Enregistrement des visiteurs pour les pouvoirs locaux : accueil numérique à la maison communale et au centre administratif

Une maison communale, un CPAS ou un centre administratif est un bâtiment très fréquenté. Des citoyens viennent pour un rendez-vous au service population ou au service social, des entrepreneurs viennent discuter d'un dossier avec le service technique, des consultants travaillent une semaine au service des finances et des fournisseurs livrent du matériel. En coulisses, vous voulez savoir quels intervenants externes circulent dans le bâtiment. Dans cet article, découvrez comment un accueil numérique règle cela pour les pouvoirs locaux.

Pourquoi l'enregistrement des visiteurs est important pour les pouvoirs locaux

La maison communale est un bâtiment public, mais tous ses espaces ne sont pas publics. Derrière les guichets et sur les bureaux se trouvent des dossiers contenant des données personnelles de citoyens. Un intervenant externe qui circule dans les couloirs sans être enregistré représente un risque pour la sécurité de l'information. En même temps, le personnel d'accueil n'a souvent pas le temps d'accompagner personnellement chaque visiteur jusqu'au bon service.

Que se passe-t-il sans enregistrement ?

• Personne ne sait quels consultants externes ou entrepreneurs se trouvent dans le bâtiment.

• Les collaborateurs sont surpris par des visiteurs qui se présentent déjà devant leur bureau.

• Lors d'une évacuation, l'accueil ne sait pas combien de visiteurs se trouvent à l'intérieur.

• Un registre des visiteurs papier montre les données des citoyens à tous ceux qui signent après eux.

• Vous ne pouvez pas prouver que les intervenants externes connaissaient les règles en matière de sécurité de l'information.

Comment fonctionne l'accueil numérique dans une maison communale ?

Une tablette ou une borne d'enregistrement est installée dans le hall d'entrée. Le visiteur choisit le service pour lequel il vient, ou scanne le code QR reçu avec son invitation. Le collaborateur reçoit une notification lui indiquant que son visiteur est arrivé et vient le chercher à l'accueil. Les intervenants externes qui travaillent en coulisses confirment d'abord les règles de confidentialité.

Le kiosque fonctionne sur un iPad ordinaire. Découvrez dans notre guide Configurer un iPad en kiosque comment le verrouiller en toute sécurité.

Types de visite dans une administration locale

• Rendez-vous avec un service : citoyens ayant rendez-vous au service urbanisme, au service social ou au service loisirs, avec une notification au bon collaborateur.

• Consultants externes et partenaires IT : signature d'une déclaration de confidentialité, code QR longue durée pour les projets qui durent plusieurs semaines.

• Entrepreneurs et bureaux d'études : notification au service technique.

• Fournisseurs : nom de l'entreprise et livraison, notification à la logistique ou à l'économat.

• Candidats et participants aux examens : notification au service du personnel.

Confidentialité et sécurité de l'information

Les pouvoirs locaux traitent des données sensibles de citoyens. Les intervenants externes qui travaillent en coulisses signent donc électroniquement :

• Une déclaration de confidentialité ou un accord de non-divulgation

• Les règles de sécurité de l'information de votre administration

• La prise de connaissance de la vidéosurveillance

La déclaration signée est conservée avec la visite. Pratique lorsque votre DPO ou votre conseiller en sécurité de l'information demande comment les intervenants externes sont informés.

Inviter à l'avance les citoyens et les intervenants externes

Un collaborateur planifie un rendez-vous dans Outlook ? Grâce au complément Visit Portal, le visiteur reçoit automatiquement un code QR personnel. Il scanne le code au kiosque et le collaborateur sait qu'il est arrivé. Découvrez comment cela fonctionne dans Pré-enregistrer des visiteurs depuis Outlook.

Évacuation

Lors de l'évacuation de la maison communale, vous comptez vos collaborateurs. Avec la liste d'évacuation de Visit Portal, vous voyez aussi sur votre smartphone quels visiteurs et intervenants externes sont encore enregistrés. Les pompiers savent ainsi immédiatement si quelqu'un peut encore se trouver à l'intérieur.

Gérer plusieurs bâtiments de manière centralisée

Une administration locale dispose souvent de plusieurs bâtiments : la maison communale, le CPAS, le service technique, la bibliothèque. Placez un kiosque dans chaque bâtiment et gérez tout depuis un seul tableau de bord, avec des types de visite et des personnes de contact propres à chaque site.

Le RGPD pour les administrations publiques

• Les visiteurs ne voient jamais les données des autres visiteurs.

• Vous définissez une durée de conservation, après laquelle les données sont supprimées automatiquement.

• Pour chaque type de visite, vous ne demandez que le nécessaire.

• Les données sont stockées sous forme chiffrée.

Questions fréquentes

Cela remplace-t-il notre système de rendez-vous pour les guichets ?

Non. Visit Portal n'est pas un système de tickets ou de gestion de files d'attente pour les guichets. Il gère l'enregistrement des visiteurs et des intervenants externes qui vont au-delà de l'accueil, et prévient le bon collaborateur.

Tous les citoyens doivent-ils s'enregistrer ?

Non. La plupart des administrations n'enregistrent que les visiteurs qui ont un rendez-vous en coulisses et les intervenants externes comme les consultants, les entrepreneurs et les fournisseurs.

Pouvons-nous d'abord tester cela dans un seul bâtiment ?

Oui. Commencez par une période d'essai dans un seul bâtiment, puis étendez l'utilisation à vos autres sites.

Pour commencer

1. Créez un compte gratuit sur visitportal.io.

2. Configurez vos types de visite par service.

3. Ajoutez votre déclaration de confidentialité.

4. Placez une tablette à l'accueil.

5. Accueillez votre premier visiteur.

Vous voulez savoir comment cela fonctionne dans votre maison communale ? Démarrez votre essai gratuit de 14 jours.