Home
› Bezoekersregistratie in West-Vlaanderen
West-Vlaanderen is de provincie van de voedingsindustrie, de textiel- en tapijtbedrijven rond Kortrijk en Waregem en de haven van Zeebrugge. Bedrijven hier krijgen chauffeurs, hygiëne-auditors, Franse klanten en seizoenarbeiders over de vloer. Zo registreer je die bezoekers netjes, zonder papier aan de balie en zonder IT-project.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Weinig provincies hebben zo’n uitgesproken industrieel profiel. In de regio Roeselare, Ieper en de Westhoek verwerken voedingsbedrijven groenten, aardappelen en vlees voor export in heel Europa. Rond Kortrijk en Waregem zitten textiel-, tapijt- en meubelbedrijven, vaak familiaal en met een eigen machinebouw. Aan de kust draait de haven van Zeebrugge op roll-on-roll-off-verkeer en autotransport, terwijl Brugge en Oostende ook toerisme en dienstensectoren huisvesten. De gemene deler: veel productie, veel vrachtverkeer en veel externe partijen die de site betreden.
Die bedrijven liggen bovendien vaak op industrieterreinen buiten de stad, met één toegangsweg en een receptie die enkel tijdens kantooruren bemand is. Chauffeurs komen ’s ochtends vroeg, aannemers werken in het weekend tijdens een productiestop en auditors verschijnen soms onaangekondigd. Een klassiek bezoekersboek of een Excel-lijst bij de balie houdt daar geen gelijke tred mee. Voor de kwaliteitsverantwoordelijke en de preventieadviseur is dat een blinde vlek.
In de voedingssector bepaalt de kwaliteitsafdeling wie de productie mag betreden en onder welke voorwaarden: haarnetje, geen sieraden, geen ziektesymptomen, handen wassen. Certificeringen zoals IFS of BRCGS verwachten dat bezoekers die regels vooraf krijgen en bevestigen, en dat je kunt aantonen wanneer wie binnen was. Bij een audit vraagt de auditor dat bewijs letterlijk op. In textiel- en maakbedrijven ligt de nadruk eerder op machineveiligheid en verboden zones voor niet-opgeleide bezoekers.
De nabijheid van Frankrijk speelt ook mee. Klanten uit Lille en Noord-Frankrijk, Franstalige chauffeurs en seizoenarbeiders die weinig Nederlands spreken, moeten dezelfde instructies begrijpen als een Vlaamse bezoeker. Tegelijk zijn er de algemene verplichtingen: een actuele aanwezigheidslijst voor evacuaties, informatieplicht tegenover externe werknemers en aannemers, en privacybescherming voor de gegevens van bezoekers. Al die eisen tegelijk waarmaken op papier vraagt discipline die een drukke receptie niet altijd kan opbrengen.
Op de tablet aan je onthaal kiest de bezoeker zelf de taal: Nederlands, Frans, Duits, Engels of Spaans. Per bezoektype toon je andere instructies. Een auditor krijgt de hygiëneregels en tekent de bezoekersovereenkomst digitaal, een chauffeur ziet de verkeersregels op het terrein en de weg naar het juiste dok. De gastheer wordt verwittigd via Teams, sms of e-mail, zodat niemand aan de balie hoeft te wachten tot er toevallig iemand langskomt.
Alles wat een bezoeker bevestigt of tekent, blijft gekoppeld aan zijn registratie en is later terug te vinden in de activiteitenlog. Zo toon je bij een audit in enkele klikken wie op welke dag de hygiëne-instructies aanvaard heeft. Terugkerende aannemers registreer je met een langetermijn-QR die de hele opdracht geldig blijft. Bij een incident verstuur je een noodmelding per sms naar iedereen die ingecheckt is. Beide functies zitten in Plus en Premium.
Omdat het om een webkiosk gaat, is er geen software te installeren en hoeft er niemand langs te komen. Je gebruikt een iPad of een Android-tablet die je al hebt, zet die in kioskmodus en opent de kioskpagina van je locatie. In een gewone videocall van een halfuur richten we samen je bezoektypes, instructieteksten en meldingen in. Dat past tussen twee vergaderingen.
De helpdesk is Nederlandstalig en zit bij het team dat het product ontwikkelt. Je test eerst 14 dagen gratis, zonder bankkaart en zonder limiet op gebruikers of locaties. Heb je een productiesite in de Westhoek en een kantoor in Kortrijk, dan beheer je beide vanuit één omgeving, met eigen instructies per site. Bezoekersgegevens staan in een EU-datacenter in Parijs en je krijgt een verwerkersovereenkomst.
