Enregistrement des visiteurs pour les ASBL et organisations sociales : un accueil chaleureux, géré numériquement

Dans une ASBL ou une organisation sociale, des personnes très différentes passent la porte chaque jour : des bénéficiaires avec un rendez-vous, des bénévoles, des stagiaires, des organisations partenaires, des fournisseurs, et parfois un journaliste ou un élu. L'accueil dispose souvent de peu de personnel, ou il est assuré par un bénévole. Vous voulez pourtant recevoir chacun chaleureusement et savoir qui se trouve dans le bâtiment. Dans cet article, vous découvrirez comment fonctionne un accueil numérique dans le non-marchand.

Pourquoi l'enregistrement des visiteurs est différent dans le non-marchand

Dans une organisation sociale, la discrétion est essentielle. Un bénéficiaire qui se rend dans un centre d'action sociale, un service de médiation de dettes ou un service de santé mentale ne veut pas que d'autres visiteurs voient son nom. Un registre ouvert sur le comptoir est alors exactement l'inverse de ce que vous souhaitez.

En même temps, le budget est limité et la solution doit rester simple pour les collaborateurs et les bénévoles. Un accueil numérique sur une tablette ordinaire est alors une étape logique.

Qu'est-ce qui ne va pas avec un registre papier ?

• Les noms des bénéficiaires sont visibles pour chaque visiteur suivant.

• L'intervenant ne sait pas que son rendez-vous est déjà arrivé.

• Vous n'avez aucune vue d'ensemble du nombre de bénévoles présents cette semaine.

• En cas d'évacuation, personne ne sait qui se trouve dans le bâtiment.

• Le cahier est conservé pendant des années, sans durée de conservation.

Comment fonctionne un accueil numérique dans une ASBL ?

Une tablette est installée à l'entrée. Le visiteur indique pourquoi il vient, ne remplit que le strict nécessaire et le bon collaborateur reçoit une notification. Un bénéficiaire qui a rendez-vous n'a pas à indiquer le motif de sa visite : il choisit simplement son accompagnateur. Les bénévoles scannent leur code QR permanent et sont enregistrés immédiatement.

Découvrez dans Configurer un iPad comme kiosque comment paramétrer un iPad pour que les visiteurs ne puissent rien faire d'autre avec.

Les types de visite dans une organisation sociale

• Bénéficiaires avec rendez-vous : enregistrement minimal, notification à l'accompagnateur, aucune question sensible.

• Bénévoles : code QR longue durée, pour avoir directement une vue d'ensemble de leurs présences.

• Stagiaires et nouveaux collaborateurs : confirmation du règlement intérieur et des règles déontologiques.

• Partenaires et intervenants externes : déclaration de confidentialité, notification à la personne de contact.

• Fournisseurs et techniciens : enregistrement rapide, notification au coordinateur.

La discrétion pour les bénéficiaires

Gardez l'enregistrement des bénéficiaires aussi léger que possible. Un prénom et le nom de l'accompagnateur suffisent souvent. Ne demandez jamais le motif de la demande d'aide sur l'écran d'enregistrement. Et bien entendu, les visiteurs ne voient jamais qui est venu avant eux.

Confidentialité et déontologie

Les bénévoles, les stagiaires et les partenaires externes ont accès à des informations confidentielles. Faites-leur signer électroniquement :

• Le secret professionnel ou le devoir de discrétion

• Le règlement intérieur de votre organisation

• La politique de confidentialité

La déclaration signée est conservée avec leur enregistrement.

Enregistrer les bénévoles

De nombreuses ASBL veulent savoir combien d'heures effectuent leurs bénévoles, par exemple pour un rapport annuel, un dossier de subvention ou l'assurance des bénévoles. Avec un code QR longue durée, un bénévole enregistre son arrivée et son départ en quelques secondes. Vous disposez ainsi d'une vue d'ensemble des présences sans charge administrative supplémentaire.

Inviter les partenaires à l'avance

Une concertation avec des organisations partenaires ou la visite d'un bailleur de fonds se planifie dans Outlook. Avec le complément Visit Portal, vos invités reçoivent automatiquement un code QR, un itinéraire et les informations de connexion wifi. Découvrez comment cela fonctionne dans Pré-enregistrer vos visiteurs depuis Outlook.

Plusieurs sites

De nombreuses organisations sociales travaillent depuis plusieurs antennes ou sites. Installez une tablette par site et gérez tout de manière centralisée, avec des personnes de contact et un règlement intérieur propres à chaque site.

Le RGPD dans le non-marchand

• Les visiteurs ne voient jamais les données des autres.

• Les données sont supprimées automatiquement à l'issue de la durée de conservation que vous définissez.

• Par type de visite, vous ne demandez que le strict nécessaire.

• Les données sont stockées de manière chiffrée.

Questions fréquentes

L'enregistrement numérique n'est-il pas trop impersonnel pour nos bénéficiaires ?

Une tablette ne remplace pas un accueil chaleureux. En revanche, elle permet à votre collaborateur ou bénévole à l'accueil de prendre le temps d'échanger quelques mots au lieu de noter des noms.

Est-ce abordable pour une petite ASBL ?

Il vous suffit d'une tablette et d'un abonnement. Commencez par un essai gratuit de 14 jours pour voir si cela correspond à votre fonctionnement.

Les bénévoles peuvent-ils gérer le kiosque ?

Oui. Le tableau de bord est suffisamment simple pour des personnes sans connaissances informatiques.

Pour commencer

1. Créez un compte gratuit sur visitportal.io.

2. Configurez des types de visite pour les bénéficiaires, les bénévoles, les partenaires et les fournisseurs.

3. Ajoutez votre règlement intérieur et votre déclaration de discrétion.

4. Installez une tablette à l'entrée.

5. Accueillez votre premier visiteur.

Curieux de voir comment cela fonctionne dans votre organisation ? Démarrez votre essai gratuit de 14 jours.