Enregistrement des visiteurs à l'école : un accueil numérique et sûr pour les établissements scolaires

Chaque jour, de nombreux adultes qui n'y travaillent pas entrent dans une école : des parents qui viennent chercher un enfant, des accompagnateurs externes, des logopèdes, des fournisseurs, des techniciens, des intervenants et des candidats. Pour la sécurité de vos élèves, vous voulez savoir qui se trouve dans le bâtiment et pourquoi. Un cahier au secrétariat ne le permet pas. Dans cet article, vous découvrirez comment fonctionne l'enregistrement numérique des visiteurs à l'école et ce que vous y gagnez.

Pourquoi l'enregistrement des visiteurs est important à l'école

Une école est une maison ouverte, mais pas un espace public. Les élèves sont mineurs et l'école est responsable de leur sécurité pendant les heures de cours. En même temps, le secrétariat a les mains pleines le matin et en début d'après-midi. Personne n'a le temps d'accueillir chaque visiteur en personne, de noter son nom et d'aller chercher le bon enseignant.

Un système d'enregistrement numérique prend ce travail en charge. Les visiteurs s'enregistrent sur une tablette à l'entrée, la bonne personne reçoit une notification et le secrétariat voit d'un coup d'œil qui se trouve dans le bâtiment.

Qu'est-ce qui ne va pas avec un registre des visiteurs papier ?

• Chaque personne qui signe voit les noms et numéros de téléphone des parents et des externes qui ont signé avant elle.

• Personne ne vérifie si un visiteur enregistre aussi son départ.

• Lors d'un exercice d'évacuation ou d'une véritable évacuation, vous ne savez pas quels adultes se trouvent encore à l'intérieur.

• L'enseignant ou le coordinateur d'accompagnement ne sait pas que son rendez-vous l'attend déjà.

• Au bout de quelques mois, le cahier disparaît dans une armoire, sans durée de conservation.

Comment fonctionne l'accueil numérique à l'école ?

Une tablette est installée à l'entrée ou au guichet du secrétariat. Le visiteur indique le motif de sa visite, saisit son nom et choisit la personne qu'il vient voir. L'enseignant, le coordinateur d'accompagnement ou le directeur reçoit immédiatement une notification. En partant, le visiteur enregistre son départ sur le kiosque.

Avec Visit Portal, un iPad ordinaire suffit. Notre guide Configurer un iPad comme kiosque vous explique comment le verrouiller pour que les élèves ou les visiteurs ne puissent rien faire d'autre avec.

Les types de visite à l'école

• Parents : venir chercher un enfant plus tôt, réunion de parents ou entretien avec le coordinateur d'accompagnement.

• Accompagnateurs externes et thérapeutes : centre PMS, réseau de soutien, logopède, kinésithérapeute. Idéal pour un code QR longue durée.

• Fournisseurs : cuisine, matériel scolaire, boissons, avec une notification à l'économat.

• Techniciens et entrepreneurs : avec le règlement intérieur et l'engagement de ne pas circuler dans les classes sans accompagnement.

• Intervenants extérieurs et candidats : notification à l'enseignant ou à la direction qui les attend.

Quelles données demander ?

Restez bref. Le nom, le numéro de téléphone, le motif de la visite et la personne que le visiteur vient voir suffisent généralement. Pour les parents qui viennent chercher leur enfant plus tôt, vous pouvez demander le nom de l'enfant et sa classe, afin que le secrétariat sache immédiatement de qui il s'agit. Vous définissez par type de visite quels champs sont obligatoires.

Faire confirmer le règlement scolaire et les règles de l'école

Demandez aux externes de confirmer numériquement qu'ils connaissent les règles de votre école, par exemple :

• Pas de photos ni de vidéos des élèves

• Interdiction de fumer sur l'ensemble du domaine scolaire

• Discrétion sur les informations concernant les élèves

• Travaux dans les classes uniquement en dehors des heures de cours ou sous accompagnement

Le visiteur signe sur l'écran et la signature est conservée avec la visite.

Plan d'évacuation : sachez qui est présent dans le bâtiment

Lors d'une évacuation, les enseignants comptent les élèves de leur classe. Mais qui compte le parent qui attendait au secrétariat, le technicien au grenier ou le logopède dans le local d'accompagnement ? Avec Visit Portal, vous ouvrez la liste d'évacuation sur votre smartphone et vous voyez tous les visiteurs enregistrés qui ne sont pas encore partis. Pratique lors des exercices d'évacuation obligatoires, et indispensable quand c'est pour de vrai.

Inviter les externes à l'avance avec un code QR

Une réunion de parents, un entretien d'embauche ou un accompagnateur externe qui passe chaque mardi ? Envoyez depuis Outlook une invitation avec un code QR personnel. Le visiteur scanne le code sur le kiosque et l'enseignant ou le coordinateur d'accompagnement sait qu'il est arrivé. Découvrez comment cela fonctionne dans Pré-enregistrer vos visiteurs depuis Outlook.

Un seul système pour tout votre groupe scolaire

Votre école fait partie d'un groupe scolaire ou compte plusieurs sites ? Installez un kiosque par site et gérez tout depuis un seul tableau de bord. Chaque site dispose de ses propres types de visite et personnes de contact, tandis que le groupe scolaire garde une vue d'ensemble.

Enregistrement des visiteurs et RGPD à l'école

• Les visiteurs ne voient jamais les données des autres.

• Les données sont supprimées automatiquement à l'issue de la durée de conservation que vous définissez.

• Par type de visite, vous ne demandez que le strict nécessaire.

• Tout est stocké de manière chiffrée, et non dans un cahier posé sur le comptoir.

Questions fréquentes sur l'enregistrement des visiteurs à l'école

Les parents qui déposent leur enfant à la grille de l'école doivent-ils s'enregistrer ?

Non. L'enregistrement concerne les adultes qui entrent dans le bâtiment scolaire pendant les heures de cours. À la grille de l'école, rien ne change.

Est-ce adapté à une petite école primaire ?

Tout à fait. Une tablette suffit. Pour les petites écoles, c'est même une aide précieuse, car le secrétariat y est souvent assuré par une seule personne.

Puis-je voir combien de temps un externe est resté à l'école ?

Oui. Chaque arrivée et chaque départ sont enregistrés avec l'heure, pour que vous puissiez vérifier après coup qui était présent et quand.

Pour commencer

1. Créez un compte gratuit sur visitportal.io.

2. Configurez vos types de visite : parents, externes, fournisseurs, techniciens.

3. Ajoutez les règles de votre école sous forme de déclaration.

4. Installez une tablette à l'entrée ou au secrétariat.

5. Accueillez votre premier visiteur.

Vous voulez savoir comment cela fonctionne dans votre école ? Démarrez votre essai gratuit de 14 jours et testez l'accueil numérique dans votre propre hall d'entrée.