Kun je tonen welke bezoekers de hygiëneregels bevestigden en wanneer
Begrijpen Franstalige chauffeurs de instructies zonder tussenkomst van de receptie
Weet de productieverantwoordelijke wie er nu in de fabriek rondloopt
Registreren aannemers zich ook tijdens een weekendstop als de balie dicht is
Liggen bezoekersgegevens afgeschermd in plaats van in een open boek
Veelgestelde vragen
Past dit in een omgeving met IFS- of BRCGS-audit?
Het platform helpt je de bewijslast te leveren die zo’n audit vraagt: per bezoeker zie je welke hygiëne-instructies getoond en bevestigd werden, welke overeenkomst getekend is en wanneer de persoon in- en uitcheckte. Die gegevens raadpleeg je voor de auditor, exporteren kan in Plus en Premium. De inhoud van de instructies bepaal je zelf, per bezoektype, afgestemd op je eigen kwaliteitshandboek.
Kan onze receptie in Roeselare dit zelf opzetten?
Ja, en je staat er niet alleen voor. Na het aanmaken van een account plan je een videocall van een halfuur met het Nederlandstalige team. Daarin richten jullie bezoektypes, instructieteksten en meldingen in. Er is geen technieker en geen installatie nodig, want de kiosk is een webpagina op een iPad of Android-tablet die je al hebt of gewoon aankoopt.
Kunnen Franse klanten en chauffeurs in hun taal registreren?
Ja. Op het startscherm kiest de bezoeker Nederlands, Frans, Duits, Engels of Spaans, en de rest van het traject volgt die keuze, inclusief hygiëne-instructies en overeenkomst. Voor bedrijven bij de Franse grens of met Franstalige transporteurs vermijdt dat discussies over wat iemand wel of niet begrepen heeft.
Wat als een bezoeker vergeet uit te checken?
Dan wordt hij automatisch uitgecheckt, zodat je aanwezigheidslijst ’s avonds weer klopt en de teller voor de volgende dag correct start. Tijdens de dag kan de receptie iemand ook handmatig uitchecken. In de activiteitenlog zie je nadien wie automatisch en wie zelf uitgecheckt heeft, nuttig als je het gedrag van bezoekers wilt bijsturen.
Functies die hierbij horen
Veiligheids- of instructievideo
Laat aannemers, chauffeurs of nieuwe bezoekers een veiligheids- of instructievideo bekijken tijdens het aanmelden. Verplicht je het volledig bekijken, dan blijft de knop Doorgaan uit tot minstens negentig procent van de video is afgespeeld en werkt vooruitspoelen niet.
Meer lezen →
Overeenkomst met handtekening
Toon bezoekers je huisregels, veiligheidsvoorschriften of geheimhoudingsverklaring op de kiosk en laat ze aanvaarden met een vinkje en desgewenst een handtekening met de vinger. Wat ze tekenden, wanneer en op welk toestel, wordt bij de bezoeker bewaard.
Meer lezen →
Vijf talen
Een bezoeker kiest op de kiosk zelf Nederlands, Frans, Duits, Engels of Spaans. Knoppen, bezoektypes, formuliervelden, overeenkomst en de bevestiging die hij ontvangt, volgen in die taal, zonder dat de receptie iets hoeft te vertalen.
Meer lezen →
Wie is er aanwezig?
Elke registratie aan de kiosk of via QR wordt meteen een regel in je digitale aanwezigheidslijst. Op het dashboard en op je telefoon zie je wie er nu binnen is, bij wie en sinds wanneer.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Bezoekersregistratie software: digitaal systeem voor je onthaal
Een papieren bezoekerslijst aan de balie is snel gevuld, maar zegt weinig over wie er nu binnen is. Bezoekersregistratie software vervangt dat logboek door een webkiosk op een tablet, meldt de gastheer automatisch en houdt het bezoekersregister actueel. Deze gids helpt je kiezen.
Lees verder →
Proxyclick alternatief: Eptura Visitor en Visit Portal vergeleken
Proxyclick heet sinds 2025 Eptura Visitor en richt zich op grote, internationale organisaties. Zoek je als KMO in België of Nederland een eenvoudiger alternatief met transparante prijzen en Nederlandstalige ondersteuning, dan vind je hier een eerlijke vergelijking met Visit Portal.
Lees verder →
Bezoekersregistratie in Oost-Vlaanderen, van haven tot kantoor
Van de havenbedrijven in Gent tot de technologiebedrijven rond de universiteit en de KMO’s in het Waasland en de Denderstreek: Oost-Vlaamse bedrijven ontvangen dagelijks chauffeurs, aannemers en klanten. Deze pagina toont hoe je die stroom digitaal registreert, zonder papieren logboek en zonder installatie ter plaatse.
Lees verder →
Test de kiosk twee weken op je eigen tablet, zonder bankkaart en zonder verplichtingen. Plan meteen een videocall van een halfuur als je de instellingen samen wilt doorlopen.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar