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› Kiosque et enregistrement
Déterminez vous-même les données qu'un visiteur doit saisir : du nom et de l'entreprise à une liste déroulante ou une case à cocher obligatoire. Vous activez les champs, les rendez obligatoires et les faites glisser dans l'ordre souhaité, par type de visite et en cinq langues.
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Un formulaire numérique d'enregistrement des visiteurs doit demander exactement ce dont vous avez besoin, pas ce qu'un éditeur a un jour imaginé. Demandez trop et les visiteurs décrochent à l'accueil, demandez trop peu et votre conseiller en prévention n'a pas la plaque d'immatriculation ou le nom du responsable de chantier. C'est pourquoi, dans Visit Portal, vous construisez vous-même le formulaire, par type de visite, en combinant librement champs standard et champs personnalisés.
Par défaut, le prénom, le nom, l'e-mail, le numéro de mobile, l'entreprise, l'hôte et l'objet de la visite sont prêts. Vous y ajoutez vos propres champs : texte, e-mail, téléphone, zone de texte, liste déroulante, case à cocher ou boutons radio, avec des options que vous définissez vous-même. Pour chaque champ, vous choisissez s'il est visible et obligatoire, vous ajoutez une indication et une description, et vous le faites glisser au bon endroit. Vous traduisez les libellés, indications et options langue par langue, ou vous les faites traduire par IA en un clic.
Inclus dans chaque formule. Le champ Hôte est un champ système avec fonction de recherche : vous pouvez le désactiver, mais pas le remplacer par un simple champ texte.
Formulaires d'enregistrement personnalisés
Uniquement les champs dont vous avez besoin
Désactivez les champs standard que vous n'utilisez pas et ajoutez vos propres champs pour ce que vous voulez savoir, comme la plaque d'immatriculation, le numéro de badge ou le service. Chaque type de visite a sa propre combinaison de champs.
Obligatoire quand c'est nécessaire
Marquez un champ comme obligatoire et le kiosque ne laisse pas le visiteur continuer sans réponse. Vous pouvez ainsi utiliser une case à cocher pour exiger une confirmation, par exemple la connaissance des règles de stationnement.
Cinq langues sans travail en double
Les libellés, indications, descriptions et options de choix existent dans cinq langues : néerlandais, français, allemand, anglais et espagnol. Si une traduction manque, le kiosque reprend le texte de base anglais. Le bouton IA complète toutes les langues d'un seul coup.
Comment ça marche
1
Ouvrez le type de visite
Allez dans Paramètres, Types de visite et ouvrez l'onglet Champs de formulaire. Vous y voyez les champs standard et vos éventuels champs personnalisés, avec leur statut et leur ordre.
2
Ajoutez des champs et ordonnez-les
Cliquez sur Ajouter un champ, choisissez le type de champ et renseignez le libellé, l'indication et les options. Faites ensuite glisser les champs dans l'ordre où les visiteurs doivent les remplir.
3
Traduisez et testez
Faites traduire les libellés et options par IA ou adaptez-les vous-même langue par langue. Ouvrez le kiosque et vérifiez le formulaire dans chaque langue que vous proposez.
Questions fréquentes
Quels types de champs puis-je utiliser dans le formulaire d'enregistrement ?
Saisie de texte, e-mail, numéro de téléphone, zone de texte, liste déroulante, case à cocher et boutons radio. Pour les listes déroulantes et les boutons radio, vous définissez vous-même les options, chacune avec une traduction par langue. Le champ téléphone vérifie le format avec l'indicatif pays de votre organisation, la Belgique par défaut.
Puis-je créer un formulaire différent pour chaque type de visite ?
Oui. Chaque type de visite a sa propre sélection et son propre ordre de champs. Un fournisseur ne remplit peut-être que son nom et son entreprise, tandis qu'un sous-traitant indique aussi son responsable de chantier et sa plaque d'immatriculation. Vous pouvez en outre adapter le libellé d'un champ pour chaque type de visite.
Où vont les données saisies ?
Chaque réponse est conservée avec la fiche du visiteur et visible sur sa page de détail dans le tableau de bord, avec l'heure, le type de visite et l'hôte. Les champs personnalisés sont enregistrés champ par champ, pour que vous voyiez plus tard exactement ce qu'un visiteur a rempli.
À découvrir aussi
Types de visite avec leur propre workflow
Un fournisseur n'a pas à signer de NDA et un candidat n'a pas à regarder de vidéo de sécurité. Avec les types de visite, vous définissez pour chaque sorte de visite les champs, l'accord, la vidéo et les notifications que le kiosque affiche, pour que chaque visiteur ne parcoure que les étapes qui le concernent.
En savoir plus →
Cinq langues
Sur le kiosque, le visiteur choisit lui-même le néerlandais, le français, l'allemand, l'anglais ou l'espagnol. Les boutons, les types de visite, les champs du formulaire, l'accord et la confirmation qu'il reçoit suivent dans cette langue, sans que l'accueil ait quoi que ce soit à traduire.
En savoir plus →
Choix de l'hôte sur le kiosque
Sur le kiosque, le visiteur tape quelques lettres du nom, du service ou de l'adresse e-mail de sa personne de contact, puis sélectionne le bon collègue. Celui-ci reçoit immédiatement un message par e-mail, SMS ou Microsoft Teams, sans que l'accueil doive téléphoner.
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