide figure désormais sur l'écran d'accueil du kiosque et, si vous n'avez qu'un seul type de visite, sous le formulaire d'enregistrement. Rien à configurer sur la tablette elle-même.
3
Le visiteur appuie, un collègue arrive
Le visiteur appuie sur le bouton et voit la confirmation avec le nom du collègue. S'il redemande de l'aide, un nouveau message part tout simplement.
Questions fréquentes
Comment fonctionne un accueil sans réceptionniste avec l'enregistrement des visiteurs ?
Les visiteurs s'enregistrent eux-mêmes sur une tablette et choisissent leur hôte, qui reçoit automatiquement une notification. Les visiteurs pré-enregistrés s'enregistrent avec un code QR. Pour les situations imprévues, le bouton Besoin d'aide alerte un collègue désigné par SMS ou par e-mail.
Qui reçoit le message lorsqu'un visiteur demande de l'aide ?
Un collègue désigné, que vous choisissez dans les paramètres parmi votre liste d'hôtes, par exemple l'office manager ou le responsable des services généraux. Le message part par SMS vers son numéro de mobile, sinon par e-mail. Plusieurs destinataires simultanés ne sont pas possibles pour le moment.
Des visiteurs qui s'ennuient peuvent-ils abuser du bouton ?
Chaque appui envoie un message, donc en théorie, oui. En pratique, le bouton est petit, le kiosque affiche immédiatement qui a été averti et le nom du visiteur figure dans le message, ce qui suffit à dissuader. Si cela pose malgré tout problème, vous désactivez le bouton d'un simple interrupteur.
À découvrir aussi
Choix de l'hôte sur le kiosque
Sur le kiosque, le visiteur tape quelques lettres du nom, du service ou de l'adresse e-mail de sa personne de contact, puis sélectionne le bon collègue. Celui-ci reçoit immédiatement un message par e-mail, SMS ou Microsoft Teams, sans que l'accueil doive téléphoner.
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Notifications SMS
Tous les hôtes ne sont pas derrière un écran et tous les visiteurs ne lisent pas leurs e-mails. Un SMS arrive sur n'importe quel téléphone, même dans l'entrepôt ou sur le chantier. Vous payez avec des crédits SMS mensuels et en rachetez quand ils sont épuisés.
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Pré-enregistrement avec invitation par code QR
Planifiez une visite à une date et une heure précises, et le visiteur reçoit immédiatement une invitation avec un code QR personnel. À l'accueil, un seul scan suffit, et l'hôte est automatiquement notifié dès que son visiteur est arrivé.
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