Home
› Gids
Het onthaal van de bezoekers is het eerste contact met je bedrijf. Een digitaal onthaal maakt dat moment vlot: de bezoeker meldt zich aan op een tablet of via QR, de gastheer krijgt meteen een melding en de receptie houdt tijd over voor wat echt aandacht vraagt.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Digitaal onthaal betekent dat een bezoeker zichzelf aanmeldt, zonder dat iemand aan de balie een naam noteert of een collega opbelt. De registratie gebeurt op een tablet in de inkomhal of via een QR-code op de smartphone van de bezoeker. De software verwittigt de juiste persoon en registreert de aankomst in een digitaal bezoekersregister. De receptie blijft bestaan, maar verschuift van administratie naar gastvrijheid.
Voor kleinere bedrijven zonder vaste receptionist is digitaal onthaal vaak de enige manier om bezoekers correct te ontvangen. De tablet staat aan de deur, de bezoeker meldt zich aan en de gastheer komt de persoon halen. Niemand hoeft te gokken of er iemand binnen is, en de bezoeker staat niet in een lege hal te wachten. Dat verschil merken sollicitanten, klanten en leveranciers meteen bij het binnenkomen.
Het begint vaak al voor het bezoek. De gastheer nodigt de bezoeker uit vanuit het dashboard of rechtstreeks vanuit Outlook. De bezoeker ontvangt een uitnodigingsmail met praktische info en een persoonlijke QR-code. Bij aankomst scant de bezoeker die code aan de kiosk of opent de link op de eigen smartphone, waarna het inchecken in een paar seconden rond is. Wie niet is aangekondigd, registreert zich gewoon op de tablet.
Na het inchecken krijgt de gastheer een melding via Microsoft Teams, sms of e-mail, met de naam van de bezoeker en de locatie. Afhankelijk van het bezoektype ondertekent de bezoeker eerst een overeenkomst of NDA op het scherm, of bekijkt een veiligheidsvideo. Bij het vertrek checkt de bezoeker uit op de tablet. Vergeet iemand dat, dan doet de software het automatisch op het einde van de werkdag.
Bekijk eerst de ervaring voor de bezoeker. Is het scherm duidelijk zonder uitleg, kan de taal gewisseld worden en kan iemand zonder smartphone ook gewoon op de tablet registreren? Een welkomstscherm in je huisstijl helpt, maar de snelheid van de registratie telt meer. Kijk ook naar contactloze registratie via QR voor wie de tablet liever niet aanraakt, en naar een aparte flow voor aannemers die dagelijks terugkomen.
Bekijk daarna de kant van je team. Komen meldingen aan waar collega’s toch al zitten, zoals Teams of sms? Kunnen bezoekers vooraf worden aangemeld en indien nodig goedgekeurd voor ze toegang krijgen? Kun je per bezoektype andere vragen, overeenkomsten en veiligheidsinstructies instellen? En hoe zit het met een onbemande receptie: werkt het onthaal ook als er niemand aan de balie zit? De toegang van de bezoeker regel je dan vanuit de melding, niet vanuit de balie.
Visit Portal draait als webkiosk in de browser van een iPad of Android-tablet, vergrendeld met Begeleide toegang of Scherm vastzetten. Het welkomstscherm toont je logo en kleuren, in het Nederlands, Frans, Duits, Engels of Spaans naar keuze van de bezoeker. Per bezoektype bepaal je welke velden gevraagd worden, of er een overeenkomst met handtekening nodig is en of een veiligheidsvideo verplicht is voor de bezoeker.
Gastheren worden verwittigd via Microsoft Teams, sms of e-mail en kunnen bezoeken vooraf aanmelden vanuit Outlook. Het dashboard toont wie aanwezig is, over alle locaties heen, en de activiteitenlog houdt bij wie wat wijzigde. Op Plus of hoger stuur je bij een evacuatie een noodmelding per sms naar de aanwezige bezoekers en volg je bezoekersstatistieken. Bezoekers zien nooit elkaars gegevens, elke registratie is afgeschermd van de andere.
Een bemande receptie wordt niet overbodig door digitaal onthaal, ze wordt rustiger. De receptionist ziet in het dashboard wie er verwacht wordt, moet niemand meer opbellen en kan een bezoeker die niet uit de kiosk raakt gewoon helpen. Ondertussen blijft het bezoekersregister volledig, ook op drukke momenten waarop een papieren lijst niet wordt ingevuld. Dat maakt de bezoekersregistratie aan de receptie voorspelbaar, ook bij vervanging of vakantie.
Bij een onbemande receptie doet de kiosk het onthaal alleen. De bezoeker registreert zich, de gastheer krijgt de melding en haalt de persoon op. Voor gebouwen met beveiligde deuren kun je bezoekers laten goedkeuren voor ze verder mogen. Zo blijft de toegang voor de bezoeker gecontroleerd, ook zonder iemand aan de balie, en weet je bij een evacuatie precies wie er op dat moment binnen is.
Tablet in de inkomhal, vergrendeld in kioskmodus zodat bezoekers er niet uit kunnen
Welkomstscherm in je huisstijl en in de taal die de bezoeker zelf kiest
Pre-registratie met QR-code zodat aangekondigde bezoekers in enkele seconden inchecken
Meldingen aan de gastheer via Teams, sms of e-mail, ook op een onbemande receptie
Overeenkomst met handtekening of veiligheidsvideo waar het bezoektype dat vraagt
Automatisch uitchecken op het einde van de werkdag voor vergeten bezoekers
Veelgestelde vragen
Wat is digitaal onthaal precies?
