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› Sécurité et conformité
Déterminez qui peut modifier les paramètres et qui enregistre uniquement des visiteurs. Vous invitez vos collègues par e-mail, voyez quelles invitations sont encore en attente et pouvez limiter l'accès aux adresses e-mail de votre propre domaine.
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Les rôles et la gestion des accès pour l'enregistrement des visiteurs évitent qu'un mot de passe partagé à l'accueil ne détermine de facto votre niveau de sécurité. Quand tout le monde travaille sous le même compte, vous ne savez pas qui a approuvé un visiteur ou qui a reconfiguré le kiosque, et un ancien collègue part avec un accès toujours actif. Des comptes personnels avec un rôle clair règlent ce problème, à condition que l'ajout et la suppression de personnes soient assez simples pour être réellement effectués.
Visit Portal propose deux rôles. Un administrateur dispose d'un accès complet, y compris aux paramètres, aux appareils kiosque et à la gestion des utilisateurs. Un utilisateur enregistre des visiteurs et travaille avec la liste des visiteurs, mais ne voit pas le menu des paramètres. Les administrateurs invitent leurs collègues avec une adresse e-mail, un nom et un rôle. L'invitation est valable sept jours et peut être renvoyée ou révoquée. Avec l'option N'inviter que mon propre domaine, le système refuse toute adresse extérieure au domaine de votre entreprise.
Inclus dans toutes les formules, sans limite sur le nombre d'utilisateurs. La connexion se fait avec un mot de passe ou via votre compte Microsoft 365.
Rôles et gestion des accès
Deux rôles, aucune confusion
Administrateur ou utilisateur : il n'y a pas d'autre choix, et c'est voulu. Vous n'avez pas de matrice de droits à maintenir et chaque collègue sait immédiatement ce qu'il peut modifier ou non.
Des invitations avec date d'expiration
Un lien qui reste valable indéfiniment est un risque. Chaque invitation expire au bout de sept jours. Dans la vue d'ensemble, vous voyez qui n'a pas encore répondu, et vous renvoyez ou annulez l'invitation en un clic.
Uniquement les collègues de votre domaine
Activez la restriction de domaine : une faute de frappe dans une adresse e-mail ou une invitation envoyée à un tiers est alors refusée. Les collègues qui s'inscrivent eux-mêmes avec le domaine de votre entreprise apparaissent sous forme de demande d'accès que vous approuvez.
Comment ça marche
1
Invitez un collègue
Allez dans Paramètres, Utilisateurs & rôles, puis cliquez sur Inviter un utilisateur. Saisissez l'adresse e-mail, le nom et le rôle : votre collègue reçoit un e-mail avec un lien pour s'inscrire.
2
Suivez le statut
Sous Invitations en attente, vous voyez la date d'expiration et qui a envoyé l'invitation. Renvoyez-la si l'e-mail s'est perdu, ou annulez-la si votre collègue ne rejoint finalement pas l'équipe.
3
Modifiez les rôles ou supprimez un utilisateur
Modifiez le rôle d'un collègue dans la liste des utilisateurs ou supprimez une personne qui quitte l'entreprise. Votre propre rôle et celui de l'administrateur d'origine sont protégés contre les erreurs.
Questions fréquentes
Que peut faire un utilisateur standard dans l'enregistrement des visiteurs ?
Un utilisateur voit le tableau de bord, la liste des visiteurs, les hôtes et les notifications d'urgence, et peut enregistrer et suivre les visiteurs. Les paramètres, les appareils kiosque et la gestion des utilisateurs sont réservés aux administrateurs. L'accueil peut ainsi travailler sans risquer de modifier la configuration par erreur.
Un ancien collègue peut-il encore se connecter après son départ ?
Non, si vous retirez cette personne de l'organisation, ce que vous faites dans la liste des utilisateurs, avec une confirmation. Vous annulez au même endroit les invitations en attente, pour qu'aucun lien valide ne traîne encore.
Puis-je donner accès à des partenaires externes ou à une société d'accueil ?
Oui, tant que la restriction de domaine est désactivée, vous pouvez inviter n'importe quelle adresse e-mail professionnelle, par exemple celle d'un service d'accueil externe. Les adresses personnelles de messageries gratuites sont refusées lors de l'inscription. Attribuez le rôle utilisateur à ces comptes, pour qu'ils ne puissent rien modifier dans les paramètres.
À découvrir aussi
Connexion avec Microsoft 365
Les administrateurs et le personnel d'accueil se connectent avec le compte professionnel qu'ils utilisent déjà chaque jour. Aucun mot de passe distinct à retenir ou à réinitialiser, et les règles de votre service informatique sur les mots de passe et la vérification en deux étapes s'appliquent toujours.
En savoir plus →
Journal d'activité
Chaque enregistrement, arrivée, départ, approbation et modification de vos paramètres est consigné dans un seul journal consultable. Face à une question de la direction, un audit ou un incident, vous pouvez ainsi reconstituer précisément ce qui s'est passé et quand.
En savoir plus →
Appairage sécurisé du kiosque
Seule une tablette qu'un administrateur a volontairement appairée peut enregistrer des visiteurs. Le code d'appairage expire après cinq minutes, chaque appareil est rattaché à un site et vous révoquez une tablette perdue ou remplacée en un clic.
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