Digitaal onthaal is het ontvangen van bezoekers via software in plaats van een papieren lijst of een telefoontje naar de gastheer. De bezoeker registreert zich op een tablet of via QR, de software verwittigt de juiste collega en houdt bij wie aanwezig is. De receptie wint tijd en het register blijft volledig.
Vervangt een digitaal onthaal de receptionist?
Nee, tenzij je dat wil. Bij een bemande receptie neemt de software de administratie over en blijft de receptionist het gezicht van het onthaal. Bij een onbemande receptie doet de kiosk het volledige onthaal en haalt de gastheer de bezoeker zelf op na de melding.
Hoe wordt de gastheer verwittigd?
Via Microsoft Teams, sms of e-mail, afhankelijk van wat je per gastheer instelt. De melding bevat de naam van de bezoeker en de locatie. Sms-meldingen vereisen een mobiel nummer bij de gastheer, anders valt de software terug op e-mail. Teams-meldingen werken via de Microsoft 365-koppeling.
Kan een bezoeker zonder smartphone inchecken?
Ja. De QR-code is een versnelling, geen vereiste. Wie geen uitnodiging heeft of geen smartphone gebruikt, tikt gewoon op de tablet aan de ingang, kiest het bezoektype en vult de gevraagde gegevens in. De rest van de flow, zoals meldingen en overeenkomst, blijft identiek.
In welke talen werkt het onthaalscherm?
Het kioskscherm is beschikbaar in het Nederlands, Frans, Duits, Engels en Spaans. De bezoeker kiest de taal zelf op het welkomstscherm. Voor een Belgische receptie met Nederlandstalige en Franstalige bezoekers, of een Nederlandse vestiging met internationale gasten, hoef je dus niets apart in te stellen.
Functies die hierbij horen
Welkomstscherm in huisstijl
Het startscherm van de kiosk toont je logo, je welkomstboodschap en je kleuren, of een foto of video op de achtergrond. Bezoekers zien meteen dat ze bij jou zijn, niet bij een leverancier van registratiesoftware.
Meer lezen →
Knop “Hulp nodig?”
Zonder receptionist registreren bezoekers zichzelf op de kiosk en verwittigen ze hun gastheer. Wacht iemand toch te lang, dan tikt hij op Hulp nodig en krijgt een vaste collega meteen een sms of e-mail met de naam van de bezoeker.
Meer lezen →
Scannen aan de kiosk
Een vooraf aangemelde bezoeker houdt de QR-code uit zijn uitnodiging voor de frontcamera van de tablet. De kiosk herkent de code, checkt hem in en verwittigt de gastheer, zonder dat er iemand iets hoeft in te tikken.
Meer lezen →
Vijf talen
Een bezoeker kiest op de kiosk zelf Nederlands, Frans, Duits, Engels of Spaans. Knoppen, bezoektypes, formuliervelden, overeenkomst en de bevestiging die hij ontvangt, volgen in die taal, zonder dat de receptie iets hoeft te vertalen.
Meer lezen →
Goedkeuring door de gastheer
Schakel goedkeuring in en elke nieuwe registratie krijgt de status Wachtend. De gastheer ontvangt een verzoek, keurt de bezoeker goed of af in het dashboard, en de bezoeker krijgt automatisch een bericht met de uitkomst.
Meer lezen →
Berichten in Microsoft Teams
Werkt je team in Microsoft Teams, dan hoeft een gastheer zijn mailbox niet in de gaten te houden. De aankomst van een bezoeker verschijnt als chatbericht in Teams, en als dat niet lukt in een kanaal dat jij kiest.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Bezoekersregistratie software: digitaal systeem voor je onthaal
Een papieren bezoekerslijst aan de balie is snel gevuld, maar zegt weinig over wie er nu binnen is. Bezoekersregistratie software vervangt dat logboek door een webkiosk op een tablet, meldt de gastheer automatisch en houdt het bezoekersregister actueel. Deze gids helpt je kiezen.
Lees verder →
Proxyclick alternatief: Eptura Visitor en Visit Portal vergeleken
Proxyclick heet sinds 2025 Eptura Visitor en richt zich op grote, internationale organisaties. Zoek je als KMO in België of Nederland een eenvoudiger alternatief met transparante prijzen en Nederlandstalige ondersteuning, dan vind je hier een eerlijke vergelijking met Visit Portal.
Lees verder →
Bezoekersregistratie in Oost-Vlaanderen, van haven tot kantoor
Van de havenbedrijven in Gent tot de technologiebedrijven rond de universiteit en de KMO’s in het Waasland en de Denderstreek: Oost-Vlaamse bedrijven ontvangen dagelijks chauffeurs, aannemers en klanten. Deze pagina toont hoe je die stroom digitaal registreert, zonder papieren logboek en zonder installatie ter plaatse.
Lees verder →
Zet een tablet aan de ingang, open de kiosk in de browser en ontvang je volgende bezoeker digitaal. Alle functies zijn 14 dagen gratis beschikbaar, zonder bankkaart of verplichtingen.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar